Делопроизводство в учебно-научном підрозділі ВУЗа

ЗМІСТ: |Запровадження. |5 | |1 |Загальна характеристика діловодства. | | | |1.1. Історія розвитку державного діловодства. | 7 | | |1.2. Нормативно-методична база діловодства. |11 | |2 |Документационное забезпечення управління. | | | |2.1.Общие поняття документационного забезпечення. |16 | | |2.2.Системы документації. |21 | | |2.3.Организация роботи з документами. | | | | 2.3.1. Нормування оформлення документів. |32 | | | 2.3.2. Організація документообігу. |34 | |3 |Діловодство в учебно-научном підрозділі ВУЗа. | | | |3.1. Факультет, як учебно-научное підрозділ університету. |63 | | |3.2. Типи документів обертаються на факультеті. Підрозділи, видають і що використовують їх. | 64 | | |3.3. Організація документоведения, документообіг, схеми руху документів мають у учебно-научном підрозділі ВУЗа. | 67 | | |3.4. Використання ЕОМ, комп’ютерну мережу університету у діловодстві. | 73 | | |3.5. Архівне зберігання документів. |75 | | |Укладання. |82 | | |Література. |84 | | |Додатка. |86 | |.

За сучасних умов підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди виходить з інформації, на службовому документе.

Організація роботи з документами впливає якість роботи апарату управління, організацію та влитися культуру праці управлінських працівників. Удосконалення управління производственно-хозяйственными системами, підвищення рівня організації та ефективності управлінської праці у що свідчить залежить від цього, наскільки раціонально поставлено установах та підприємствах діловодство і, як професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльність у целом.

Значення делопроиводственного обслуговування як однією з найважливіших сфер діяльності визначається цілою низкою чинників і його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації, або установи становлять документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографическим способом, і отримані з допомогою комп’ютерних технологій. Інформація у яких інформація володітиме юридичну чинність і можна використовувати лише за вчиненні ряду обов’язкових діловодних операцій. У правильної організації діловодства закладено фундамент збереження і ефективне використання документної інформацією будущем.

Оправдавшие себе практиці раціональні форми та художні засоби створення і обробки документів може бути доведене рівня загальної норми лише за умови, що це що у процесах створення, оброблення і використання документів і майже документної інформації досить точно підтримуватися своєї діяльності цих єдиних правив і норм делопроизводства.

Метою згаданої дипломної роботи є підставою аналіз системи документационного забезпечення діяльності факультету, як науково-навчального підрозділи ВУЗа. Ця мета реалізується у рамках конкретних завдань:. дослідження генези державного діловодства;. вивчення нормативно-методичної бази діловодства;. визначення загальних понять сучасної системи документационного забезпечення управлінського процесу;. вивчення систем ведення документації;. визначення особливостей управлінського процесу на факультеті, які впливають документационное забезпечення;. визначення переліку документів, є прикладом систем документації факультету. Визначення переліку користувачів даної системи;. побудова схем руху документів між факультетом та інші учасниками документообігу;. розробка пропозиції щодо оптимізації документоведения: документообіг на факультете.

Поставлені завдання вирішуються на відповідних розділах работы.

1. СПІЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

1.1. Історія розвитку державного делопроизводства.

Традиційно розмах, що з обробкою документів, називається діловодством. Термін «діловодство» у Росії виник, по даним словників російської, у другій половині XVIII в. (у кожному разі, саме відтоді фіксують його вживання, отже в мовної практиці з’явився кілька раньше)[14]. Цей термін освічений від поєднання слів «виробництво справи». Значення його стає зрозуміло, якщо пам’ятати, термін «справа» позначав не папку з документами (його сучасне розуміння), а питання (судовий чи адміністративний), який довелося б вирішити орган управління. Саме ця значення і лягло в основу терміна «діловодство». Значення справи як збори документів, які стосуються якомусь питання, — пізнішого походження по порівнянню з цим значенням. З цього випливає, що з виникненні термін «діловодство» визначається так: галузь діяльності, забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами.

Основними результатами періоду 20-х були следующие[14]:

— організації досліджень у сфері управління, наукову організацію праці (НЗП) і делопроизводства;

— які вийшли найважливіших нормативно-методичних документів мають у сфері документационного забезпечення управління (ДОУ);

— практики роботи відомств, установ організацій по документування управлінської діяльності «загального діловодства» і спеціальних систем документации.

Организационно-научная діяльність із організації у сфери управління було закріплено нормативними документами і створення цілу мережу громадських організацій, інститутів власності та лабораторій, займалися питаннями НЗП і делопроизводства.

Найцікавіші і перспективні розробки проблем діловодства велися за такими основним направлениям:

— документообіг установ і його оптимизации;

— способи реєстрації документів, вибір раціональних методів обліку документации;

— контроль виконання документов;

— зберігання документов.

Рух основних документопотоков установ досліджувалося з використанням графічних методів, пропонувалися оптимальні варіанти робіт з документацією, скорочувалися інстанції проходження документів і майже операції, що їх із нею, розроблялися маршрути кур'єрського зв’язку. У рекомендаціях Інституту техніки управління з виконання установами операцій пропонувалося, наскільки можна відмовитися від реєстрації що виходить кореспонденції. Пропагандировалась «безрегистрационная система», яка базувалась на принципі напрями документів безпосередньо виконавцям. Проте низька загальна культура управління працівників радянських відомств та шкільних установ спричинилася до те, що впровадження даної системи у що свідчить не оправдало.

За системою і напрямів обстеження об'єктів Інститутом технічного управління мало відрізнявся від зарубіжних консультационно-внедренческих фірм і зажадав від організацій, які працюють у цій галузі на етапі. Через війну детального обстеження установ створювався проект реорганізації загального діловодства, що з двох основних частин. Перша містила коротку характеристику існуючого стану справ у організації; по-друге — намічалися конкретні шляху реорганізації і поліпшення діяльності діловодства. Опис діловодства велося відповідно до стадіями обробки документів: прийом, реєстрація, розмітка кореспонденції, кур'єрська зв’язок, порядок дослідження та контроль, відправка документации.

У проекті «нової виборчої системи діловодства» Інституту технічного управління викладалися такі принципи оптимізації діяльності обстежуваних объектов:

— організація діловодства повинна бути єдиною для учреждения;

— реєстрація документів мусить бути однократної і здійснюватися в найбільш спрощеної формі; відмова, де можливо, від регистрации;

— кількість інстанцій, якими проходить кожен документ, скорочується до минимума;

— довідкова робота забезпечується за найменшою витратою енергії і времени;

— контроль виконання документів може бути перевіркою сутнісно, не носити формальний характер;

— спостереження, керівництво й за постановку діловодства доручається певне лицо.

У 1930;ті роки формується і зміцнюється жорстка, централізована адміністративно-командна систему управління, що розгляду альтернативних підходів до організації державного делопроизводства.

Відсутність єдиного методичного центру координуванню роботи установ у сфері управління й діловодства, різнобій у діяльності відомств та організацій у питаннях документування поставили б на повістку дня проблеми концентрації в загальнодержавному масштабі наукових зусиль і їх організаційного оформлення. У 1941 року збирається Перше міжгалузеве нарада щодо оргтехніку. У проекті програми, висунутої учасниками наради, знайшли широке відбиток такі питання документационного забезпечення управления:

— створення організаційно-методичного центру керівництво постановкою делопроизводства;

— розробка нормативної бази діяльності служб делопроизводства;

— механізація праці «канцелярських работников;

— проведення уніфікації і трафаретизации управлінської документации;

— встановлення єдиної системи підготовки і перепідготовки працівників делопроизводства;

— створення всесоюзного науково-дослідного інституту для розробки комплексу проблем документационного обеспечения.

Проте практичної реалізації висунутої програми завадила що почалася Велика Вітчизняна война.

Тяжке стан зруйнованої війною економіки та проблеми відновлення народного господарства після закінчення війни відтіснили на другому плані питання документационного забезпечення управління. Підвищення інтересу до розробки проблем раціоналізації технологій і техніки управління можна зарахувати до початку 60-х рр. Твердження деяких дослідників щодо якісним підвищенням рівня розробок на цій галузі проти періодом 20-х представляється малодоказательным і безсторонньо лише частково для досліджень з проблемам управління і документационного забезпечення управління, проведених у 70 годах[14].

У червні 1960 р. у Москві відбулося Всесоюзне нарада щодо питанням механізації праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату. Головному архівному управлінню і ряду державних комітетів та інститутів доручалася розробка ЕГСД. Першим реальним наслідком цієї роботи вважатимуться підготовку в 1965 р. «Матеріалів до Єдиної державної системі діловодства» У 1966 р. в рамках Архівної служби заснований Всесоюзний науково-дослідний інститут документоведения та архівної справи (ВНИИДАД), якому доручалося завершити розробку даного документа[8].

Помітним явищем історія діловодства 70−80-х. рр. стало видання Держстандартів на управлінські документи (ГОСТ 6.38−72 і ГОСТ 6.39−72 і ін.), загальносоюзних класифікаторів Загальноросійського класифікатора управлінської документации (ОКУД), Общероссийский класифікатор підприємств і закупівельних організацій (ОКПО), Загальносоюзний класифікатор галузей народного господарства (ОКОНХ) та інших. техніко-економічній (а згодом і соціальної) інформації, уніфікованих систем документації (УСД) серії державні стандарти для цієї уніфіковані системи. Значення деяких Держстандартів з’явилося повною мірою пізніше у 90-х рр. Впровадження зазначених матеріалів практику управління значно поліпшило оформлення документації, рационализировало процедури пошуку, обліку, і зберігання різноманітної інформації, підготувало грунт автоматизації управлінських функций[14].

Особливо гостро відставання нашої країни виявилося в 80−90 рр., коли теоретичні розробки у сфері кібернетики, математичних методів управління, інформатики, і технічної елементарної бази сприяли широкої інформатизації суспільно-політичної та його економічної життя промислово розвинених країн Заходу, впровадження у реальну управлінську діяльність нових технологій, до розробки концепції «паперового офісу». Це зовсім на благає досягнень вітчизняної науки у сфері управління, НЗП, документоведения, з розробки комплексу теоретичних і прикладних проблем — створення стандартів за документацією, Єдиної державної системи документації (ЕГСД), загальносоюзних класифікаторів, уніфікованих систем документації, рекомендації НДІ праці в нормуванню й оптимізації діяльності управлінських работников.

У 1993 р. видано Общероссийский класифікатор управлінської документації, куди включені найменування форм документів, уніфікованих систем, адаптованих до умов, і Основні положення з велінням системи класифікаторів і УСД. Бо у нової редакції Державної системи документационного забезпечення управління (ГСДОУ) змінено концепція підходи до визначенню структури та штатної чисельності співробітників служб документационного забезпечення управління, Державний комітет, а пізніше Міністерство праці випущені типові і укрупнені нормативи часу й вироблення з підготовки типових і творчих документів за всіма основними етапах їх опрацювання: від звіряння текстів і добору примірників до завершення виконання й оформлення справ для архівного зберігання. На жаль, початку 1980;х рр. жодна уніфікована система документації була видана масовим тиражем, що значно утрудняє впровадження. Отримавши дуже широка поширення комп’ютерні програми підготовки документів мають, як правило, у собі комплекти шаблонів документів, адаптовані на російську мову, й цілком ігнорують вітчизняні нормативи і започаткував традицію в галузі створення та оформлення документов[14].

1.2. Нормативно-методична база делопроизводства.

Нормативно-методична база діловодства — це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, збереження та використання документів мають у поточної діяльності установи, і навіть які регламентують роботу служби діловодства — її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інших аспекты. 8].

Нормативно-методична база діловодства включає в себя:

— законодавчі акти Російської Федерації у сфері інформатизації і документации;

— укази і розпорядження президента Російської Федерації, постанови і розпорядження Уряди РФ, які регламентують питання документационного забезпечення на федеральному уровне;

— правові акти федеральних органів виконавчої (міністерств, комітетів, служб, агенцій і ін.) як загальногалузевого, і відомчого характера;

— правові акти органів представницької і владі суб'єктів РФ та його територіальних утворень, які регламентують питання делопроизводства;

— правові акти нормативного і інструктивного характеру, методичні документи з діловодству установ, громадських організацій і предприятий;

— державні стандарти на документацию;

— уніфіковані системи документации;

— загальноросійські класифікатори техніко-економічній та соціальній информации;

— Державну систему документационного забезпечення управління. основні вимоги до документів і службам документационного забезпечення (ГСДОУ);

— нормативні документи з організації управлінської праці і охорони труда;

— нормативні документи з організації архівного зберігання документов.

У Російській Федерації відповідно до сформованій за весь попередній період Російської державності практикою відсутня єдиний орган, що має всебічну юридичну відповідальність за створювану і що використовується суспільством документацию.

Ця відповідальність розосереджено між поруч органів державної влади управління у відповідність до їх функціональними обов’язками (рис. 1.2.1).

Рішеннями органів влади значна роль управлінні документацією у різних її аспектах відведена Державної архівної службі России.

1. Державна архівна служба же Росії та її органи займаються збиранням і зберіганням документів. З іншого боку, як орган федеральної виконавчої, тобто відомство, відповідає за раціоналізацію діловодства в стране.

Вона розробляє нормативи і як у організації діловодства загалом, і у окремих напрямах роботи з управлінської документацією, зокрема і машинних носіях записи. Вказівки Державної архівної служби з питань діловодства поширюються попри всі організації незалежно не від системи господарювання і форми власності і служать цілям упорядкування створення документів, їх оброблення і сохранения.

Місцеві архівні органи влади й державні архіви також виконують відповідні завдання у сфері управління документацією, особливо з впровадження нових нормативів і методичних розробок та контролю право їх соблюдением.

2. На комітет Російської Федерації по стандартизації, метрології і сертифікації покладено своєю чергою відповідальність за нормативне закріплення конкретних документных форм, їх інформаційних елементів, систем документації, загальна координація які у країні робіт з уніфікації та скорочення різноманіття обертаються у різноманітних галузях діяльності форм документов.

[pic].

Рис. 1.2.1 Органи державної влади управління документацией.

Отже, Архівна служба і Комітет із стандартизації є основними відомствами, регулюючими документацію в загальнодержавному масштабі. Зазвичай, діють у тісному контакті під час вирішення всіх основних питань управління документацією й постійного вдосконалювання діловодства. Їм належить визначення вдосконалення документації та організації праці з ней.

У будь-якій організації має бути чітке розмежування функцій і обов’язків співробітників відповідно до їх кваліфікацією і службовим становищем, зокрема у сфері управління документацією. У структурі працівників мусить бути враховано кількість працівників делопроизводителей служби стосовно від кількості працівників, чи кількісними нормам вироблення в одиницю времени.

Підготовка власних нормативних і методичних документів у цій напрямку керівництва документацією, і навіть координація, експертиза і твердження робіт сторонніх організацій протягом останніх десятиліть закріплені за Державним комітетом із праці й соціальних питаннях (в час — Міністерство труда).

Документационное забезпечення — найважливіша сторона концепцію діяльності будь-якого установи, організації, підприємства. Законодавство РФ регламентує загальні принципи організації документационного забезпечення діяльності фізичних (громадян) і юридичиних лиц.

Регулюючи цивільні правовідносини, Цивільний кодекс встановлює види й різновиду документів, створюваних з метою фіксації актів цивільних взаємовідносин, реєстрації фактів їх виникненню чи припинення, підтвердження правовідносин і др.

Основні з яких є: 1. Закон Російської Федерації «Про стандартизацію» 2. Федеральний закон РФ «Про інформацію, інформатизації і захист інформації» 3. Федеральний закон «Про в міжнародному інформаційному обміні» 4. Закон РФ «Про державну таємницю» 5. Закон РФ «Про Архівному фонді РФ і архивах».

Закон Російської Федерації «Про стандартизацію» від 10 червня 1993 року № 5154−1 встановлює правові основи стандартизації Російській Федерації, обов’язкові всім державні органи управління, підприємств і підприємців, громадських об'єднань є, яких і визначає заходи державного соціального захисту інтересів споживачів і держави у вигляді розробки та застосування нормативних документів за стандартизації. Закон встановлює порядок проведення робіт з стандартизації, види документів по стандартизації, та їх застосування, здійснення здійснення державного контролю і нагляду над дотриманням вимог державні стандарти, відповідальність порушення положень Закону, і навіть порядок фінансування власне робіт по стандартизації, та деяких інших аспекты.

Федеральний закон РФ «Про інформацію, інформатизації і захист інформації» від 20 лютого 1995 року № 24-Ф3 встановлює, що інформаційні ресурси (документи і масиви документів) є об'єктами відносин фізичних, юридичних, держави й захищаються законом поряд з іншими ресурсами. Законом встановлюється правової режим створення, збереження та використання інформаційних ресурсів, зокрема: порядок документування інформації; право власності деякі документи й окремі масиви документів, документи і масиви документів мають у інформаційних системах; категорії інформації з рівня доступу до неї; порядок правового захисту информации.

Документування інформації - обов’язкова умова на її включення до інформаційні ресурси — ввозяться порядку, установлюваному органами структурі державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів їх масивів, безпеку Російської Федерації. Інформаційні ресурси може бути державної та недержавної власністю і бути в власності громадян, органів структурі державної влади, органів місцевого самоврядування, громадських організацій і громадських объединений.

Власник інформаційних ресурсів користується мають повні права, передбаченими законодавством РФ, зокрема вона має право:

— призначити обличчя, яке здійснює господарське ведення інформаційними ресурсами, чи оперативне управління ими;

— встановити межах своєї компетенції режим і правил обробки, захисту інформаційних ресурсів немає і доступу до ним;

— визначати умови розпорядження документами за її копіюванні і распространении.

Громадяни, органи структурі державної влади, органи місцевого самоврядування, організація та громадські об'єднання зобов’язані представляти документовану інформацію органам і організаціям, відповідальних формування та використання державних інформаційних ресурсов.

Розвиток окремих галузей цього закону полягало в Указі Президента «Про основи державної політики у сфері інформатизації» від 20 січня 1994 року, постановах Уряди «Про інформаційному забезпеченні підприємництва РФ» від 1 грудня 1994 року, «Про поліпшення інформаційного забезпечення населення РФ» від 12 січня 1996 року й др.

Федеральний закон «Про в міжнародному інформаційному обміні» від 4 липня 1996 року № 85-Ф№ спрямовано створення умов ефективного участі в міжнародному інформаційному обміні у межах єдиного світового інформаційного простору, право на захист інтересів РФ, суб'єктів РФ і муніципальних утворень, захист інтересів, права і свободи фізичних і юридичних при міжнародному інформаційному обмене.

Закон РФ «Про державну таємницю» від 21 липня 1993 року № 5485 регулює відносини, що виникають у з зарахуванням відомостей до державну таємницю, їх розсекреченням і у сфері забезпечення безпеки РФ.

Основи законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах, прийняті Верховною Радою РФ 7 липня 1993 року, спрямовані на вдосконалення організації архівного справи в самісінький країні, запобігання псування, знищення, розкрадання, незаконної скуповування, продажу, придбання і організація вивезення архівних документів зарубіжних країн; регулює формування, організацію зберігання, облік, використання архівів і архівних фондів і управління ними, забезпечують схоронність архівних документів, їх всебічне використання у інтересах громадян, й держави; визначають поняття основних термінів архівного справи (Архівний фонд РФ, архівний документ, архівний фонд, архів, архівну справу та інших.), характеризують склад Архівного фонду РФ у його державної та недержавної частинах, встановлюють право власності на архіви, порядок передачі цього правничий та його захисту, систему управління архівним справою до, порядок зберігання, комплектування, обліку, і використання архівних документів; визначають відповідальність порушення законодавства про Архівному фонді РФ і архівах та принципи міжнародного співробітництва у сфері архівного дела.

2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛЕНИЯ.

2.1. Загальні поняття документационного обеспечения.

Найповнішим міжгалузевим документом з організації документационного забезпечення управління видана 1990 року Державну систему документационного забезпечення управління — ГСДОУ.

ГСДОУ — це сукупність принципів, і правил, які єдині вимоги до документування управлінської роботи і організації роботи з документами органів управління, на підприємствах (об'єднаннях), у державних установах і громадських організацій организациях.

Основна мета ГСДОУ — впорядкування документообігу організацій, скорочення кількості і підвищення якості документів, створення найбільш сприятливих умов застосування технічних засобів і сучасних технологій збору, обробки, аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління. ГСДОУ поширюється попри всі системи документації органів управління, суду, прокуратури, арбітражу, установ, організацій та підприємств, включаючи документи, створювані засобами обчислювальної техники.

Основні становища ГСДОУ охоплюють питання документування управлінської діяльності, роботи з документами, механізації і автоматизації роботи з документами, організації служби документационного забезпечення управління. Розділ «Документування управлінської діяльності» містить становища, що визначають склад управлінських документів, основних напрямів і Порядок проведення уніфікації і стандартизації документів, оформлення реквізитів управлінських документів, включаючи машиночитаемые документи і машинограммы, і навіть загальні вимоги до складання текстів документів. Розділ «Організація роботи з документами встановлює принципи і Порядок організації документообігу установи, побудови інформаційно-пошукової системи з документам установи, контролю виконання документів і майже підготовки документів до передавання в відомчий архів на хранение.

Положення ГСДОУ проникають у практику документационного забезпечення шляхом розробки та видання стандартів, інструкцій з діловодства (документационному забезпечення управління), методик, правил, рекомендацій щодо різних аспектів діловодства, проведення уніфікації складу і форми управлінських документів і майже ін. Положення ГСДОУ отримали розвиток стосовно відповідному рівню управління у Типовий інструкції по діловодству в міністерствах і відомствах Російської Федерации.

Поруч із терміном «діловодство» останніми роками вживається і синонімічної йому термін «документационное забезпечення управління». Виникнення його пов’язана зі зміною організаційно-технічною основи діловодства і методологічних підходів для її вдосконаленню, що стало можливим завдяки активному впровадження у сферу роботи з документами коштів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку миру і використання інформацією управлінні. Отже, термін «документационное забезпечення управління» хіба що підкреслює інформаційнотехнологічну складову у сучасній організації делопроизводства[9].

Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати. носій — це матеріальний об'єкт, використовуваний для закріплення і збереження у ньому мовної, звуковий чи образотворчої інформації, зокрема в перетвореному вигляді. Носій — це результат технічних досягнень епохи. у минулому як матеріального носія до створення документів використовувало різні материалы.

Упродовж багатьох століть, і нині найпоширенішим носієм документної інформації є папір. Поруч із папером зараз широко використовують і нові носії - магнітні - стрічка, диски, дозволяють використовуватиме документування технічні, зокрема автоматизовані средства.

Поняття «діловодство» виходить з понятті «документирование"[14]. Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації в різних носіях за встановленими правилами. Документування — регламентований процес записи інформації на папері чи іншому носії, який би її юридичної чинності. Документування завжди здійснюється за певних правил, встановленими правовими нормативними актами чи виробленими традицией.

Важливе значення при документування мають кошти документування — гармати, використовувані людиною до створення документів. Це можуть быть:

— прості гармати (ручки, олівці і др.);

— механічні і електромеханічні (пишучі машини, магнітофони, диктофони, фото-, кіноі відеотехніка і др.);

— кошти автоматизації - комп’ютерна техника.

Залежно від використовуваних коштів документування різняться способи документування (текстове документування, кіно-, фото-, фонодокументирование, електронне документування) і типи створюваних при цьому документов.

Документування передбачає дотримання встановлених правил записи інформації, специфічних кожному за типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної чинності створюваним документам. Юридична сила — властивість офіційного документа, сообщаемое йому чинним законодавством, компетенцій який видав органу і встановленим порядком його оформления.

Юридична сила документа забезпечується які встановлені кожної різновиду документів комплексом реквізитів — обов’язкових елементів оформлення документа (найменування автора документа. гриф затвердження, печатку, і ін.). Сучасні вимоги до оформлення організаційнорозпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані у державному стандарті (ГОСТ Р 6.30−97 «Уніфіковані системи документації. система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документів»). Державним стандартом встановлено як склад реквізитів (їх 29), а й зони і послідовність розміщення на документі. Сукупність реквізитів документи й схему їхнього розташування на документі становлять формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, для правильного складання документа треба зазначити як реквізити документа, а й схему (модель) їхнього розташування на документе.

У такому суспільстві документи є головними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної й інший соціально значимої інформації. Документи носії первинної інформації, саме у документах інформація фіксується вперше. Це властивість і дозволяє відрізняти документи з інших джерел інформації книжок, газет, журналів та інших., містять перероблену, вторинну информацию.

Фіксація, відображення інформацією документі забезпечує її збереження й накопичення, можливість передачі в часу й просторі, її багаторазове використання, можливість звертатися до інформації через чимало часу після його створення. Можливість зберігати інформацію у часу, дозволяє розрізняти документи — носії оперативної інформації та документи — носії ретроспективної информации.

Серед функцій документа виділяються спільні смаки й спеціальні (рис. 2.1.1.).

До загальним функцій документа ставляться:. інформаційна: будь-який документ створюється задля збереження інформації, бо необхідність зафіксувати інформаціюпричина появи будь-якого документа;. соціальна: документ є соціально значимим об'єктом, оскільки кожен документ породжена тій чи іншій соціальної потребою;. комунікативна: документ виступає як засіб зв’язок між окремими елементами громадської структури, зокрема, між установами;. культурна: документ — засіб закріплення і передачі культурних традицій, що найкраще простежується великих комплексах документів, наприклад, у науково-технічної документації знаходить відбиток рівень наукового і технічного розвитку общества;

До специфічних функцій документа ставляться:. управлінська: документ є інструментом управління; цієї функцією наділені звані управлінські документи (планові документи, звітні, организационно-распорядительные та інших.), спеціально створювані для реалізації цілей управління;. правова: документ є способом закріплення та правових і правовідносин у суспільстві; цієї функцією наділені законодавчі і правові нормативні акти, спочатку створювані для фіксації правових і правовідносин, і навіть документи, які отримують правову функцію тимчасово (наприклад, від використання як судового докази це може бути будь-якою документ);. функція історичного джерела: документ виступає як джерело історичних даних про розвитку суспільства; цю функцію набуває тільки п’яту частину створюваних у суспільстві документів (приблизно 12−14%) і тільки тоді, як документи виконають свої оперативні функції і чинять для зберігання архив.

[pic].

Рис. 2.1.1. Функції документов.

Забезпечення документування — це лише однієї складова діловодства, друга його складова — це організація роботи з документами.

Організація роботи з документами передбачає організацію документообігу установи, зберігання документів та їхні використання у поточної діяльності учреждения.

[pic].

Рис. 2.1.2. Організація роботи з документами.

Документообіг установи — це сукупність взаємозалежних процедур, які забезпечують рух документів мають у установі з їх створення, або надходження, і до завершення виконання чи отправки[14]. У цілях раціональної організації документообігу всі документи розподіляються по документопотокам:. реєстровані і нерегистрируемые документи;. вхідні, вихідні та внутрішні документи;. документи, направлені на і що надходять з представників вищих організацій, чи документи, направлені на чи які з підвідомчих організацій, і т.д.

Під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення процесі документооборота[14].

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли до організацію та влитися створених нею протягом певного періоду часу, як правило года[14]. Обсяг документообігу — важливий показник, використовуваний критерієм під час вирішення питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи з документам установи, структури служби діловодства, її штатних осіб та інших вопросов.

Одне з найважливіших функцій роботи з документамифункція обліку документів. Облік документів забезпечується їх реєстрацією — записом дисконтних даних документ по встановленої формі, що фіксує факт створення документа, його відправки одержання. Поруч із функцією обліку документів реєстрація дозволяє здійснювати контроль виконання документів, вести пошук документів за запитами підрозділів, і працівників учреждения.

Поруч із організацією документообігу в поняття «організація роботи з документами» входить зберігання документів та їхні використання у діяльності установи. Система зберігання документів — це сукупність коштів, засобів і прийомів обліку, і систематизації документів з метою їхнього пошуку миру і використання їх у поточної діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значимими є поняття «номенклатура справ» і «справа». Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, формованих в діловодстві установи, розміщених у певної послідовності з термінів їх збереження; під справою розуміється сукупність документів по окремому питання чи ділянці діяльності, сформованих у хронологічній чи іншого послідовності і підшитих на окрему обложку.

2.2. Системи документации.

Усі документи, утворюваний у суспільстві, входить у відповідну систему документації як її елемента. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлению[14]. До нашого часу в документоведении немає несуперечливої наукової класифікації систем документації, видів тварин і різновидів документів. За необхідності використовується емпірично що склалося поділ документів на системи документации.

Віднесення документів до тій чи іншій системі починається з розподілу всіх документів на офіційні й документи особистого происхождения.

Офіційні документи у залежність від обслуживаемой ними сфери людської діяльності поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та інших. Управлінські документи становлять ядро учрежденческой документації. Саме вони забезпечують керованість об'єктів як у межах всього держави, і у окремої організації. Управлінські документи і становлять власне об'єкт делопроизводства[8].

Ці документи представлені комплексом систем, основними у тому числі є такі системи документації:. організаційно-правова документація;. планова документація;. распорядительная документація;. інформаційно-довідкова і справочно-аналитическая документація;. звітна документація;. документація щодо забезпечення кадрами (з особового складу);. фінансова документація (бухгалтерський облік і звітність);. документація по матеріально-технічного забезпечення;. договірна документація;. документація по документационному й першому інформаційному забезпечення діяльності заклади і інші системи документації, зокрема й ті, що відбивають основну діяльність установи, організації, або предприятия.

Документи, складові одну систему документації, пов’язані єдністю цільового призначення й у комплексі забезпечують документування тієї чи тієї інший управлінської функції чи виду деятельности.

Системи документації: їх призначення, види документів, які ставляться кожної їх, органи видають документи з кожної системі показані в Додатку № 1.

Назначение і склад організаційно-правовою документации.

Одне з основних управлінських функцій, що реалізуються діяльності установ, організацій, підприємств, фірм, — це функція організації системи та процесів управління, що включає у собі:. створення організації, включно з вибором її організаційно-правовою форми;. встановлення її структури;. визначення штатної чисельності та складу (номенклатури) посад — керівників, фахівців, технічних виконавців, і їх тарифікація по Єдиної тарифної сітці (ЄТС);. регламентацію діяльності структурних підрозділів, і працівників;. формування дорадчих органів управління;. регламентацію діяльності апарату управління;. ліцензування діяльності (у необхідних випадках);. встановлення режиму праці та системи охорони;. організацію праці працівників і - оцінка праці працівників;. реорганізацію;. ліквідацію організації та деяких інших види работ.

Організаційна діяльність установи виявляється у з розробки й затвердженні комплексу організаційно-правових документів, містять правила, норми, становища, встановлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональне зміст діяльності організації у цілому, її підрозділів, і працівників, їхніх прав, обов’язки, відповідальність та інші аспекты.

До организационно-правовым документам ставляться: статут організації, становище про організацію; положення про структурних підрозділах, колегіальних і дорадчих органах установи; регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, апарату управління чи керівництва; штатний розклад, інструкції на окремі види діяльності, нужденним в регламентації (наприклад, інструкція по документационному забезпечення); посадові інструкції працівникам, правила, пам’ятки і др.

Організаційно-правові документи містять становища суворо обов’язкові виспівати, вони реалізують норми адміністративного правничий та є правовими підвалинами діяльності установи. Ці документи у обов’язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим цього органом — вищестоящої організацією, керівником цієї організації чи його колегіальним органом (наприклад, зборами акціонерів чи радою директорів, і ін.) чи керівником структурного підрозділи — в залежність від виду та різновиду організаційно-правового документа. Організаційні документи можуть затверджуватися безпосередньо актом керівника з проставлением грифа затвердження організаційно-правовому документі чи розпорядницьким документом (постановою, рішенням, наказом чи распоряжением).

Мета розробки організаційних документів — найбільш раціональне розподіл і кооперація праці між підрозділами і работниками.

Організаційно-правові документи, з погляду термін дії, ставляться до безстроковим діють до їх скасування чи до затвердження нових. У стабільно що працює установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційно-правових документів може постати раз на кілька років. Залежно від характеру і глибини змін — у діяльності установи організаційно-правові документи або розробляються наново, або у них вносяться ці зміни і доповнення розпорядчими документами (наказом чи розпорядженням керівника). Що стосується реорганізації діяльності установи розробляють нові організаційно-правові документи та його утверждение.

Порядок внесення зміни й доповнення та його перегляду залежить від виду організаційно-правових документів. Наприклад, зміни і в статут організації вносяться в міру їхнього виникнення відповідно до встановленої законом процедурою — у вирішенні вищого органу управління організацією (загальних зборів акціонерів чи учасників тощо.) з обов’язковим інформуванням органу, здійснює державну реєстрацію організацій. Зміни у штатний розклад вносяться принаймні необхідності наказами чи розпорядженнями руководителя.

Зміни у положення про структурних підрозділах та інших органах установи також вносяться розпорядчими документами посібники з мері необходимости.

Розробляються організаційно-правові документи керівництвом заклади, чи підрозділи з допомогою кваліфікованих фахівців, які знають роботу установи як загалом, і щодо окремих направлениям.

Організаційно-правові документи оформляються на стандартному аркуші папери з обов’язковим нанесенням усіх реквізитів: назва установи і/або підрозділи (якщо документ стверджується керівником підрозділи), найменування виду документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Датою організаційноправового документа є дата його утверждения.

Текст більшості організаційно-правових документів складається з розділів, мають власні заголовки і розділених на пункти, нумеруемые арабськими цифрами.

У процесі підготовки організаційно-правові документи у обов’язковому порядку проходять процедуру узгодження (візування) з усіма зацікавленими підрозділами та посадовцями, юридичної службою (юристом), заступниками керівника організації, або однією з заступників, що курирує відповідне напрям діяльності организации.

Назначение і склад планової документации.

Планування діяльності установи — найважливіша функція управління, що дозволяє праця установи максимально ефективної. Плануючи діяльність, установа сягає поставлені цілі з найменшими витратами часу, матеріальних й трудових ресурсів, найбільш доцільним і економічним образом.

Результати планування фіксуються в планових документах, різних за змістом і малої форми. Планові документи зазвичай мають такі назви: план, перспективний план, програма, графік, схема, генеральна схема. Програми і генеральні схеми, зазвичай, носять комплексний характер, їх зміст може зачіпати чиїсь інтереси кількох органів виконавчої влади, організацій, установ, підприємств, територій. Ці документи дозволяють вирішувати складні проблеми, потребують погоджених дій низки міністерств, відомств, організацій. Програма чи генеральна схема формулює основних напрямів і несе спільний зміст робіт, виконання які зазвичай розраховане досить термін. Це, зазвичай, масштабніші документи з порівнянню з планом.

Особливість планових документів мають у тому, що вони складаються на певну термін, наприклад кілька років, рік, півроку, квартал, потім місяць чи на період виконання конкретної робіт, термін якого встановлено розпорядницьким документом чи договором.

Планові документи розробляються на федеральному рівні, галузевому, територіальному, в окремої організації. Планові документи розробляються як із необхідності розв’язання складних комплексних проблем, так правильної організації поточної деятельности.

Федеральні плани, програми, генеральні схеми розробляються по рішенню Уряди Російської Федерації однією або кількома міністерствами чи відомствами. Під час розробки федеральної програми, плану чи генеральної схеми кількома органами виконавчої одна з них виступає відповідальних розробку. Проекти федеральних програм, планів і генеральних схем до їх представлення в Уряд Російської Федерації затвердження в обов’язковому порядку проходять стадію погодження з усіма зацікавленими установами. Затверджуються федеральні програми, плани і генеральні схеми постановами Уряди Російської Федерации.

Галузеві плани і програми розробляються федеральним органом виконавчої, вони розраховані виконання підвідомчими установами i організаціями. За наявності федеральних планів, програм, тож генеральних схем їхнього економічного становища конкретизуються в галузевих плани та програмах. Галузеві плани і програми розробляються управліннями і відділами федеральних органів виконавчої влади залученням фахівців й зацікавлені організацій, зокрема і підвідомчих. Вони затверджуються керівником федерального органу виконавчої (міністерства чи відомства) і є обов’язковими до виконання. Контроль право їх виконанням здійснюється відповідним федеральним органом виконавчої власти.

Територіальні програми, плани, схеми розробляються адміністраціями країв, областей, районів, міст та інших територіальних утворень і у рамках території. Зазвичай, вони стосуються питань соціального та розвитку та благоустрою территорий.

Планування діяльності окремої організації, зазвичай, здійснено у формі плану, програми чи графіка. Плани і програми які можна розробляти як у термін (за кілька років), так планування поточної деятельности.

Поточна діяльність організації планується, зазвичай, у вигляді річних і квартальних планів роботи управлінь, відділів, груп, служб, в формі планів і програм відряджень, графіків відпусток, і навіть планів виконання окремих спеціалізованих видів робіт, найважливіших і істотних для діяльності організації. За наявності установі колегій, рад, комісій (тимчасових чи постійних) їхня діяльність також планируется.

Джерелами упорядкування планів є: федеральні і галузеві плани, програми, генеральні схеми, організаційно-правові документи установи, распорядительная документація, рішення колегіальних і дорадчих органів, пропозиції, доповідних записок, довідки та інші інформаційні і аналітичні матеріали, які від інших підрозділів, і служб.

Розробляються планові документи керівництвом із залученням кваліфікованих фахівців. Плани роботи підрозділів затверджуються вищим керівником, плани роботи організації у цілому — її керівником. Плани роботи колегіальних і дорадчих органів затверджуються головою колегіального чи дорадчого органа.

Назначение і склад розпорядчої документации.

Незалежно від характеру та змісту діяльності організації, її організаційно-правовою форми, компетенції, структури та інших чинників, керівництво будь-який організації наділяється правом видання розпорядчих документов.

Основне призначення розпорядчих документів — регулювання діяльності, що дозволяє орган управління забезпечувати реалізацію поставлених проти нього завдань, отримувати максимальний ефект від участі своєї роботи і діяльності організацій, які входять у його систему. Від, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати своєї роботи организации.

Рішення, фиксирующиеся в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури установи, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основний (виробничої) діяльність науково-дослідних закладів, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними й іншими ресурсами.

Розпорядницькі документи містять рішення, що йдуть згори донизу по системи управління: від управляючого органу до керованої, тобто. від вищого до підвідомчому, від керівника організації до структурним підрозділам і працівникам. Саме це документи реалізують керованість об'єктів по вертикали.

У плані розпорядницькі документи ставляться до нормативним правових актів. Вони отримують вираз конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів виконавчої. Конкретність таких розпоряджень в тому, що з допомогою розпорядчих документів дозволяються що у сфери управління проблеми та запитання; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи розміщуються, посадові особи чи працівники; є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових отношений.

З погляду сфери свого дії розпорядницькі документи діляться на: 1. правові акти, які діють федеральному рівні, — акти, лунаючи Президентом Російської Федерації, Урядом Російської Федерації, органами федеральної виконавчої; 2. правові акти, які діють рівні суб'єктів Російської Федерації, — країв, областей, міст республіканського значення Москви й СанктПетербурга, автономних і округів, і навіть їх територіальних утворень; 3. правові акти, які у межах галузі (видаються галузевими органами федеральної виконавчої); 4. правові акти, які у окремої організації, установи, підприємства, фирмы.

Розпорядницькі документи, лунаючи органами федеральної виконавчої, ставляться до категорії відомчих нормативних актів. Їх можна розділити на: акти, які заторкують права, свободи, законні громадян Російської Федерації; акти міжвідомчого характеру; акти, регулюючі відносини органів федеральної виконавчої влади з підвідомчими установами, організаціями та предприятиями.

Підготовка розпорядчих документів федеральних органів виконавчої влади здійснюється відповідно до Правилами підготовки відомчих нормативних актів, затвердженими постановою Ради Міністрів — Уряди Російської Федерації від 23 липня 1993 р. № 722.

Підставою на видання розпорядницького документа то, можливо:. необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищих органів;. необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що з функцій і завдань организации.

Розпорядницькі документи можуть видаватися спільно кількома органами управления.

З погляду порядку дозволу питань (прийняття рішень) все розпорядницькі документи діляться на дві групи: документи, лунаючи в умовах колегіальності; документи, лунаючи за умов одноосібного прийняття решений.

У першому випадку розпорядницькі документи видаються з урахуванням рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами, радою, правлінням тощо.). Колегіальність дозволяє найбільш правильно і ефективно вирішувати великі й складні питання, які потребують серйозної проробки. За підсумками колегіальності діє федеральне уряд, представницькі органи влади та уряду суб'єктів федерації органів місцевого самоврядування, державні комісії і комітети, колегії міністерств, найвищих органів управління акціонерних товариств та др.

У системі колегіальних органів особливо вирізняються дорадчі по своїм статусом органи, наприклад колегії міністерств. Їх специфіка у тому, що рішення дорадчих органів носять не обов’язковий, а рекомендаційний характер. Це означає, що керівник організації проти неї прийняти власне рішення, всупереч рішенню дорадчого органа.

У разі одноосібного прийняття рішень владу зі всіх цих питаннях управління у організації належить її керівнику. Одноосібне прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівників над прийняті рішення. За підсумками одноосібного прийняття рішень діють федеральні міністерства, адміністрації суб'єктів Російської Федерації та інших територіальних утворень, органи виконавчої організацій, установ, підприємств, фірм (генерального директора, директор, виконавчого директора, голова правления).

У управління, діючих з урахуванням колегіальності, їх керівники наділяються правом приймати одноосібні рішення з досить вужчому колу питань, зазвичай, що стосуються внутрішньої діяльності організації — її кадрового складу, матеріального й іншого забезпечення і деяких других.

У разі колегіального прийняття рішень видаються постанови і решения.

У разі одноосібного прийняття рішень видаються накази, вказівки, распоряжения.

Назначение і склад довідково-інформаційної і справочно-аналитической документации.

Процес ухвалення обгрунтованих управлінські рішення грунтується збиранні та їх обробки об'єктивною ситуацією і достовірною інформацією. Інформації про фактичному стан справ у системі керування міститься у різних джерелах, але найважливіше місце у тому числі займають довідково-інформаційні і справочноаналітичні документи: акти, довідки, доповідних записок, листування і др.

Ці документи виконують службову роль стосовно організаційноправовим і розпорядницьким документам. Документи цієї групи не містять доручень, не зобов’язують діяти суворо запропонованим чином, як розпорядницькі документи, а подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, інакше кажучи, — ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб действия.

Особливість цих документів у тому, що, зазвичай, це документи, що йдуть знизу вгору у системі управління: від працівника до керівнику структурного підрозділи, від керівника підрозділи до заступника керівника організації, або керівнику організації, від підвідомчої організації до вищестоящої. Окремі різновиду довідково-інформаційних документів, наприклад листування, йдуть на реалізації інформаційних перетинів поміж рівними, не які у відносинах підпорядкування організаціями та посадовими лицами.

Немає скільки-небудь несуперечливої класифікації цих документів. Достатньо умовно всю сукупність цих документів можна розділити на довідково-інформаційні і справочно-аналитические документы.

[pic].

Рис. 2.2.1. Довідкова документация.

Особливе місце у системі інформаційно-довідкової документації займає листування — узагальнену назву різних за змісту документів, які у ролі інструмента оперативного інформаційного обміну між организациями.

Ділова листування займає значне місце у документальному масиві установ. Будучи ланцюгом між організаціями, листування припадає близько 80% яка входить і що виходить документации.

Види ділової листування та його назви (лист, телеграма, телекс, факсограма (факс), телефонограма) визначаються способами передачі ділової інформації, які поділяються на дві основні виду — поштова зв’язок і електронна зв’язок. Листування відрізняє широке видове розмаїтість: від мають нормативний характер листів і телеграм державні органи до звернень громадян, і типових заявок. До листування може бути запити, повідомлення, угоди, претензії, угоди, нагадування, вимоги, роз’яснення, підтвердження, прохання, рекомендації, гарантії, і т.д.

При віданні листування мають дотримуватися такі вимоги:. листи оформляються на спеціальних бланках — бланках для листів і підписуються керівником організації, або його заступники у межах наданої їм компетенції;. листи повинні доставлятися грамотно, акуратно, без грубих виправлень, виправлень;. незалежно від змісту лист має викладатися спокійним, витриманим, офіційно-діловим мовою, мати достатньої аргументацією, точністю, повнотою і ясністю характеристик, стислістю і послідовністю викладу;. утримувати об'єктивні відомостей про излагаемых подіях і фактах, у необхідних випадках мати що роз’ясняють і що доповнюють материалы.

Інформаційний обмін з допомогою листування варто використовувати лише у разі, коли утруднений чи неможливий інший спосіб обміну (телефонні переговори, особиста зустріч і др.).

Назначение і склад звітної документации.

Звітну документацію становлять документи, містять інформацію про результатах діяльності установи, організації, підприємства за певний період — рік, півріччя, квартал, місяць, декада. Звітна документація у діяльності організації та держави виконує функцію зворотний зв’язок, дозволяючи зіставляти отримані результати з показниками, наміченими планом чи программой.

Аналіз звітних документів дає можливість керівництву коригувати діяльність як самої організації, і підвідомчої системи, удосконалювати організаційну структуру характері і зміст виконуваних робіт, персонал організації, забезпечення її фінансовими, матеріальними й іншими ресурсами.

Звітна документація установи складається з кількох комплексів документів: державна статистична звітність; відомча звітність; внутриучрежденческая отчетность.

Форми документів державної статистичної звітності розробляються Держкомстатом же Росії та є обов’язковими всім установ, організацій та підприємств. Порядок упорядкування та оформлення документів державної статистичної звітності встановлено Положенням про порядок державної статистичної звітності в Російської Федерації, затвердженим постановою Держкомстату від 14 серпня 1992 р № 130.

Форми документів відомчої звітності розробляються міністерствами й. Федеральні органи виконавчої, виконують функції органів міжгалузевий координації, розробляють форми відомчої звітності, обов’язкові всім установ, організацій корисною і підприємств, наприклад Центральний банк Російської Федерації, Державна податкова служба Російської Федерації і Міністерство фінансів Російської Федерації розробляють форми бухгалтерського обліку, і звітності, податкової звітності, обов’язкові всім організацій. Федеральні органи виконавчої, виконують функції галузевого управління, розробляють форми відомчої звітності, обов’язкові для установ, організацій та підприємств отрасли.

Державна статистична і відомча звітність представляється в встановлених термінів відповідним територіальним органам. По термінів уявлення може бути декадной, місячної, квартального, піврічної і обсяг річного. У зацікавлені органи представляється перший примірник підготовленого звіту та електронна копія документа.

Крім державної статистичної і відомчої звітності, в кожному установі складається внутрішня звітність про виконання планів, завдань, разових доручень керівництва чи доручень вищестоящої організації. Такі звітні документи складаються фахівцями структурних підрозділів, і видаються в руки керівництва даної чи вищестоящої организации.

Внутриучрежденческие звітні документи можуть називатися: звіт чи довідка звітного характеру (на відміну аналітичної справки).

Звітні документи можуть складатися за напрямками діяльності організації: про результати функціональної діяльності підрозділів, і загалом — організації, про результати науководослідницької чи научно-внедренческой діяльності, про відрядженнях, про результатах рекламну діяльність (рекламних кампаній), про виконання окремих, разових заходів чи завдань керівництва та др.

2.3. Організація роботи з документами.

2.3.1. Нормування оформлення документов.

Найкращим варіантом організації нормативного забезпечення діловодства за діючої системи формування складу документів було б створення відповідного нормативу на оформлення елементної бази: реквізитів документів, розмірів папери, шрифтів друкувальних пристроїв тощо. і його побудова цій основі спочатку уніфікованих між собою документов.

Природна уніфікація документів протягом розвитку державності у Росії йшла цим шляхом. Створення системи державні стандарти на документацію, проведене умовах відомчої роз'єднаності і недостатньою координуючу роль органів стандартизації, призвела до, з одного боку, явною дублетности нормативних положень, з іншого — деякою фрагментарності, неповноти нормативних вимог щодо оформленню документов.

Требования до складу реквізитів та його оформлению.

Вимоги до складу інформаційних елементів документов-реквизитов визначаються двома державними стандартами на управлінську документацію: ГОСТ 6.10.4—84 «Уніфіковані системи документації. Осучаснення юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні становища», ГОСТ 6.10.5−87 «Уніфіковані системи документації. Вимоги побудувати формуляра-образца», ГОСТ Р 6.30−97 «Уніфікована система організаційнорозпорядницької документації. Вимоги до оформлення документов».

Ці нормативи встановлюють склад реквізитів, які надають документної записи юридичної чинності документи й тому званих обязательными.

Під час підготовки і оформленні документів використовують такі реквизиты:

01 — Державний герб Російської Федерации;

02 — герб суб'єкта Російської Федерации;

03 — емблема організації, або товарний знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код форми документа;

06 — найменування организации;

07 — довідкові дані про организации;

08 — найменування виду документа;

09 — дата документа;

10 — реєстраційний номер документа;

11 — посилання реєстраційний номер і дату документа;

12 — місце складання чи видання документа;

13 — гриф обмеження доступу до документу;

14 — адресат;

15 — гриф затвердження документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок до тексту;

18 — позначка про контроле;

19 — текст документа;

20 — позначка про наявність приложения;

21 — подпись;

22 — гриф узгодження документа;

23 — візи узгодження документа;

24 — печать;

25 — позначка про завіренні копии;

26 — позначка про исполнителе;

27 — позначка про виконання документи й напрямі їх у дело;

28 — позначка про вступ документа в организацию;

29 — позначка для автоматичного пошуку документа.

При оформленні документів використовують такі реквізити: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Державну систему документационного забезпечення управління з самовизначенню — сукупність принципів, і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності м організації роботи з документами органів управління, на підприємствах (об'єднаннях), у державних установах і громадських організацій організаціях «без будь-яких що уточнюють і обмежують доповнень. Відповідно й вимоги до оформленню документів викладають, орієнтуючись протягом усього сукупність управлінської документації. А враховуючи типовий характер цих вимог, і їх всебічну апробацію, вони поширилися взагалі всю документацію, яка використовує у свого оформлення ті чи інші реквізити, встановлені ГСДОУ.

Розгляд складу реквізитів й виконання вимог з їхньої оформленню проводиться у прив’язці до сучасних вимог, уточненим в підготовленої Росархивом в 1993 р. з урахуванням ГСДОУ Типовий інструкції по ведення діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. Склад цих міністерств необмежений, їм дозволили розробляти індивідуальні галузеві нормативи, але з суперечать названої вище типовий інструкції, оскільки оформлені з усіх вимог реквізити документів і майже правильно складений текст як надають документам юридичної чинності, але свідчать і про високої ділової кваліфікації готували їх фахівців та його загальної культуре.

Треюования до оформлення документів зазначені у Додатку № 2.

2.3.2 Організація документооборота.

Встановлення порядку руху документів або управління документацією організації полягає у створенні умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук і освоєння постачання нею споживачів на встановлених термінів і з найменшими витратами. Вона включает:

. організацію документообігу;. створення інформаційно-пошукових систем у документах;. контроль їхнього виконання;. підготовку документів до передавання на архівне хранение.

Документообіг — рух документів з їх отримання чи створення до завершення виконання, відправки адресата чи передачі їх на хранение.

Документообіг в організаціях ввозяться вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробітку грунту і створення інформації (керівники організації та структурних підрозділів, фахівці) і пунктами технічного опрацювання власне документів: експедиція, машбюро, копировально-множительная служба та інші. У організації ці потоки документів поділяються на щоб їх керівництву, у підрозділи, конкретним виконавцям. У підрозділах також формуються документопотоки, які під час утворюють єдиний потік отправляемой кореспонденції. З іншого боку, в організаціях, зазвичай, циркулюють документи, створені у ній і призначені до виходу її межі — потоки внутрішньої документации.

За визначенням «Рух документів з їх отримання чи створення до завершення виконання, відправки адресата чи здачі для зберігання «утворює документообіг. Відповідно масштабам руху документів можна назвати документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділи, організації, галузі управління, держави у целом.

Дійові нормативні акти і методичні посібники, зокрема і «Державну систему документационного забезпечення управління. Основні становища. Загальні вимоги до документів і службам документационного забезпечення» (ГСДОУ), з прагматичних міркувань, розглядають в ролі об'єкта регулювання лише документообіг організації у цілому і відповідно потоки вхідних, внутрішніх та вихідних документов.

Порядок руху документів мають у організації вторинний стосовно структурі організації та внутрішньому розподілу обов’язків, зокрема неформальній системі субординационных відносин. Але це означає, що система організації документообігу не піддається самостійного регулювання і нормуванню. ГСДОУ вимагає закріплення порядку руху документів всередині організацій схемах, розроблюваних службою діловодства і затверджуваних керівництвом організацій. У такі схеми мають стояти у тому однині і комп’ютерні пункти обробки документної інформації та, якщо піддаються нормуванню, терміни перебігу й обробки документів. Самостійні схеми розробляються щодо різноманітних категорій документів: вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів з особового складу і з основний діяльності тощо. У ті схеми включаються, зазвичай, етапи створення документів від часу написання чернетки. У випадку затвердження схем руху документів керівництвом організації вони набувають нормативну силу.

Документообіг, чи порядок руху документів мають у організації, можна розділити ми такі этапы:

1. Експедиційна обробка документів, що у организацию.

2. Попереднє розгляд документів службою документационного обеспечения.

3. Раціональне рух документів всередині организации.

4. Обробка виконаних і що надійшли документов.

Експедиційна обробка документів, що у организацию.

Обробка кореспонденції досить традиційна, зазвичай, не викликає труднощів за дотримання певних правил.

Кореспонденція, доставляемая кур'єрами, зокрема і особисто співробітниками, які виступили у ролі кур'єра у конкретній разі, «що надходить поштою, факсом, телеграфом чи шляхом, мусить братися і оброблятися спеціально виділеним посадовою особою: секретарем фірми, працівником служби документационного забезпечення (канцелярії, загального відділу і др.).

Незалежно від адресата кореспонденція у створенні повинна передаватися цій особі. Йому повинні передаватися і документи, одержаних співробітниками організації її межами (в відрядженнях, на нарадах) задля забезпечення повноцінної інформаційнопошукової системи та учета.

Замовна кореспонденція також передається для експедиційної обробки. За необхідності співробітник, приймає інформацію, розписується в розносної книзі, журналі чи квитанції у прийомі документів і відзначає дату їх отримання. Коли конверті є написи «Терміново», «Вручити негайно» та інші, відзначається, як й у документах, отриманих по дротового зв’язку, точний час їх получения.

Краще централізована експедиція, у якій обробляється вся кореспонденція, це дозволяє підняти продуктивності праці, точніше визначити необхідні штати, краще поставити облік документів. У час за наявності чергових працівників експедиційна обробка вступників документів повинна укладати їх обязанности.

З отриманням кореспонденції насамперед має бути перевірено правильність її доставки і цілісність упаковки. Помилково доставлена кореспонденція працівниками експедиції без затримки мусить бути відправлено адресата. При пошкодженій упаковці особливо ретельно перевіряється повнота надісланих матеріалів, механічні ушкодження. За необхідності документам слід докласти перелік виявлених дефектів. У особливо серйозних випадках ушкодження чи одержання неповних комплектів документів співробітником, який виконує прийом кореспонденції, складається акт, який приєднується до документів разом із ними передається щодо його затвердження і рішення за фактом, але у будь-якому разі інцидент ні викликати припинення чи уповільнення обробки вступників документів. Особливо це при некомплекте документів на машинних носителях.

Не розкривається в експедиції і передається адресата кореспонденція, має гриф «Особисто», документи на машинних носіях, і навіть адресована громадським организациям.

У кореспонденції обов’язково зберігаються конверти в випадках, якщо:. дата поштового штемпелі необхідна провісниками дати відправки одержання документа (документи, представлені до конкурсу, арбітражні, позовні інші документи);. кореспонденція особистої вдачі, але в конверті (упаковці) відсутня позначка «особисто »;. на документі взагалі немає дата його створення;. дата документа чи дата його з погляду особливостей роботи, чи сформована практика істотно відмінні від дати отримання документа;. адресу відправника можна встановити лише за допомогою конверта.

У разі, якщо документи передаються в руки керівництва, повинно бути повернуті секретарю для реєстрацію ЗМІ й наступної передачі їх исполнителям.

Обробка документів повинна, зазвичай, проводитися протягом доби із вступу в организацию.

Усі передачі зареєстрованих документів від однієї виконавця іншому мають бути зафіксовані в учетно-регистрационных формах. Порядок передачі цієї інформації мають встановлювати керівництвом організації. .

Від моменту надходження до виконавця до роботи документ має перебувати у його робочому досьє (папці). На зберігання «до справи «документ і всі які стосуються нього матеріали повинні спрямовуватися тоді, коли робота над документом завершено цілком і співробітник вважали його исполненным.

При передачі документа керівнику на підпис нього слід докладати матеріали, виходячи з що їх готовился.

На усіх отриманих документах проставляється реєстраційний штамп, до складу якого порядковий номер надходження, дату надходження, і, при необхідності, кількість аркушів. Реєстраційні відомості оформляються арабськими цифрами першою аркуші документа, у правому нижньому розі. Нумерацію листів, телеграм, факсограмм ведуть у межах року, телеграм, при великому їх кількості, — протягом месяца.

Для зручності і точності нумерації кореспонденції застосовують нумерационные бланки чи «шахматки», викреслюючи їх використані номери. Нумерационные бланки ведуть окремо для вхідних, вихідних й окремі частини внутрішніх документов.

Якщо кореспонденція не розкривається, то реєстраційний штамп ставиться на конвертах і упаковці пакетів. З отриманням документів з супровідним листом доцільна перестановка реєстраційних штампів на листі й його дублювання першою аркуші приложения.

На документах, які підлягають централізованого зберігання в службі документационного забезпечення управління, ставиться додаткова позначка (можливо штампом): «Підлягає поверненню до служби ДОП». Оцінку ставлять на першому аркуші документа у верхній правом чи нижньому лівому кутку документа по розсуду организации.

Якщо він є повторним, то, при його отриманні встановлюється по інформаційно-пошукової системі місцезнаходження раніше надісланого документа у питанні і поступившем документі робиться відповідна позначка. Зручніше при цьому також можуть використовувати правий верхній чи лівий нижній кут першого аркуша документа.

За відсутності штампів рукою ставиться підпис співробітника, обробного кореспонденцію, валовий номер надходження, і дата получения.

Експедиційна обробка вступників документів повинні проводити за день їхнє надходження чи перший робочого дня на час вступу кореспонденції в неробочі дни,.

Доцільно встановити єдиний порядок, за яким все документи, зокрема й оприлюднювати отримані співробітниками за пошті, обов’язково відбувалися б експедиційну обробку та регистрацию.

При реєстрації підписаних документів будуть перевіряти: правильність їх оформлення, відповідність підписи особи, вказаної у документі, ідентичність копій оригіналом. Не підписані копії посвідчуються співробітником, реєструючим документи. На копії документу з грифом обмеження доступу робиться позначка про знищення чернетки, варіантів (і копіювальної папери) із зазначенням дати й підписи посадового лица.

Документи, підлягають відправлення, повинні оброблятися щодня їх надходження у делопроизводственную службу.

Для визначення умовного обсягу оброблюваної документної інформації, завантаження співробітників, планування заходів із вдосконаленню діловодства, визначення технологічної оснащеності процесів роботи з документами і політичного аналізу інших аспектів, складання Табеля документів обов’язковий підрахунок числа документів (та його копій), отриманих та створених організацією за обраний тимчасової період, зазвичай протягом року. Результати доводяться до керівництва у яка встановлюється останнім формі і з заданої периодичностью.

Попереднє розгляд документів мають у службі документационного обеспечения.

Наступний етап проходження що у організацію документів мають у більшою мірою залежить від усієї постановки документационного забезпечення. Основне його значення — оперативне отримання документів виконавцями й формування повноцінного научно-справочного аппарата.

Значним резервом і скоротити терміни і інстанцій проходження документів є встановлений ГСДОУ розгляд документів мають у службі документационного забезпечення і розподілу в цій стадії документів на потоки — для обов’язкового розгляду керівниками організації у відповідність до розподілом обов’язків; і навіть щоб їх відразу в структурні підрозділи розміщуються виконавцям як і потребують резолюції руководства.

Попереднє розгляд доручається самому досвідченому співробітнику служби документационного забезпечення управління, який знає структуру організації та посадові обов’язки співробітників. Ефективний допомогу в попередньому розгляді надає розробка серії довідкових матеріалів: зразкового переліку документів, потребують обов’язкового розгляду керівництвом; переліку посадових осіб та його обов’язків; технологічні графічні схеми послідовності експедиційної оброблення і розподілу різних вступників документів і майже т.д.

Оцінюючи надходження документа враховується: важливість його змісту; складність і новизна поставлених питань; авторство, тобто. громадське положення особи, автора документа, місце установи-відправника у структурі управління, роль громадської організації у життя суспільства; реальна терміновість виконання документа; вид документа: закон, розпорядження, лист, звіт тощо. буд. У зв’язку з нечітким поділом функцій між окремими органами представницької влади й управління, порушенням сформованих правил ведення листування й на інших причин значну частина кореспонденції можуть становити документи з питань, не які входять у компетенцію їх одержувача. На стадії попереднього розгляду ці документи відбираються і типовим супровідним листом направляються по назначению.

Після встановлення компетенції і відповідальності гілок, необхідні рішення поставлених у документі питань, відбираються такі, до розгляду яких і було визначенню порядку їхнього виконання слід залучити керівництво організації. Керівництву, зазвичай, направляються документи, отримані з адміністрації президента, урядових органів, органів представницької і владі, документи вищих управлінських організацій, скарги до дій підлеглих посадових лиц.

Зблизька документів керівником доцільно дотримуватися низки рекомендацій, дозволяють прискорити обробку документів, уникнути збоїв, втрат, створити умови для їхнього своєчасного і відповідального исполнения.

Керівник ні затримувати документи, а тим паче залишати їх в себе невизначений термін. Документи має розглянути щодня надходження енергоносіїв і того ж дня, як виняток наступного року, возвращены.

Вступати до і повертатися після розгляду документи мають у суворо обумовлене время.

За необхідності використання документа у майбутньому керівникові з його завданням можуть виготовлятися копії розглянутих ним документів, проте прагнення до створення «архіву» що пропливали керівника документів свідчить про його недовіру на роботу служби документационного обеспечения.

Керівник, зазвичай, ні приймати особисто документи від відвідувачів, підлеглих, представники інших організацій. У кожному разі документи мають бути передані їхнього експедиційної оброблення і регистрации.

Служба документационного забезпечення мусить бути повідомили: кому документ визначено виконання і який рішення керівником прийняв остаточно і зафіксовано у резолюції. До того ж й у наступного інформування зацікавлених організацій з їхньої запитам про перебіг виконання документов.

Для інформування про практичний зміст резолюцій керівника документи передаються її секретареві з реєстраційними картками, у яких секретар переносить резолюцію. Такий спосіб дозволяє скоротити час доведення документа до музиканта, і не «втратити» його за обработке.

У установах, де документи розглядаються кількома керівниками, а служба документационного забезпечення мусить бути проінформована про місцезнаходження кожного документа. доцільно використовувати таку технологию.

Секретарі керівників щодня у міру надходження до них документів з резолюцією керівника заповнюють спеціальну інформаційну карту (лист, екранний формат), у якому вносять інформацію про номері і дати документа, змісті резолюції, терміні виконання й виконавця (підрозділі), якому спрямований документ. Наприкінці робочого дня інформаційні листи секретарів всіх керівників вступають у службу документационного забезпечення і підставі доповнюються відомості в інформаційно-пошукової системі організації. Така технологія в діловодної практиці отримав назву «переметка».

Після запровадження інформаційно-пошукову систему зведенні про які поступили документах, тобто. реєстрації, документи передаються виконавцям. За наявності кількох виконавців документ передається що відповідає виконавцю, а за відсутності такого — долю першому з складу виконавців. Необхідність розмноження документа щодо його виконання й кількість копій визначається обличчям, організуючим исполнение.

При впровадженні автоматизованої системи реєстрації документів і майже автоматизації робочих місць у технорабочем проекті системи може бути обговорено спосіб передачі виконавцю: через комп’ютерну мережу чи сам виконуваний документ.

Обробка вступників документів можна вважати задовільною, якщо документ надходить виконання протягом дня чи наступного дня після отримання організацією. Обробка телеграфних і телефонних повідомлень (телеграм і телефонограм), які потребують виходячи з їхньої змісту термінового виконання, здійснюється разом із іншої кореспонденцією. За необхідності термінового виконання надходження документа гаданого виконавця доцільно ознайомити з змістом до проходження документом всіх стадій обработки.

Організація раціонального руху документів всередині организации.

Нині у зв’язку з майже повсюдної ліквідацією внутрішньої кур'єрського зв’язку документи передаються вже з підрозділу інше секретарями керівників, рідше — через службу документационного забезпечення (канцелярію) чи самими співробітниками, але з обов’язкової передачею до служби документационного забезпечення даних про місцезнаходження документа. У обох випадках в інформаційно-пошукову систему (реєстраційну форму чи автоматизовану базі даних) мали бути зацікавленими внесено зміни із зазначенням дати їх внесения.

З метою оптимізації документопотоков доцільно також знайти єдиний порядок передачі документів в обробці — через обличчя, відповідальне за документационное забезпечення в структурному подразделении.

Ознайомлення низки посадових на осіб із одним примірником документа слід доручати спеціально наголошеного співробітнику, і якщо це можна — скласти графік термінів і послідовності проходження документа у створенні. Цей графік може бути прийнятий керівником служби документационного забезпечення за узгодженням із керівником організації, як типовой.

Той самий типовий графік може бути розроблений ознайомлення з поточної інформацією замість підготовки й поширення у організації різноманітних типових запрошень на зборів, засідання та інші мероприятия.

Значна частина документообігу організації становлять різного роду проекти документів, потребують узгодження, підписання чи затвердження. Хоча усі цих етапів оформлення документів би мало бути закріплені в табелі, здійснюються вони, зазвичай, співробітниками підрозділи, який документ, а служба документационного забезпечення лише контролює строки й правильність (повноту) їх оформления.

Для оптимізації та скорочення документопотоков доцільна розробка технологічних інструкцій (схем), яких у наочної графічної формі визначено послідовність підготовки проектів найпоширеніших документів, узгодження, підписання і затвердження. На схемах можуть указуватися альтернативні рішення, місцезнаходження конкретних посадових осіб і навіть годинник прийому у цій вопросу.

Проектування раціональної системи документообігу полягає в положеннях, вироблених практикою діловодства і з наукового організації праці [9], наприклад:. виняток чи крайнє обмеження поворотного руху документів;. однократность перебування документа щодо одного структурному підрозділі або в одного виконавця;. перебування документа у тому чи іншого інстанції має зумовлюватися лише необхідність її обробки;. різні операції повинні виконуватися паралельно для скорочення часу руху документів і майже підвищення оперативності їхнього виконання;. учетно-информационные інформацію про ході руху, і виконання документів, результати контролю та інші відомості слід передавати їх у службу документационного забезпечення з допомогою реєстраційних карток, бездокументными способами, що виключають ще одне рух самих документів;. мають бути передбачені всіх можливих варіанти руху документов.

Схеми руху документів мають передбачати і можливі варіанти руху документів, наприклад:. коли документ від керівника надходить безпосередньо виконавцю, минаючи й інші інстанції;. передача поштових відправленні, мають позначку «особисто », безпосередньо зі служби діловодства адресата, минаючи все інстанції, і етапи обработки.

Обробка виконаних і що надійшли документов.

Цей етап також краще централізувати у єдиній експедиції организации.

Для відправки мають приймати лише цілком оформлені, підписані і зареєстровані документи у кількості примірників, які забезпечують підшивку обов’язкового примірника до справи і відправку за всі зазначеним адресами рассылки.

При здачі документа на відправлення чи виконаного документа виконавець зобов’язаний вказати, у який справа відповідно до номенклатурі справ він може бути помещен.

Під час прийому про відправлення документа-відповіді має бути перевірено повернення для підшивки до справи разом із копією ініціативного документа.

Недооформлені, неправильно оформлені і некомплектные документи службою документационного забезпечення мають повернути виконавцю. Термін виконання має бути продовжений тимчасово доопрацювання документи й відбивати остаточну передачу документа на відправлення для експедиційної обработки.

Експедиційна обробка що надійшли документів включає у собі сортування, упаковку, оформлення поштового відправлення і здачу у відділення зв’язку. Вона ввозяться відповідність до діючими поштовими правилами і має проводитися той самий день або пізніше наступного дня.

Відправлення документів на машинних носіях, посилок і бандеролей повинна перевірятися в упаковці, відповідної технічним вимогам, і схоронності носіїв і записаній ними інформації. Відповідальність за упаковку документів мусиш заподіювати творець документа разом з службою документационного забезпечення. Обов’язкова супровідна документація до документам на машинних носіях, посилкам і бандеролям проходить експедиційну обробку загальних основаниях.

Виконання документов.

При налагодженні системи документообігу організації, чіткого і відповідального виконання документів найважливішої частиною є документообіг на робочих місць співробітників, тобто. роботу з документами їх безпосередніх исполнителей.

Виконавець отримує документи у день реєстрації (чи наступний день) відповідно до зазначенням керівника структурного підрозділи, з урахуванням функціональних обов’язків, кваліфікації, і рівномірної завантаження всіх виконавців. Тому категорично не рекомендується передавати документи виконавцям без відома керівника структурного подразделения.

Контролю підлягають всі документи, потребують виконання. Контроль виконання включає: — постановку документів для контролювання; — перевірку своєчасності доведення документа до виконавця; — попередню перевірку і регулювання ходу виконання; — облік і узагальнення результатів контролю виконання документов.

Контроль, зазвичай, ведеться двома рівнях: формалізований контроль своєчасності виконання документів, і навіть контроль, до складу якого аналіз суті й повноти виконання. Якщо контроль першого рівня здійснює лише делопроизводственная служба, то контроль другого рівня входить у посадові обов’язки як керівників всіх рангів, а й спеціального контрольного подразделения.

Контроль має здійснюватися шляхом регулярного отслаивания контрольного масиву (журналу, картотеки, файла) і нагадування виконавцям наближення чи наступі терміну исполнения.

У організації потрібно складати перелік документів, які підлягають контролю виконання, як самостійного документа або у вигляді додаткової графи в Табелі документів. До складу документів, які підлягають обов’язковому контролю, поруч із документами директивних і вищих органів, власними розпорядчими документами слід залучити все документи, специфічні в організацію і мають конкретні форми і продовжити терміни исполнения.

Термін виконання вхідних документів обчислюється з їх надходження у організацію, а створюваних — з доведення до виконавців, якщо, звісно, не обговорено інший срок.

Термін виконання може продовжити лише організація чи посадова обличчя, його встановило (чи вищестояще руководство).

При встановленні термінів виконання необхідно використовувати типові терміни, встановлені для конкретних документів законодавчо, наприклад, відповідно до ГСДОУ:. акт про наявність недоліків (рекламація) — складання пізніше 10 днів після одержання продукції;. скарги на неправильні дії чи розпорядження фінорганів — розгляд пізніше 5-дневного терміну від часу надходження;. листи установ і закупівельних організацій — до зазначеного у яких терміну або звільнити протягом 10 днів;. протокол розбіжностей — впорядкування і напрям контрагенту в 10-денний термін, розгляд контрагентом в 20-денний термін;. телеграми, потребують термінового рішення, — до 2 днів, інші — протягом десяти дней.

Перевірка ходу виконання має здійснюватися у порядку:. завдання наступних років — не менше рази на рік;. завдання наступних місяців цього року — не менше рази на місяць;. завдання поточного місяці — кожні 10 днів і поза 5 днів до закінчення срока [22, "https://referaty.net.ua"].

Зняти документи з контролю може чи посадова особа, встановило контроль, або відповідальний виконавець після фактичного виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим конкретних особах і організаціям чи іншого документованого підтвердження виконання. На документі у своїй мусить бути проставлено позначка, підписана обличчям, які б исполнение.

За позитивного рішення оперативних питань стосовно телефону чи особисто на виконаному документі та в регистрационно-контрольной формі виконавець робить оцінку, що містить довідку про исполнении.

Якщо виконання документується, виконавець готує проект відповідного документа. Під час підготовки проекту виконавець має враховувати зміст раніше виданих поданої питання документів і майже діючих нормативних актов.

Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до діючими державними стандартами, виконавець погоджує з керівником, зацікавленими структурними підрозділами і организациями.

Після узгодження проект документа передається на підписання (твердження). Підписаний документ виконавець передає на реєстрацію й отправку.

По номенклатурі справ виконавець визначає номер справи, у якому має бути спрямований документ, і проставляє оцінку про повернення до справи на примірнику документа, що містить позначки про узгодження. Якщо він є, то документ-запрос направляють у справа разом із відповідним документом.

На документ, котрий розсилається більш ніж чотири адреси, виконавець готує список на розсилку, визначає тираж і після реєстрації документа організує його размножение.

Що стосується відрядження, догляду у відпустку, хвороби, звільнення виконавця закріплені його документи з вказівкою керівника структурного підрозділи передаються іншим виконавцям з обов’язковим зазначенням їхні прізвища у регистрационно-контрольных формах.

Якщо виконання документа доручено кільком особам, відповідальний виконавець, зазначений котра першою пункті розпорядницького документа чи резолюції, проти неї скликання інших исполнителей.

Усі виконавці однаково відповідальні за вчасна й якісне виконання документи й уявлення що відповідає виконавцю в встановлені ним терміни необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, сведений).

Якщо виконуваний документ може бути одночасно надано в розпорядження всіх виконавців, їм направляються екземпляри регистрационноконтрольної картки документа для попереднього повідомлення про завданні чи отриманому поручении.

У результаті виконання документа виконавець проти неї пропонувати зміна терміну виконання, якщо відсутні реальні умови виконання завдання, робити позначки на документі про час вступу до виконавцю, про дати проміжного виконання (телефонних і письмових запитах), дату і результаті остаточного исполнения.

Виконавець має у розпорядженні чи мусить бути надано можливість користуватися державними стандартами на документацію, загальносоюзними класифікаторами техніко-економічній інформації, номенклатурою справ, інструкцією з діловодства, відомчим телефонним довідником, і навіть засобами оргтехніки: ложементами для паперів, засобами створення документів (від олівця до комп’ютера), множної технікою і т.д.

Виконавець заводить для документів теки з написами «терміново», «на виконання», «на доповідь (підпис)», «про відправлення» з указівкою свого прізвища, ініціалів, номери телефону. За необхідності в папці «на виконання» робляться прокладки із визначенням термінів виконання й найменувань груп документов.

З використанням видеотерминальных пристроїв виконавець в встановлених термінів отримує призначену інформацію і каже в базі даних необхідні дані. Виконавець відповідає за повноту, своєчасність і достовірність сообщаемой информации.

Аналіз структури документооборота.

Порядок руху документів, до їхнього складу вторинні у певній організації з відношення до її цілям й завданням, внутрішньої структурі та розподілу обов’язків серед сотрудников.

Але це означає, організація документообігу не піддається самостійного регулювання і нормуванню. ГСДОУ рекомендує закріплювати порядок проходження документів всередині організації у спеціальних технологічних схемах, розробкою яких займаються служби документационного забезпечення управління. У цих схемах мусять знайти відбиток все етапи і пункти проходження документної інформації, терміни обробітку грунту і виконання документов.

Розбивка системи документообігу на конкретні технологи" чіткі операції може здійснювати аж з урахуванням аналізу структури документообігу. Природно, що саме структурування повинен мати прикладне прагматичного значення, лише у цьому випадку він може отримати реальне применение.

Оскільки цінність документної інформації існує лише у зв’язки Польщі з конкретної метою, реалізованої процесі управління, то інформацію, існуючу як така і відчутно допомагає на прийняті рішення, з погляду процесів управління слід зарахувати до інформаційному галасу. Рівень інформаційного галасу зчинив на системи управління у що свідчить пояснюється непродуманим розподілом документів серед споживачів і інформаційного змісту, нерациональностью визначення етапів проходження документної інформації. Це своє чергу. значно збільшує щільність інформаційних потоків і невиправданий зростання документообігу в целом.

При організації раціональної системи документационного забезпечення у ролі об'єкта дослідження так можна трактувати окремий документ, документопоток, документационный технологічний процесс.

Раніше була досить докладно розглянута загальна технологія обробки яка входить кореспонденції. У процесі обробки були вичленовані групи документів, насамперед із напрямам документопотоков:. документи, підлягають передачі конкретним співробітникам;. документи, підлягають передачі в руки керівництва організації з метою визначення складу виконавців, термінів й правничого характеру исполнения.

Але основним об'єктом дослідження та вдосконалення в процесі управління документацією є документопоток[14]. Основними керованими параметрами документопотока є:. зміст чи функціональна приналежність;. структура потоку;. напрям потоку та її объем.

Зміст документопотока характеризується складом документів, назв, і складом інформації, закріплене у цих документах.

Структура потоку описується ознаками, відповідно до якими можна здійснити класифікація документів та їхні індексація, побудована система научно-справочного апарату у документах організації. У значною мірою структура документопотоков відповідає функціональноцільовим призначенням складових його документов.

Режим документопотока визначається зміною у часі його інформаційної навантаження. Такі зміни зазвичай пов’язані з циклічністю планування і підбиття підсумків роботи, сезонним зменшенням ділової, політичної й управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи организации.

Напрям документопотока залежить від змісту конкретного технологічного ланки обробки документів: реєстровані і нерегистрируемые документи, документи, якими здійснюється і здійснюється службою документационного забезпечення контроль виконання й т.д. На напрям документопотока впливає також спосіб оцінки й посвідчення складових цей потік документів: узгодження, твердження, ознайомлення і др.

Обсяг документопотока вимірюється фізичним кількістю документів (оригіналів і копій), що може бути конкретизований чи доповнений обсягом котра міститься в документах інформації, що у аркушах, знаках, кількості доручень, виконавців, і т.д.

Вирішальними з організацією документопотоков є їхньою структура, режим і собі напрямок руху. Зовнішні стосовно організації, або інший управлінської структурі потоки документів зливаються у єдиний у пункті їх експедиційної обробітку грунту і реєстрації, потім розпадаються знову, розходячись по виконавцям, По функционально-целевому призначенню переважно це інформаційні документи про стан об'єктів управління, документація планова, распорядительная, фінансова. Безумовно, склад яка входить документації значно строкатіше, її точний склад залежить від специфіки діяльності конкретної управлінської структуры.

Звітна, распорядительная, довідково-інформаційна і фінансова документація, зливаючись зі специфічною документацією, утворює потік вихідних документів суб'єкта управления.

До чинників, що характеризує режим руху документів, ставляться обсяг документопотока в фізичних величинах, пропускну здатність різних каналів зв’язку, коштів створення і тиражування документів, допустима (нормативна) завантаження співробітників, обробних інформацію, і її кінцевих потребителей.

Імовірнісний характер надходження документів мають у організацію робить необхідним і можливим виділити загалом документообігу потоки періодичної (постійної) і несистематизированной (перемінної) документации.

Необхідність такої розподілу викликана тим, що потік періодичної документної інформації має, зазвичай, стійке зміст, внутрішню структуру, обсяг протягом певного періоду. Документи цього потоку (планова, фінансова, статистична тощо.) рухаються в організаціях по суворо певним напрямам, і за чітке визначення кордонів цього потоку їх доведення до виконавців можна проводити без участі керівництва. Практична реалізація цього положення знайшла відбиток й складання списків нерегистрируемых централізовано в службі документационного забезпечення груп документів. До їх складу зазвичай включають:. поздоровчі листи і телеграми; запрошення; кореспонденцію із позначкою «особисто»;. документи первинного бухгалтерського обліку (банківські рахунки. фондові сповіщення, прейскуранти, кредитні довідки тощо. буд.);. документи первинного матеріального обліку (накладні, наряди, заявки, копії платіжних вимог, і т. буд.);. документи первинного статистичного облік і звітність (і відповідності з унифицированными системами документації);. документи з кадровим питань, і підвищенню кваліфікації (постанови про накладення довідок, пояснювальні записки плани, програми розвитку й т. буд.);. документи та інші матеріали з приводу питанням технічної інформації, торгівлі (періодичних видань, рекламні матеріали. плакати, виставкові буклети тощо. буд.);. документи, які у адресу громадських организаций.

Наявність у системі документообігу перемінної частини визначає специфіку адресності руху документів і майже режими їх опрацювання. Саме з цією метою частина вступників документів іде в руки керівництва та доповнюється резолюція 1, що містить в обов’язковому порядку відсутню інформацію про адреси виконавців, і, зазвичай, режимі исполнения.

Тому витрати керівників в руки поступающем кореспонденції визначаються, перш всього часткою перемінної частини, а чи не його особистим стилем роботи. Можливості зменшення навантаження керівників в обробці кореспонденції лежать у галузі аналізу складу цієї кореспонденції, визначення рівня її періодичності і в цій основі складу постійної частини вхідного і вихідного документопотоков. Так, для постійної частини вихідного документопотока доцільно широке делегування повноважень підписання документів, таке делегування не обмежена законодавством й у компетенції керівника организации.

Постійний документопоток вважатимуться упорядкованим, тоді як системі управління визначено склад парламенту й обсяг складових його документів і майже які у них відомостей, встановлено раціональні схеми їх руху. На державному та галузевому рівні завдання упорядкування постійних документопотоков вирішуються шляхом розробки й упровадження загальноросійських і галузевих уніфікованих систем документації (УСД), встановлення раціональної періодичності чи термінів надання документів постійним кореспондентам, зафіксованим в системах управления.

У організаціях з урахуванням діючих УСД, власного досвіду і сформована практика доцільно також проведення робіт із раціоналізації документопотоков. Оскільки документопотоки — це відбиток виробничих, управлінських завдань і ситуацій, досліджувати потоки документів можна лише комплексі з визначенням забезпечення і особливостей діяльності суб'єктів та управління, виявленням системи прийняття рішень на досліджуваних об'єктах і фіксацією повного складу інформаційного забезпечення цих рішень, вичленовуванням його частини, який забезпечується циркулюючими у створенні документами.

Основні мети дослідження документопотоков організацій: підвищення ефективності управлінської діяльності; прискорення руху документів мають у організації; зменшення трудомісткості обробки документів, Найбільш ефективними сучасними методами вдосконалення потоків документів мають у час є: створення державних, локальних систем і ланцюжків уніфікованих документів; уніфікація текстів документів; побудова ефективних інформаційно-пошукових систем; регламентування документообразования і проходження документів; запровадження комп’ютерних технологій обробки информации.

Для аналізу та фіксації руху документів досить простою й наочним засобом є складання графічних оперограмм і табличных маршрутно-технологических карт, у яких поетапно відбиваються операції, проведені над документами, їх виконавці, порядок виконання операций.

Особливістю аналізу документопотоков є включення до дослідження як самих процесів обробки документів, а й попередніх їм етапів формування змісту проектів документів і майже надання цих проектів юридичної сили документів. Маршрутнотехнологічна карта підготовки ініціативного листи з повідомленням про проведенні конференції для 100 адресатів двома аркушах наводиться нижче (табл. 8.2).

Крім оперограмм і маршрутно-технологических карт для наочного уявлення, швидкого вивчення порядку упорядкування та обробки окремих документів, і навіть навчання цьому знову прийнятого персоналу з мінімальними витратами можна використовувати та інші методи наочного подання: технологічні ланцюжка, графіки, схеми, документограммы. За підсумками побудови документограмм, наприклад, визначається кількість документів мають у структурному підрозділі організації, склад виконавців, порядок руху документів, трудомісткість їх обработки.

За більш складних методах обробки зібраних відомостей, генерування нових ідей, проектування банку даних аналіз проводиться за допомогою побудови інформаційних моделей. Складені тим чи іншим методом моделі організації документообігу може мати самостійного значення і дружина мають бути затверджені як тих нормативних документів організації. Проте за практиці з зручності користування, традицій, моделі організації документообігу входять у інструкції по делопроизводству.

Результати аналітичної роботи з вивчення, регулювання і оптимізації документообігу є підвалинами підготовки розділу про етапах забезпечення і обробки внутрішніх та вихідних документів. По якості підготовки цих розділів можна будувати висновки про науково-методичному потенціалі діючу пенсійну систему організації служби документационного забезпечення і культурі праці керівництва та сотрудников.

Методи обліку, і скорочення документообігу. Облік кількості і якості документів организации.

Підрахунок обсягу документообігу можна проводити як загалом по галузі народного господарства, і у окремих ланках управління: виробничому об'єднанні, окремої організації, структурному підрозділі чи службе.

Службою документационного забезпечення організацій, зазвичай, щороку проводять облік кількості документів. Результати обліку мають бути основою визначення штатної чисельності самої служби, планування, придбання технічних засобів обробки документів. Аналіз документообігу може показати загальну напруженість праці співробітників, динаміку цієї напруженості протягом року й іншу цікаву для статистику.

Щоб цю роботу приносила справжню віддачу, її треба покласти основою планування різних заходів із вдосконаленню документационного забезпечення і прогнозування ефективності проведення цих заходів. Такий їхній підхід визначає деяке ускладнення параметрів, щодо яких можливий облік кількості документів, і методику проведення підрахунку залежить від мети клієнта, але не дає, в кінцевому підсумку, можливість багаторазового підбиття підсумків з кожного з параметров.

Кількість розмножених документів та їхні тиражі служать основними вихідними даними щодо оптимальної технічної оснащеності і технології роботи копіювально-розмножувальною службы.

Обсяги виконуваних машинописних робіт, за порівнянні з типовими нормами часу на машинописні роботи дозволяють визначити необхідне кількість технічного персонала.

Показники кількості документів різних термінів зберігання дозволяють точніше прогнозувати роботу відомчого архіву, необхідність, і доцільність проведення робіт з мікрофільмування документов.

Обсяг документообігу — основне засіб визначення реальних потреб у організаційної та обчислювальної техніки, вибору найбільш ефективну систему реєстрації документів і майже побудови довідкового аппарата.

Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що у місці обліку за обраний час; наприклад, кількість документів, отриманих та створених плановим відділом із 1 по 30 апреля[9]. За одиницю підрахунку приймається як сам документ (оригінал), і кожна його копія (тираж розмноження). Для спрощення підрахунку рекомендується документ, розмножений удесятеро примірниках, враховувати як десять документов.

Якісний, всебічний, кваліфікований підрахунок і аналіз документообігу в організаціях слід проводити раз на рік спеціально виділеної групою співробітників під керівництвом служби документації. Підрахунок і аналіз документообігу обов’язковий під час складання табеля документів організації. У цьому:. підрахунок кількості документів виробляється у місцях, їх реєстрації по реєстраційним формам;. нерегистрируемые документи підраховуються при полистном перегляді у місцях їх збереження;. кількість створюваних машинописних копій визначається за часописами реєстрації машинописних робіт у машбюро і шляхом опитування співробітників у структурних підрозділах при децентралізації машинописних робіт;. підрахунок накладів документів може здійснюватися за часописами реєстрації замовлень чи замовлень на копировально-множительные роботи;. тоді як організації застосовуються уніфіковані форми та складуть табель документів, куди включені і тиражі бланків, то цьому випадку дані табеля використовуються під час підрахунку кількості створюваних документів і майже доповнюються показниками загального тиражу їх розмноження. Одночасно уточнюється правильність встановлення табелі тиражу бланків і той реальний витрата папери цей самий період;. самостійно враховуються пропозиції, заяви й касаційної скарги громадян; самостійно, за обліковими картках і журналам, слід враховувати документи на машинних носіях, документи на мікрофільмах на правах оригіналів, обсяг научно-справочного апарату служби документационного обеспечения.

Облік кількості документів організації у відповідність до обраної методикою можна проводити одноразово, періодично, але з менше разу ніяк під керівництвом країни та з участю служби документационного забезпечення. Результати виконаної роботи узагальнюються із заздалегідь певним показниками і надаються керівництву організації. При цьому варто підготувати і щодо вдосконаленню роботи з документами і його технічному обеспечению.

Включення під час підрахунку кількості документів значеннєвих показників дасть відомості для аналізу ефективності роботи всієї організації та її відносин із корреспондентами[9], наприклад:. кількість супровідних документів, не несучих значеннєвий навантаження;. кількість документів, надісланих до відома «про всяк випадок»;. кількість повторних звернень з того самого питання тощо. Так, вибірковий протягом року облік кількості документів повідомить про ритмічності роботи лише служби документационного забезпечення управління, а й, певною мірою, всієї организации.

Підрахунок документообігу доцільно, особливо в великих обсягах документів, проводити роздільно в кожному структурному підрозділу, а всередині підрозділів — про системи (групам) документації як общеуправленческим, і специфічним для цієї організації (галузі). Результати проведених підрахунків повинні суммироваться те щоб виключити повторний облік однієї й тієї ж документа. Вибір конкретної методики підрахунку документообігу, дисконтних і видача торговельних форм повинен виходити із цілей вивчення цього вопроса.

Для зручності наступного аналізу та багатостороннього узагальнення отриманих результатів найефективнішим є запис на спеціальних картках формату А5, аркушах формату А4 чи й екранні таблиці кількох характеристик документів, таких, наприклад, як збільшується кількість листів на документах, тираж, термін зберігання, ініціативний документ чи у відповідь запит, демій, уточнених під час виборів конкретної методики проведення підрахунку документообігу. У першій графі облікової форми щоб одержати більш повних характеристик структури документообігу доцільно вказати найменування (можна скорочені) чи номінали документів (і коди по ОКУД), наприклад протоколи засідань дирекції, накази про переміщеннях співробітників, доповідних записок тощо. Для заповнення цих показників слід використовувати табель документів організації, Наприкінці кожної облікової форми слід передбачити можливість підбиття підсумкових даних із кожному показнику. Залежно кількості документів кожне структурне підрозділ то, можливо заповнена одна чи кілька таких форм.

У разі, тоді як одному структурному підрозділі функціонують документи, які стосуються кільком системам чи різним специфічним групам документації, кожну їх доцільно складати самостійну форму. Надалі відомості може бути згруповані по будь-якій з відображених у них признаков.

Зафіксовані результати підрахунку документообігу може бути використовуватимуться проведення як кількісного, і якісного аналізу документів структурних підрозділів, і організації у целом.

При підрахунку загальної кількості документів можливо застосування усереднених показників враховуючи єдиний, найбільш употребимый в організації демій, наприклад формат А4, і навіть, з конкретної практики, на єдиний листаж документів, наприклад, у 3—5 листов.

Підсумкові дані підрахунку документообігу можуть представлятися в графічної формі. У графічної формі для наочності доцільно показувати динаміку зміни кількості створюваних (одержуваних) організацією документів мають у протягом, наприклад, роки або банку зіставлення цих даних протягом кількох лет.

Для визначення завантаженості структурних підрозділів роботою з документами доцільно складання підсумкових таблиць, у яких підсумкові дані згруповані за ознаками, виділеним відповідно до конкретними цілями проведення аналізу. Наприклад про системи документів, які у роботі; за адресами розсилки (в підвідомчі і вищі органи управління); по кореспондентам тощо. д.

Упорядкування підсумкових діаграм і таблиць дозволяє чіткіше розподілити обов’язки, пов’язані з опрацюванням і створенням документів, між структурними підрозділами й між співробітниками у межах самого структурного подразделения.

Скорочення обсягу документооборота.

Документообіг чи рух, проходження документа між його упорядниками і споживачами — невід'ємний елемент документационного забезпечення будь-який системи управління галузі до окремого установи. Документообіг можна як «функціонування», «діяльність» форм документів, перенесення і доставку інформацією потрібний пункт й у встановлений время.

Рух документів завжди відбиває організаційну структуру апарату управління і розподіл обов’язків між його складовими частинами. Тому вдосконалення документообігу в значною мірою пов’язані з удосконаленням самої структури управління не може розглядатися изолированно.

Існують об'єктивні чинники, прямо що впливають зростання кількості документів — створення нових установ, організацій та підприємств, розширення виробничих та торгових зв’язків, збільшення випуску продукции.

Проблема зростання кількості документів, створюваних у різноманітних галузях людської діяльності, зокрема у сфері управління, надзвичайно актуальна на цей время[12]. Вибух «документаційною активності» суспільства посідає 1960;1970 рр.; саме у роки відзначається також зростання інформаційних видань, наукових публікацій, і інших напрямів друкованої продукції. Зростання документації пов’язані з цілим комплексом причин. Це зростання наукових кадрів, зростання народонаселення і підвищення його політичної й творчу активність, розвиток народного господарства та інші об'єктивні чинники, що призводять до підвищення документопотоков.

Інша домінуюча причина зростання кількості що циркулювала у апараті управління документації — впровадження технічних засобів в управлінський працю: в 60-х рр. — множної техніки, і з 70-х рр. — электронно-вычислительной[14]. Спокуслива можливість легкого тиражування, та був і шляхом створення документів дала свої плоди — обсяг документації і витрати папери різко увеличился.

Наступна об'єктивна причина залежить від властивості документації при використанні зростати, а чи не скорочуватися, як це властиво матеріальнотехнічним ресурсів. Чим більший суспільство розвивається і давно потребує інформації, то більше вона її продукує і вдається до, що зумовлює виникненню нову інформацію і т.п.

Є і інших причин зростання документопотоков на цей час: недостатня розробленість законодавчої бази для; наростання негараздів економіці; підміна реального справи «паперотворчість»; екстенсивний розвиток документації, що веде до залученню до «паперову» бюрократичну діяльність дедалі більшої кількості работающих.

Документи в апараті управління нерідко створюються як данина своєрідною традиції чи як вираз реакції організації на рішення вищих органів; відбувається дублювання документів мають у силу дублюванні функцій установ та його структурних підрозділів; великий потік невиправданою документації виникає при виданні неякісних документів, особливо нормативних актів, викликають лавину запитів і роз’яснень. Зростають документопотоки також через несвоєчасне виконання доручень і завдань, через запровадження нових форм звітного і довідкового характеру без дозволів і навіть всупереч заборонам. Нарешті. документообіг є некерованим, позаяк у країні відсутня політична орган, який би відповідав за стан документації і його объемы.

Є й суб'єктивні чинники, також що впливають зростання документообігу. Головний із них — невчасне чи неякісне виконання доручень, договірних зобов’язань, що зумовлює появі значної кількості додаткових документів: нагадувань, претензій, рекламацій, коригувань, скарг, доповідних і пояснювальних записок тощо. Подолання цих явищ можливо, за допомоги організації ефективної системи контролю виконання документів і майже доручень і підвищення виконавчої дисциплины.

Завдання скорочення обсягу документообігу має дві аспекти — скорочення кількості створюваних документів і майже скорочення витрати папери виробництва документів. Найважливішим є, природно, перший аспект.

Головне умова зменшення обсягів документів — впорядкування документообразования. Основний метод тут виступає уніфікація як окремих груп документів, і всієї системи документационного забезпечення. Насправді висловлюється у створенні систем документації, суворо які визначають склад дозволених до застосування форм і регламент користування ими.

Реальним шляхом скорочення невиправданого документопотока є підвищення якості самих документів як носіїв нормативної й інший управлінської інформації. Текст документа, який відбиває управлінське дію, доручення, рішення, необхідно укласти в такий спосіб, що він містив лише необхідну інформацію, чітко трактував сутність рішення і визначав реальні й цілком обгрунтовані терміни виконання. Насправді, до жалю, часті випадки, коли документ надходить виконання з роботи вже простроченими термінами, коли суть питання так завуальована, що незрозуміло, позитивно чи негативно вирішене питання. Тому вкрай важливо, щоб за підготовці документів якнайширше використовувалися уніфіковані форми, текст яких продуманий і рационализирован.

Маючи завдання зниження витрат папери, і економію праці працівників апарату підготовка і прочитання документів, доцільно скорочувати текст з допомогою: значного зменшення традиційних різноманітних вступних частин 17-ї та преамбул; винятки з службової листування невмотивованих персональних звернень, і висловів подяки й т.п. Наприклад, є практика відмовитися від преамбули рішення колегії заміна її примірником довідки, підготовленої до засідання у питанні (преамбула, зазвичай, є передруком цієї справки).

Основні правила викладу тексту викладені у розробленої ВНИИДАД «Методиці уніфікації текстів управлінських документов».

Реальним шляхом зменшення обсягів документації є будування ефективних інформаційно-пошукових систем. Наприклад, кадровий наказ друкується у кількох примірниках і підшивається до справи з наказами, в особисту справу, до справи бухгалтерії, і може бути завершений і в плановому і виробничому відділах. Причина такий многотиражности в труднощі пошуку: кожен фахівець, якому може знадобитися цей документ ще, воліє зберігати його в себе, ніж довірятися ненадійному, а головне, тривалого пошуку. Через війну обсяги документів значно збільшуються. Розробка добре налагодженої пошукової системи дозволяє різко скоротити дублювання, особливо в використанні комп’ютерів, і одержати будь-яку наявну у створенні інформацію своєму робоче місце по сети.

Паперовий документообіг може у деяких випадках бути замінений використанням телефонного зв’язку і особистої домовленості. У разі необхідно виховання відчуття особисту відповідальність за прийняте усне зобов’язання, обіцянку, за висловлену оцінку. Особливо важливий особистий приклад керівника будь-якого рангу, що демонструє вміння дотримуватися слова і виконувати усні обіцянки, відновлення традиції «чесного купецького слова».

Зменшення фізичного розміру документів — істотна сторона скорочення документообігу. Це завдання здійснюється нескладними методами, які, проте, пов’язані з подоланням деяких бюрократичних звичок. Наприклад, ще існує серед керівників думка, що «нагору» не можна послати документ на форматі А5, що бланк листи з кутовим розташуванням реквізитів менш «солідний», ніж із подовжнім розташуванням, і придатна як б принизити автори і т.п.

За правилами розмір бланка повинен залежати тільки від розміру тексту, а чи не від рівня на нашу повагу до адресата. Обсяг тексту може скорочуватися шляхом застосування стандартних правил машинопису, що заощаджує площа аркуша приблизно за 5%[12]. Об'ємні документи довідкового характеру і довгострокового використання доцільно виготовляти з замінними сторінками, що дозволить не передруковувати весь текст при внесення змін. Під час підготовки документів оперативного характеру рекомендується використовувати телеграфний стиль, писати відповіді самому запиті, не писати додаткової надлишкової інформації, збільшуючи інформаційний шум, і т.д.

Як було вказано вище, документообіг вдосконалюється шляхом раціоналізації і кількості форм документів; організації виробництва їхньої доставки; запровадження практики попереднього розгляду документів висококваліфікованим і розподілу їх за виконавцям, минаючи керівництво установи; відомості до мінімуму ручних операцій та листування даних; застосування коштів механізації і комп’ютерних технологій всіх етапах руху документів; запровадження суворого контролю виконання документов.

Важливим сучасним засобом вдосконалення документообігу є комп’ютеризація операцій упорядкування та обробки документів. Основний зміст його у цьому, що технічні засоби повинні застосовуватися за тими ділянках і такий продуктивності, які дозволять отримати економічний ефект, окупити видатки це і експлуатацію. Наприклад, немає сенсу ставити швидкодіючий конвертів приховує апарат в організаціях з гаком документооборотом.

При вдосконаленні документообігу за умов комп’ютерних технологій основне значення відводиться місцеві й підвищення ролі техніки у спільній схемою руху документів. Побудова комп’ютерну мережу передбачає зміна потоків документів традиційної системи управління і всі велику їх реалізацію з допомогою комп’ютерних коштів. Важливе значення у своїй має прийнятий у системи управління порядок надання юридичної сили «машинним» документам, тобто. документам, створюваним засобами электроннообчислювальної техніки і особливо у машинних носителях.

Головне завдання у цьому, щоб уникнути паралельного участі у документообігу традиційної еліти і «машинної» документації, що містить дубльовану інформацію. Тож використання працівниками апарату управління рекомендується спрямовувати лише перероблену і синтезовану документную інформацію, а вихідну передавати для зберігання архів одразу після перенесення даних на комп’ютерний носитель.

Важливе значення має тут дотримання Держстандарту 6.10.4−84 «Уніфіковані системи документації. Осучаснення юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні становища». Цим стандартом, зокрема, встановлено єдиний комплекс обов’язкових реквізитів будь-яких документов.

Інформаційно-пошукова система у документах организации.

Для обліку, пошуку, зберігання управлінських документів і майже котра міститься у яких інформацією організаціях мають створюватися інформаційно-пошукові системи з урахуванням таких вимог: — повне юридичне й всебічне розкриття складу та змісту включених до системи документів; — забезпечення оперативного доступу до інформації та документам; — максимальне скорочення за необхідності звернення безпосередньо до документам; — забезпечення раціональної організації масиву документів организации.

Інформаційно-пошукові системи містять у собі: реєстрацію й індексування документів; інформаційно-пошукові масиви та фінансової бази даних; класифікаційні довідники; систему оперативного зберігання документов.

Реєстрація і індексування документів — це сукупність правил описи змісту документів мають у ИПС. і навіть безпосередньо процес описи документів за цими правилам.

Відповідно до ГСДОУ реєстрація документів — це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставления у ньому індексу з наступної записом необхідної інформації документ в реєстраційних формах. Головне призначення реєстрації — надання документа, юридичної сили, підтвердження факту появи у організації. Так, поки розпорядливий документ, наприклад наказ, незареєстрований, він фактично немає; якщо що поступив документ незареєстрований, за нього організація хоч як мене перебирає відповідальність, бо підтверджується сам собою факт надходження документа.

Реєстрації в обов’язковому порядку підлягають всі документи, потребують виконання, обліку, і використання їх у довідкових цілях (розпорядницькі, звітні, нотаріальні, навчальні; обліково-статистичні, бухгалтерські і другие).

Документи в оптимальному варіанті повинні реєструватися раз на день надходження, підписання чи затвердженні (створення). По змозі оперативного доступу до реєстраційним масивам додаткові реєстрації не більше організації стають ненужными.

Реєстрація документів мають у відповідність до ГСДОУ виробляється децентрализованно за групами документів мають у залежність від назви (виду), автори і вмісту у місцях створення цих документів або (і) їхнього виконання. Проте децентралізація полягає в єдину систему і єдиних обов’язкових правилах реєстрацію ЗМІ й доступності реєстраційних данных.

Незалежно від способу реєстрацію ЗМІ й структури реєстраційних форм (картки, журнали, екранні формати), у виборі яких організації не регламентовані, необхідною умовою є використання у реєстраційної формі обов’язкових реквізитів: автор документа (кореспондент); назва документа, що складається з найменування виду та заголовка; дата документа; присваиваемый індекс; термін виконання; номер справи, у якому зберігається документ; і навіть за необхідності: індекс надходження документа; резолюція із зазначенням виконавця, змісту доручення, автори і дати; позначка про виконання; розписка виконавця в отриманні (доведенні до) документа, дата проміжного контролю та інші. При реєстрації документів обмежений доступ вказуються також номери і кількість экземпляров.

Реєстраційний індекс проставляється на документі та у реєстраційній форми і служить разом із датою і назвою цілям ідентифікації документи й його обліку. Обов’язковою елементом індексу є порядковий, зазвичай, не більше діловодного року, номер. Конкретний склад індексу залежить від прийнятого кожному за масиву документів принципу подальшого зберігання і, отже, принципу пошуку. Наприклад, якщо документи формуються у справи критерієм автори і назви (протоколи нарад, накази, посвідчення, дипломи тощо.), їх індекс то, можливо обмежений лише порядковим номером не більше масиву, позаяк у справи вони комплектуються також із порядку номеров.

Для виділення частини документів з одного реєстраційного масиву використовуються додаткові літерні індекси. Так, за єдиного масиві наказів організації наказ)." з питань управління кадрами (прийом, переклад тощо.) порядковий номер доповнюється буквою «До «(28 —До), рішення президій колегіальних органів доповнюються з цього самого принципу буквою «П «(74 — П).

Індекс документа, колективним автором якого є кілька юридичних, утворюється з порядкових номерів, привласнених кожному з авторів. Наприклад, Постанова від 30.11.81 «Про затвердження типового положення про віданні діловодства за пропозиціями, заявам і скаргам громадян, у державних органах, па підприємствах, у державних установах і організаціях «трьох авторів має індекс 463/162/298.

Індексом документів, формованих у справи з питань, кореспондентам, авторам (листування, укладання, відгуки, доповідних записок тощо.), служить порядковий помер, дополняемый індексом справи, у якому підшивається даний документ. Так, індекс листи 89/04 — 18 складається з порядкового номери — 89 і номери папки, на якому буде підшитий документ (або його копія). -04−18.

Інформаційні елементи індексу відокремлюються друг від друга косою чертой.

Основний обов’язковий індекс може доповнюватися іншими індексами: кореспондентів, відповідальних виконавців, назв документів, питань (напрямів) діяльності, службовцями цілям швидшого і точного пошуку документної информации.

Кожен проставляемый на документі індекс має бути закріплено в відповідному класифікаторі. Класифікатори в обов’язковому порядку затверджуються самостійно, чи як додатків до інструкцій по делопроизводству.

За підсумками реєстраційних форм децентрализованно у місцях реєстрації повинні складатися й, тобто. підтримуватися в актуальному стані інформаційно-пошукові системи (масиви). Відрізняються кілька самостійних видів ИПС: — довідкові чи контрольно-справочные, якими відстежується хід виконання документів чи їхніх використання. Основою систематизації у тих масивах є, зазвичай, дата (термін) виконання; — контрольно-справочные у документах обмежений доступ, зазвичай, в пронумерованих, прошитих і опечатаних журналах; — контрольно-справочные за пропозиціями, заявам і скаргам громадян, в яких основою систематизації є тематика порушених в зверненнях громадян питань; — довідкові (кодификационные) по нормативно-правових актів, відбиваючим питання діяльності (правову середу) організації. У системах цього виду самостійно враховується кожне запитання, про яку є інформація в документі, а основою систематизації є також тематика нормативних положений.

При вилучення документів з обігу чи його скасування інформація в ИПС анулюється, але з знищується, а передається у комп’ютерний архів організації разом із документами.

Номенклатура справ организации.

Ще однією обов’язковою елементом інформаційно-пошукової системи організації є номенклатура справ — «систематизований перелік заголовків справ, заводимых у створенні, з термінів їх збереження». У номенклатуру справ включаються документи, картотеки, регистрационнодовідкові масиви всіх структурних підрозділів, і посадових осіб організації без винятку незалежно від виду носія і способу фіксації документної информации.

Номенклатура справ закріплює класифікацію, угруповання виконаних документів мають у справи; систематизацію і індексацію справ, строки їхньої зберігання; є основним облікованим документом в поточної працювати з документами, і навіть учетно-справочной. системою на подальше пошуку справ з термінами зберігання до 10 років включно. У ієрархічних системах самонаведення досягнення єдиного підходи до класифікації документів і майже забезпечення їхніх необхідної схоронності в ролі нормативного акта складаються типові номенклатури справ, обов’язкові для підвідомчих структур і встановлюють уніфікований склад заводимых справ України та єдину систему їх индексации.

Аналогічний документ рекомендаційного характеру називається з приблизною номенклатурою дел.

Загальнодержавні вимоги до мінімальним термінами зберігання документів, порядку складання, ведення і мовного оформлення номенклатури справ встановлює Державна архівна служба Росії підставі даних їй Президент і Урядом Російської Федерації полномочий.

У номенклатурі справ мають відбитися все документовані ділянки роботи організації, зокрема органів прокуратури та підрозділів, діючих на громадських засадах (комісій, рад, громадських відділів тощо.), а також документи з грифами обмеження доступу до них; у разі номенклатура справ також стає документом обмежений доступ. У номенклатуру включаються також справи тимчасово діючих органів, документи яких служать правовою підставою на утвердження повноважень організації або припинення її діяльність, наприклад ліквідаційної комісії, і навіть невиправні діловодством справи, що надходять правонаступникам з інші організації їхнього продолжения.

У процесі роботи організації у протягом діловодного року виникатимуть нові документовані ділянки і — нові комплекси документів, котрі повинні бути оперативно включені у номенклатуру дел.

У номенклатуру справ не включаються друкарські видання, які у свою чергу враховуються й зберігаються у науково-технічних бібліотеках, справочноінформаційних фондах та інших подразделениях.

Номенклатура справ наступного року делопроизводственный рік повинна складатися у тому кварталі цього року, узгоджуватися з експертної комісією організації, з Державною архівної службою від імені її територіального органу чи архівом вищестоящої організації (в залежність від адреси здачі документів на постійне зберігання). Після узгодження номенклатура справ стверджується керівником організації та набуває статусу нормативного акта.

Затверджена номенклатура справ організації вводять у дію із першого січня наступного календарного року, а то й передбачені інші рамки діловодного года.

3. ДІЛОВОДСТВО У НАУКОВО-НАВЧАЛЬНОМУ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВУЗа.

3.1. Факультет як науково-навчальний підрозділ университета.

Факультет — учебно-научное підрозділ університету, яке здійснює повний цикл підготовки фахівців з кільком родинним спеціальностями. Одночасно факультет проводить викладання дисциплін своїх спеціальностей інших факультетах. У тісного зв’язку з навчальним процесом факультет виконує фундаментальні і прикладні науководослідження відповідно до профілем підготовки специалистов.

До складу факультету крім кафедр входять деканат, навчальні та наукові кабінети, класи, музеи.

Кафедра — основне учебно-научное підрозділ університету. Навчальна і наукова діяльність кафедри ввозяться одній або кількох областях знань і підпорядковується рішенню головного завдання — підготовці висококваліфікованих специалистов.

Кафедра може мати навчальні та наукові лабораторії, філії, кабінети, музеї, майстерні та інші подразделения.

Кафедра: — організовує і проводить на рівні навчальну і навчально-методичну роботу, зокрема розробляє навчальні плани, тематику і програми курсів і семінарів, курсових і дипломних робіт і проектів, встановлює всі форми проведення занять, співвідношення між лекційними, практичними і лабораторними заняттями, розподіляє навчальні доручення, організує контролю над навчанням студентів; - формує плани наукових досліджень про, організує проведення і здійснює виконання; - проводить підготовку фахівців вищої кваліфікації (мови кандидатів і докторів наук) через аспірантуру, докторантуру і як соискательства; - організовує й контролює підвищення кваліфікації та перепідготовку викладачів і працівників кафедри; - робить зусилля щодо збільшення надходжень позабюджетних коштів за рахунок освітньої і наукової праці, розвитку виробничу краще й комерційної діяльності; - сприяє поширенню наукових знань та здійснює культурнопросвітницьку діяльність серед населення; - вносить в руки вченого ради факультету (університету) пропозиціями щодо кандидатурах на заміщення посад, подання до вченим та почесним звань; - здійснює іншій діяльності, передбачену справжнім Статутом і чинним законодательством.

Адміністрація факультету (деканат) — підрозділ яке здійснює контроль й організацію діяльності факультету. Безпосереднє керівництво з нього здійснює декан. Він контролює виконання планів і планує роботу деканату, самостійно визначає чисельність і кваліфікований склад адміністрації факультету. Декан несе відповідальність за звітні дані, відома і різні матеріали, підготовлювані в деканате.

У Статуті університету деканат не виділено як підрозділ факультету і отже не визначено його функции.

3.2. Типи документів, обертаються на факультеті. Підрозділи, видають і використовують их.

Органом управління факультету, організуючим діловодство, навчальний процес і злагоджену роботи з різними підрозділами університету, є деканат.

Основною метою роботи деканату є організація процесу, з чим пов’язане основне делопроизводство.

У процесі діяльності університету видаються накази, службові записки, вказівки, протоколи тощо. Вони фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, і навіть питань управління, взаємодії, забезпечення та митного регулювання деятельности:

— федеральних органів структурі державної влади, органів державної влади, суб'єктів РФ, включаючи суб'єкти РФ, мають поруч із російською мовою як державної національний мову, органів місцевого самоуправления;

— підприємств, організацій та об'єднань незалежно від організаційно-правовою форми і виду деятельности.

Порядок підготовки, узгодження та видання наказів, вказівок і інших організаційно-розпорядчих документів описані у Стандарті підприємства СТП 2 069 131−01−98.

Документи, що входять до систему організаційно-розпорядчою документації, поділяються втричі групи: 1. Розпорядницькі (накази, вказівки тощо.); 2. Організаційні (становища, інструкції, правил і т.п.); 3. Довідково-інформаційні (службові листи, доповідних записок, протоколи, акти і т.п.).

Бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації і гербів суб'єктів Російської Федерації є поліграфічної продукцією, підлягає обліку. Там типографическим способом чи нумератором проставляють порядкові номери, а потреби і серії цих номеров.

Документами, утворюючими документообіг факультету являются:

1. Наказ — правової акт, друкований ректором університету у цілях рішення основних та оперативних завдань, завдань, які университетом.

2. Вказівка — документ, у якому вимоги до виконання тих нормативних документів, що відбивають розпорядження оперативного характера.

3. Службовий записка — документ, адресований в структурне підрозділ керівником іншого підрозділи, у якому виклад якогось питання, висновки, пропозиції, запросы.

4. Службове лист — це узагальнену найменування різних за змісту документів, службовців засобом спілкування між установами, приватними особами. Службові листи завжди складаються тільки з одного вопросу.

5. Акт — документ, складений кількома особами та підтверджує встановлені факти і що события.

6. Пояснювальна записка — документ, у якому письмовий виклад на виправдання чогось, визнання у чем-нибудь.

7. Протокол — документ, фіксуючий хід обговорення запитань і прийняття рішень зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колективних органів (Рад, комісій і др.).

8. Посадова інструкція — вказівку, правила, який встановлює лад і спосіб здійснення і виконання. Посадова інструкція визначає посадові обов’язки, відповідальність, права, взаємовідносини (зв'язку з посади) сотрудника.

9. Характеристика — це офіційний документ, який видає адміністрація установи, організації, підприємства своєму співробітнику в цілий ряд ситуаций.

10. Автобіографіядокумент, який автор становить самостоятельно.

11. Контракт — це з документів, що відбивають умови трудових взаємовідносин співробітника з администрацией.

До підрозділам організуючим документообіг факультету относятся:

— деканат (видає накази по студентам, з організаційних питань, отримує накази з відділу кадрів з особового складу, зберігає особисті картки студентів, реєструє документи, підготовляє книжки протоколів, здають документи у архів тощо.) Докладний список робіт деканату зазначений при застосуванні № 3;

— кафедри (отримують документи, видають їх, роздають відомості на сесію, зберігають навчальні плани, після засідання кафедри складаються протоколи, плани роботи кафедри, здають документи у архів і т.д.);

— кадри (студентський і працівників ТРТУ) (зберігає особисті справи, видає накази з особового складу, реєструє видачу дипломів, довідок, документів і майже т.д.);

— УУ (направляє у деканат і кафедри документи потребують надання звіту, веде облік контингенту студентів, контролює навчальний процес, видає накази заміни предметів у навчальних плани та т.д.);

— бухгалтерия (ведет прийом коштів від студентів, видає зарплатню і стипендію, видає довідки про заробітної плати і т.д.).

— другий відділ (веде реєстрацію військовозобов'язаних, видає довідки, передає інформацію про які вийшли наказах про відрахування в військкомат і т.д.).

На факультеті видаються накази по студентам, і навіть частину спільних наказів. Накази з особового складу складаються виходячи з заяви з візами, контракту відділі кадрів університету. На документах докладених до наказу (вказаних у підставі кожного наказу) керівник підрозділи, тобто. заступник. декана ставить свою резолюцію. Під час підписання наказу все документи подкалываются до нему.

Після набуття наказу в деканаті відбувається реєстрація наказів в книзі реєстрації наказів. Потім вносять зміни відповідно до наказом до книги руху контингенту, в картки студентів, до бази даних (сеть).

У інші вузи, під час переходу студентів, готується академічна довідка, у якій вказуються пройдені студентом предмети, оцінки за ним тощо. Вона друкується на бланку державного зразка, підлягає суворому учету.

Кожен семестр в університеті проводиться рейтинг-контроль, який відбувається на три етапу: перший і другий проміжні рейтинги та третійекзаменаційна сесія. На перший рейтинг готуються екзаменаційні відомості, які потім розносяться за кафедрами. Після закінчення рейтингконтролю відомості здають у деканат, де реєструються результати, виявляються студенты-задолжники. Потім відомості також видаються й збираються другою рейтингу і екзаменаційної сессии.

Під час проходження студентами практики для підприємства деканат готує листи, у яких вказується прізвище, ім'я, по батькові студента, його успішність (щоб виплачувати стипендію), підписується та ставитися печатку в канцелярії, потім їх передають на предприятие.

Наприкінці учбового року відбуваються захисту випускних робіт. У деканаті готують книжки протоколів та керівні документи для комісії. Протоколи засідань державної атестаційної комісії заповнюються на захисту випускних робіт. Після закінчення захистів студентів, виписуються дипломи і роздруковуються вкладышы до дипломів і далі передаються до відділу кадрів для видачі. У деканаті готуються акти видачі диплов, під номером, кому видано диплом. Навчальні картки, і залікові книжки після обробки здають у архив.

Через війну наукової діяльності факультету (збори Вченого ради, різних конференцій, прийняття студентів у магістратуру) утворюються такі види документів як — накази, протоколи, рішення, виписки. Їх всіх існують папки, до яких вони і подшиваются.

На факультет надходять різні матеріали з приводу конференцій. Щомісяця проводяться засідання Вченого ради, котрим готується явочный лист, порядок денний, яка розноситься членам ради. Після засідання все протоколи підшиваються в папку. Щороку деканат збирає інформацію про госпдоговірних і держбюджетних НДР, яку згодом передає в навчальний отдел.

На кафедрі щомісяця проводиться засідання кафедри за планам роботи. Усі протоколи після цього підшиваються. На кафедрі оформляються навчальні плани, календарні плани, робочі програми, плани до розкладу. Часто відсилаються фірмові бланки у різні организации.

3.3. Організація документоведения, документообіг, схеми руху документів, в учебно-научном підрозділі ВУЗа .

У університеті існує підрозділ що займається діловодством — канцелярія. Через неї проходить більшість документів, обертаються в ТРТУ, відбувається регистрация.

Канцелярія отримує пошту (яка входить документація), у ній відбувається реєстрація наказів, фірмових бланків, йде розмноження і передачі документів мають у різні підрозділи университета.

На факультеті документообіг здійснюють вхідні, вихідні і внутрішні документи. У табл. 3.2.1. зазначено які стадії проходять всі ці документы.

Таблиця 3.2.1.

Вхідні, внутрішні та вихідні документи |Вхідні |приймання і первинна обробка (канцелярія) | | |розгляд (канцелярія) | | |реєстрація (канцелярія) | | |розгляд документів керівником (ректор,| | |проректора) | | |доставка документів виконавцям (декану чи зам. декана) | | |контроль виконання | | |подшив виконаного документа до справи (канцелярія) | |Вихідні |складання проекту документа (факультет) | | |виготовлення документа (деканат, кафедри факультету) | | |візування проекту документа, його узгодження | | |підписання документа (підрозділи університету) | | |реєстрація (деканат чи канцелярія) | | |відправка документа адресата (канцелярія) | |Внутрішні |складання проекту документи й його узгодження | | |(факультет, підрозділи університету) | | |виготовлення документа (деканат чи кафедри) | | |візування проекту документа (факультет, підрозділи | | |університету) | | |підписання (факультет, підрозділи університету) | | |реєстрація (канцелярія) | | |розмноження і доставка документа виконавцям (канцелярія) | | |контроль виконання | | |підшивка виконаного документа до справи (канцелярія) |.

По прибутті до канцелярії документів з міністерства — відбувається реєстрація їх і передачі ректора університету. Ректор ставить на документах свою резолюцію і крізь секретаря віддає їх до канцелярії, після чого цих документів розносять для исполнения.

Усі вхідні документи обов’язково проходять реєстрацію у канцелярії університету (мал. 3.2.1).

[pic].

Рис. 3.2.1. Вхідні документы.

Будь-який внутрішній, вихідний, вхідний на факультет документ реєструються у журналі; кожний фірмовий бланк, узятий в канцелярії, йде сувора отчетность.

Деканат видає і навіть отримує накази, які діляться на накази по особового складу, накази по студентам, загальні приказы.

До кожного типу наказів в деканаті заведена папка. По прибутті на факультет все накази реєструються у журналі і подшиваются.

Якщо документі, поступившем в деканат, інформація стосується кафедр чи його необхідно повідомити студентам, то робиться ксерокопія і вивішується на дошку оголошень чи передається на кафедри. Внутрішні документи, изготавливаемые і котрі переміщалися в університеті, є світ у подразделенияз ТРТУ. Ці документи підписуються керівниками (заступниками) підрозділів. Загальна схема виготовлення документа показано на рис. 3.2.2.

[pic].

Рис. 3.2.2 Загальна схема виготовлення документа.

У таблиці 3.2.2 показано, як організаційної діаграми, як відбувається виготовлення документа.

Таблиця 3.2.2.

Оргдиаграмма изготовления документа | |[pic|[pic|[pic|[pic|[pic|[pic| | |] |] |] |] |] |] | |Вказівка про написанні док-та | (| | | | | | |Написання проекту | | (| | | | | |Набір документа | | | | | | | | | | |(| | | | |Перевірка документа | | | | | | | | | |(| | | | | |Узгодження документа | | | | (| | | |Підписання документа | | | | (| | | |Реєстрація документа | | | | | (| | |Набір документа | | | | | | (| |Звірка документа | | | | | | | |Розмноження документа | | | | | | (| |Запевнення копій документа | | | | | | | | | | | | |(| | |Розписування у зошиті | | | | | | | | | | | | |(| | |Підшивка оригіналу у комп’ютерний архів | | | | | | | | | | | | |(| | |Розподіл по | | | | | | | |підрозділам | | | | |(| |.

Якщо він просто проходить від підрозділи до підрозділу, то після підписання (6, табл. 3.2.2.) йде передача їх у потрібне подразделение.

Більше розгорнута схема створення і рух документа (наказу) показано на рис. 3.2.3 |Деканат | |[pic] | |[pic] | |[pic] | |[pic] |.

Рис. 3.2.3 Схема створення і рух документа (приказа).

Якщо він оформляється на фірмовому бланку (бланк береться в канцелярії під звіт), то книзі реєстрації проставляється куди, з якого питання іде лист, і навіть робиться його ксерокопия.

Протягом учбового року щомісяця збирається Рада факультету на якому вирішуються і обговорюються різні запитання щодо внаслідок з’являються протоколи, рішення тощо. Всі ці документи зберігаються у спеціально настановленим цього папці. Вчений секретар після засідання Вченого ради готує протоколи. За необхідності використання інформації, про прийняте рішення, в якомусь документі робиться виписка з протоколу по цікавого для питання (кого слухали, хто був, що решили).

Також Вчений секретар після засідання Вченого ради готує план роботи з рік, що затверджується на засіданні Вченого совета.

Дуже багато різних службових документів що виникають у процесі діяльності факультету вимагає правильного розподілу. Виконані документи підшиваються у справи, за потреби перебування, існує класифікатор, яким є номенклатура дел.

У номенклатурі справ факультету, що у деканаті зазначено 26 найменувань. Нумерація в номенклатурі справ складається з індексу структурного підрозділи — 472 і номери справи, наприклад 472/1 — Копії наказів і розпоряджень ректора і проректорів загальні. Приклад номенклатури справ деканату показаний при застосуванні № 4.

На кафедрах є свої номенклатури справ, під власним номером. Номер присвоюється канцелярією через приказ.

Методична література, конспекти лекцій тощо., издающееся кафедрами, реєструються у наукових бібліотеках, лабораторіях і т.д.

3.4. Використання ЕОМ й комп’ютерної мережі університету у делопроизводстве.

У університеті існує мережу до котрої я підключені майже всі підрозділи ТРТУ.

Локальна обчислювальна мережу Таганрозькій Державному радиотехническом університеті (ЛВС ТРТУ) виникло 1991 року на базі технології ARCNet. Тоді ARCNet — було одним із передових технологій, що дозволяє об'єднувати до мережі з пропускною здатністю 2,5 Мбит/сек до 255 комп’ютерів, віддалених на відстань до 6 км.

АrcNet розроблений фірмою Datapoint на початку 70-х рр. стандарт ARCnet (IEEE 802.4) нині вже застарів та практично не використовується. Станції мережі ARCnet (персональні комп’ютери), кожна гілка яких має унікальний фізичний адресу (номер від 0 до 255) з'єднуються між собою однією з двох способів — як шини чи розподіленої зірки. Логічно ця мережу, незалежно від неї фізичної конфігурації, є кольцом.

Файл-сервер мережі циклічно запитує станції (гаразд зростання їх номерів) щодо їхній готовності до передавання даних. Цей опитування станцій має вигляд переміщуваного по кільцю пакета (0,5 Кбайта), що називається жетоном (token) врегулювання передачу. Жетон може бути порожнім чи утримувати дані, передані на опрашиваемую операцію. Отримавши жетон, станція може передати власний пакет. Детоменированная процедура доступу даного протоколу забезпечує мережі сталу роботу при виникненні перевантажень. Проте швидкість передачі у мережі ARCnet не перевищує 2,5 Мбіт/с не може вважатися у сучасних умовах приемлемой.

Перша черга ЛВС ТРТУ була 21 листопада 1991 р. і включала в себе 1 сервер Novell NetWare і 4 робочі станції (дві у відповідному відділі автоматичної обробки інформації при ИВЦ, як деканаті РТФ, одного кафедрі РПрУ). У 1992 р. до ЛВС ТРТУ підключилися кафедра ВМК і деканати ФАВТ і ФЕП. Була прокладено магістраль до корпусу «Д».

У 1993 р. мережу охоплювали персональні комп’ютери навчального управління, відділу кадрів, НТБ, деканатів РТФ, ФЕП, ФАВТ пов’язує корпусу «А», «Р» і «Д». З’являлися і підключаються до університетської мережі кафедральні ЛВС, засновані новому технології тонкий Ethernet. Університетська обчислювальна мережу набула рис корпоративної сети.

Наприкінці 1995 р. до університетської ЛВС підключився корпус «Є», а початку 1998 р. до університетської ЛВС підключається корпус «И».

У 1996 р. ТРТУ підключився до Internet. Організовано університетський www-сервер. Почався новий етап розвитку університетської обчислювальної мережі. Багато підрозділи зголосилися підключитися до університетської сіті й неї отримати вихід Internet. Проте стримуючим чинником шляху до цьому спричинила відсутність технічною відсталістю та програмної підтримки для устаткування ARCNet.

Наприкінці 1997 р. розробили проект модернізації університетської мережі в корпусах «Р» і «Д». Він передбачав відмови від використання їх у цих корпусах застарілого устаткування ARCNet і повну заміну на устаткування Ethernet на кручений паре.

Найбільшого поширення набув дешевший варіант стандарту Ethernet (IEEE 802.3), розроблений фірмою XEROX. Логічно ця мережа є шину, з допомогою якої, кожен вузол пов’язане з усіма іншими. Фізично ж дана мережа може бути і зірку чи кілька зірок, з'єднаних загальної магістраллю. Для сполуки станцій в зараз у основному неэкранированная вита пара, що практично витиснула в ЛВС популярний раніше коаксіальний кабель.

Найяскравішою особливістю мережі Efhernet є вживаний у ній недетерминированный метод множинного доступу з контролем несучою і усуненням колізій (CSMA/CD). Мережа тут готове прийняти повідомлення від будь-якої вузла. Проте відправкою інформаційного пакета станція спочатку визначає, що ніхто інший не використовує мережу. Якщо два чи більш станцій одночасно починають передачу, виникає колізія. Передають інформацію станції виявляють її й припиняють передачу. Повторна спроба станції передати дані відновлюється через випадковий інтервал часу. Постійно прослуховуючи мережу, кожна гілка станцій виявляє та приймає що посилаються їй пакети. як аналогії даної схеми часто згадується спосіб попарного спілкування групи вихованих людей, що є зробив у темній комнате.

Теоретично швидкість передачі у мережі Ethernet становить Мбіт/с. Проте коефіцієнт практичного використання пропускної здібності кабельної системи у цій мережі не перевищує 35%. Недетеминированный метод доступу зменшує затримки при невеличкому мережному трафіку, але за перезавантаженні мережі колізії й затримки істотно возрастают.

Згідно з проектом, до кінця третього кварталу 1998 р. було проведено високошвидкісна магістраль Fast Ethernet, з'єднує корпус «Д» і корпус «Г».

Здійснено першу чергу модернізації мережі в корпусі «Р», відповідно до розробленого проекту прокладено на РТФ лінія — вита пара і з технології Ethernet підключені ПЭВМ.

Нині розробляється проект сполуки корпусів «А», «Р» «Є» і «І» по волоконно-оптичній лінії. Вона передбачає проведення високошвидкісної магістралі Fast Ethernet стандарту 100BASE-FX, праці й змогу відійти проблеми що з застосуванням ARCNet технологии.

На факультеті мережу використовують у основному навчальних цілях. У обчислювальному центрі розроблено систему — DEKANAT, які перебувають на сервері IDEAL-486. У ньому перебувають дані про студентам:

— особиста карточка;

— стипендия;

— контрактники;

— студенти перебувають у академічному відпустці, отчисленные.

З допомогою цією системою можна роздрукувати списки студентів (контингент), заповнювати рейтинг-листы, екзаменаційні відомості, і навіть коригувати дані - додавати списки студентів, відновлювати відрахованих, змінювати прізвища та т.д. Можливий пошук студентів за якимось умові і т.д.

Останнім часом університетська мережу застосовується також для отримання інформації з бухгалтерії - щодо нарахування зарплати працівникам облдержадміністрації і оплату контрактников.

IDEAL 486 — Університетський файловий сервер. На сервері зареєстровані представники практично всіх підрозділів ВУЗа. Він здобуде інформацію внутривузовского характера:

— інформацію бухгалтерії (розрахункові листи підрозділів, вартість рахунках подразделений);

— робочу інформацію з підготовці енциклопедії ТРТУ;

— інформацію Таганрозького відділення IEEE;

— інформацію інших підрозділів, і пользователей.

Крім цього виконує функції головною машини для дисплейного класу в аудиторії Г-141а.

Cейчас на сервері Apollon розробляють нову програма, подібна з програмою DEKANAT.

Apollon — сервер баз даних АИСУ ТРТУ. Нині підтримує системы:

— «Контингент студентов»;

— «Архів выпускников».

Нині видатки забезпечення документного забезпечення составляют:

Папери на накази забирають суму: з особового складу 312 штук, наказів по студентам 714 штук, а загальних наказів 381 штука. Якщо брати, що у середньому кожен наказ займає 2 сторінки, то: лз- 312 * 2 = 624 ст- 714 * 2 = 1 428 общ.- 381 * 2 = 762.

Разом на накази на рік йде 2 814 аркушів (на оригиналы).

Кожен наказ потрапляючи до канцелярії роздруковується у властивому кількості у тому, щоб їх розносити за підрозділами, у зв’язку з цим кількість аркушів збільшиться. Кожен тип наказів розноситься на певний кількість підрозділів, тому робляться копії: з особового складу — 21 копія (постійно); по студентам — від 3 до 11 копій; загальні накази — від 3 до 11 копий.

Якщо підрахувати середнє, вийде, що копії делаются:

21 * 624 = 13 104 від 3 до 11 7 * 1 428 = 9 996 від 3 до 11 7 * 762 = 5 334.

Разом вийде 13 104 + 9 996 + 5 334 = 28 434 аркуша. У пачці папери 500 аркушів, отже 28 434 аркуша (на 500 вийде приблизно 57 пачок папери. Зараз пачка папери коштує Україні близько 80 рублів, вартість папери на накази, протягом року становитиме 80 * 57 = 4 560. Якщо брати видатки виготовлення оригіналу, вийде, що 2 814 аркушів (500 листів на пачці, вийде приблизно шість упаковок папери, а 6 * 80 рублів вийде 480 рублів (це витрати деканату і керівник відділу кадров).

Нині можна скласти таблицу:

Таблиця 3.2.4.

Витрати на накази |Витрати |Ст-ть|Необход. у |Ст-ть изгот. |Ст-ть изгот. | |(деканат, ОК, |од., |на рік, прим |оригіналу, |копій і | |канцелярія) |крб. |ориг. |копії |на рік |ориг., на рік | |Папір |80 |6 |57 |480 |4 560 | |Порошок на принтер |135 |2 |2 |270 |270 | |Картридж матричний |40 |1 |1 |40 |40 | |Порошок на ксерокс |150 |3 |3 |450 |450 | | РАЗОМ |1 240 |5 320 |.

У таблиці вказані витрати звернення наказів протягом року. Крім цього факультеті службові записки, звіти, фірмові бланки, вказівки, постанови. Виходять різні документи — положення про магістратурі, положення про бакалавриате, положення про стипендіях, про рейтинг-контроле, статут универстьеьа. І всі документи потрібно папір і обсяг документообігу увеличивается.

Якщо можна буде передача документів через мережу, можна буде передавати між підрозділами такі види документів як: накази, службові записки, різні отчеты.

Якщо організувати рух документів через мережу то витрати, які будуть припадати використання мережі, составят:

— видатки підключення та встановлення (але в всіх підрозділів мережу вже встановлено і жодних витрат у цьому сенсі не предвидится);

— набір тексту, сканування тощо. включені у зарплатню співробітників университета;

— роздруківка, за необхідності перебування документа в подразделении;

— вартість прикладної программы.

Можливі видатки з часом, у зв’язку з старінням устаткування морально і физически.

Останнім часом особливої популярності користуються автоматизовані системи побудови та управління діловими процесами в організаціях. З допомогою таких систем то можна організувати систему електронного документообігу в університеті, і навіть систему контролю виконання завдань і завантаження співробітників. Вони намагаються неповний відмови від паперових документів (що ряду причин, головними у тому числі є причини юридичного характеру), а зведення до мінімуму переміщення паперів. Якщо університетська мережа буде використовуватися для автоматизації документообігу, виникає потреба у організації певних маршрутів роботи над документами (маршрутизація). Фірмами, що займаються виготовленням пакетів прикладних програм, розробили програми: компанія Action Technologies розробила пакет управління документообігом Action Work Flow і Staff Ware.

З допомогою Action Work Flow можна зі списку користувачів системи чи груп користувачів вибрати адресатів, кореспондентів, призначити час роботи, переглянути статус робіт (получено/прочитано/выполнено/ тощо.). Друга система Staff Ware працює за технології «клієнт-сервер». Вона підтримує колективну роботи з безліччю завдань, значної частини виконавців, забезпечує динамічний управління економіки й контроль виконання робіт, сумісність з різними додатками по Windows.

Поруч із інформаційним моделюванням має проводитися і функціональне моделювання кожної процедури документообігу. Комбінація методів і коштів офісної автоматизації забезпечує комплексну автоматизацію управлінської деятельностью.

3.5. Архівна зберігання документов.

Усі які утворюються на факультеті документи поділяються на справи. одне справа об'єднує всі документи протягом року роботи з тому чи іншому пункту номенклатури справ. Обсяг одиниці зберігання ЕВР у архіві неспроможна перевершувати 200 сторінок (для великих справ вводяться кілька томів). Отже підрозділ документів мають у архіві іде за рахунок справам, та був по томам.

Справи у комп’ютерний архів передаються безпосередньо з підрозділи (деканату, кафедри). Справи закриваються наприкінці року. Терміни зберігання справ зазначені у номенклатурі справ. По закінченні терміну зберігання справи, справу з архіву університету передається для зберігання державний архів. все це процес оформляється відповідними актами.

Оригінали наказів, супроводжують їх документи (заяви, копії документів, уявлення, службові записки тощо.) передаються у комп’ютерний архів університету щорічно, безпосередньо з канцелярії. Після закінчення учбового року (після захисту випускників) картки студентів із копіями виписок до диплома і копією диплома укладаються у алфавітному порядку і передаються й у архів. Після закінчення роботи ГЭК протоколи засідань державної екзаменаційної комісії (за фахами) здають у архів з деканату, разом із звітами. протоколи засідань ради факультету і матеріалів до них, і навіть річні плани робіт ради факультету здають у архів Ученим секретарем, провідним ці документы.

У витрати архіву, із зберігання сдаваемых йому документів, входить зміст площ (ремонт), виготовлення стилажей, і навіть заробітна плата співробітників і вартість хімічних коштів, необхідні проведення уборок.

Якщо можна буде здійснювати документообіг (більшу частину) по комп’ютерну мережу університету, то постане питання про про зберіганні документів на електронних носителях.

Стрижнем будь-який системи управління електронними документами є архів, де документи перебувають у процесі роботи з них і вони залишаються до того часу, поки у них інформація представляє интерес.

Під електронним архівом розуміється сукупність апаратно-програмних засобів і технології створення сховища електронних документів і майже забезпечення доступу до них із системам управління електронними документами. Електронні документи — усе це документи, створені електронними коштами вигляді текстових чи графічних файлов.

Програмний продукт DOCS OPEN (компанія PC DOCS Inc.) дозволяє організувати електронний архів для підприємства. Система варта зберігання, пошуку миру і обробки інформації, що зберігається у розподіленої гетерогенної середовищі на нагромаджувачах різної природы.

Систему побудовано по сучасної архітектурі «клієнт-сервер». DOCS Open має мінімум два серверу: сервер бібліотеки, що зберігається картки документів, і сервер документів, який зберігає самі документи; обидва серверу можуть успішно функціонувати в одній машині. Додатково у системі є сервер повнотекстового індексу. Як серверу бібліотек може використовуватися будь-який промисловий SQL Server.

Сервер документів може будуватися з урахуванням будь-який мережевий операційній системи. Чільну увагу фірма приділяє підтримці Novell NetWare і Windows NT.

Система DOCS Open також можуть добре інтегрується з системою управління документообігом Action WorkFlow або як простими програмами Action DocRoute і WorkRoute.

Недоліками системи є чутливість індексації та розробка чіткого пошуку до помилок при введення, розпізнаванні тексту і за формуванні пошукового запроса.

Іншим прикладом системи управління електронними документами є продукт Excalibur EFS фірми Excalibur Technologies Corp. Серверне програмне забезпечення даної системи функціонує серед операційній системи Unix, а клієнтські робочі місця можуть працювати під MS Windows і Windows 95. За базу для даних дисконтних карток можна застосовувати СУБД Oracle, Informix, Sybase і Ingres. Цю систему використовує новітні технології нейронних мереж, і штучного інтелекту та засновані ними метод нечіткого пошуку по повного змісту документи й «компактний» спосіб індексування (30% вихідного тексту проти 70- 100% для повнотекстового пошуку). Нечіткий пошук скорочує до мінімуму вплив помилок розпізнавання символів, помилок набору на клавіатурі при введення даних, і навіть помилок правопису в запитах пошуку. Пакет виходить з оригінальної технології адаптивного розпізнавання образів APRP і було реалізовано з допомогою механізму нейронних мереж. Ця технологія забезпечує автоматичну індексацію всього змісту документа, що виключає необхідність обирати вручну ключове слово і дає можливість нечіткого пошуку будь-якого слова в документе.

До вад пакета слід віднести те, що робоче місце оператора введення документів мають у архів працює під керівництвом ОС Unix чи MS Windows (але у режимі эмуляции Xтермінала) і вимагає достатньої кваліфікації від оператора призначення місцеположення файлів в бібліотеках. Також треба відзначити досить високий ціну продукту розрахунку одного пользователя.

Нині архів університету (перебувають у корпусі «Р») має площею приблизно 70 м². І на цій площі перебуває близько 20 стилажей, а само собою воно ділиться на дві кімнати — 55 м² і 15 м². Висвітлення в приміщенні змішане — денний світ і люминистцентный. Опалення центральное.

ПЕОМ в архіві немає, природно немає й комп’ютерної сети.

До документам сдаваемым у комп’ютерний архів, ставляться справи потребують постійного хранения:

— навчальні картки студентов;

— протоколи засідань Вченого ради факультети й матеріали до ним;

— річні плани робіт ради факультета;

— протоколи засідань ГЭК;

— звіти ГЭК;

— плани роботи кафедр;

— протоколи засідань кафедр.

Усі вищевказані документи неможливо знайти перекладені електронний носій, а вимагають безпосередньо фізичного перебування. Тож у архіві необов’язково мати комп’ютер з університетської комп’ютерної сетью.

А всі решта документи вказаних у номенклатурі справ можуть передаватися по організованому електронного документообігу. Вони мають зберігатися, встановлений номенклатурі справ період, у цьому підрозділі де вони знаходяться. Виходячи з цього електронний архів може бути однією з наявних серверів в обчислювальному центрі (т.к. до неї підключені майже всі підрозділи) чи зберігається у самому підрозділі. Це значно скоротить займані площі паперовими документами.

Щоб організувати електронний архів потрібно придбати програмний продукт й вийде, що видатки це становитимуть:. вартість програмного продукту;. установка програми на сервер і комп’ютери, перебувають у підрозділах університету та підключених до неї;. навчання роботи з программой.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Проведені у роботі дослідження дозволили сформулювати певні висновки та отримати ряд результатів. 1. До підрозділам, що створює документообіг на факультеті ставляться деканат, кафедри, кадри, навчальний управління, бухгалтерія, другий відділ тощо. майже всі документи, які видаються у яких і що надходять до них проходять через канцелярію. 2. Документи що у документообігу діляться на внутрішні, вхідні та вихідні. 3. У процесі діяльності факультету з’являються накази, службові записки, звіти, заяви, вказівки, протоколи, постанови. Також документообіг становлять навчальні картки студентів, особисті справи, екзаменаційні відомості тощо. 4. Під час створення і рух документа він проходить такі стадии:

— виготовлення; - підписання (узгодження); - розмноження; - розподіл за підрозділами; - реєстрація і підшивка. 5. Службові документи, що у процесі діяльності факультету вимагає правильного розподілу, відповідно до номенклатурою справ. 6. У університеті існує мережу до котрої я підключені майже всі підрозділи ТРТУ. На факультеті мережу використовують у основному навчальних цілях. 7. Зараз видатки документообіг становлять вартість папери, картриджів, порошку на заправку картриджів. 8. Якщо організувати рух документів (які можна перенести електронну носій) через мережу, то витрати становитимуть вартість роздруківки документа, фізичне перебування якої стане необхідним. Оскільки майже всі підрозділи під'єднані до мережі, то ми не слід витрачати вартість підключення та встановлення мережі, але потрібно буде затратити суму в придбання програми електронного документообігу. 9. До документам сдаваемым у комп’ютерний архів, ставляться справи потребують постійного хранения:

— навчальні картки студентов;

— протоколи засідань Вченого ради факультети й матеріали до ним;

— річні плани робіт ради факультета;

— протоколи засідань ГЭК;

— звіти ГЭК;

— плани роботи кафедр;

— протоколи засідань кафедр.

Усі вищевказані документи неможливо знайти перекладені електронний носій, а вимагають безпосередньо фізичного на ходіння. Тож у архіві необов’язково мати комп’ютер з университетской комп’ютерної мережею. 10. Усі, які потребують постійного зберігання можуть передаватися по електронного документообігу і отже мають зберігатися в електронному архіві. 11. Витрати на організацію електронного архіву становитимуть: вартість программного продукту, установка програми на сервер і комп’ютери, перебувають у підрозділах університету та підключених до неї, провчення роботи з программой.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ИСТОЧНИКОВ: | |Андрєєва В.І. Діловодство. Вимоги до документообороту фірми | | |(з урахуванням Держстандартів РФ). 3-тє вид., перераб. і доп.-М., 1996. | | |Андреянова В. В. Як слушно підготувати і оформити наказ.- М., | | |ИНФРА-М, 1997. | | |На допомогу друкарці, секретарю, стенографістці: Практ. пособие.-М.: | | |Высш.шк., 1990.-303 з.: мул. | | |Герасименко В. А. Захист інформацією автоматизованих системах | | |обробки даних.- М., Энергоатомиздат, 1994. | | |ГОСТ 16 487−83. Діловодство і архівну справу. Терміни і | | |визначення. — М., Видавництво стандартів, 1983. | | |ГОСТ Р 6.30−97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована | | |система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до | | |оформленню документов.-М., Видавництво стандартів, 1997. | | |Державну систему документационного забезпечення управління. | | |Основні становища, Загальні вимоги до документів і службам | | |документационного забезпечення. — М., ВНИИДАД, 1991. | | |Діловодство й освоєно основні нормативні вимоги до документів. М.: | | |Вид-во «Юридичний коледж МДУ», 1994. — 85 з. | | |Документационное забезпечення діяльності організації. Навчальне | | |посібник. — М.: Асоціація авторів, і видавців «Тандем». Видавництво | | |ЭКМОС, 1998. — 208 з. | | |Документи і діловодство. Довідкове посібник. — М., Економіка, | | |1991. | | |Крайская З.В., Челліні Е.В. Архівознавство. — М., НОРМА, 1996. — 224с.| | |Курс діловодства: Документационное забезпечення управління: | | |Навчальний посібник. — 2-ге вид. — М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: НГАЭиУ, 1998.| | |- 272 з. | | |Ланкастер Ф. Інформаційно-пошукові системи. — М., Світ, 1972. — 310 | | |з. | | |Організація роботи з документами: підручник/ В. А. Кудряев та інших. — М.: | | |ИНФРА-М, 1998, 575 з. | | |Основи законодавства Російської Федерації про Архівному фонді | | |Російської Федерації і архівах від 07.07.93. — М., — 14 з. | | |Секретарское справа: Практ. посібник. — М.: Высш.шк., 1989. — 383 з.: | | |мул. | | |Стандарт підприємства. Порядок підготовки, узгодження та видання | | |наказів, вказівок та інших організаційно-розпорядчих | | |документів. СТП 2 069 131−01−98. 1998. | | |Стенюков М. В. Документи. Діловодство. М., ПРІОР, 1995. | | |Сэлсон Р. Автоматична обробка, збереження і пошук інформації. — | | |М., Радянське радіо, 1973. — 560 з. | | |Статут Таганрозького державного радіотехнічного університету. | | |Таганрог. 1997. — 39с. | | |Халяпин Д.Б., Ярочкин В.І. Основи захисту: Навчальний посібник.| | |- М., ИПКИР, 1994. | | |Економічна безпеку підприємства: Захист комерційної таємниці. | | |Практичне посібник для керівників і спеціалістів. Під ред. В.М. | | |Чаплыгина. — М., Аналитик-Пресс, 1991. | | |Ярочкин В.І. Безпека інформаційних систем. — М., Ось-89, 1996. |.

|Наименование |Призначення |Види документів |Органи | |системи | | |що у їх | |документації | | |складанні | |1 |2 |3 |4 | |Организационн|организация |статут організації; норму закону про організації та про |керівництво | |о-правовая |системи та |структурних підрозділах, колегіальних і |заклади, чи | |документація |процесів |дорадчих органах установи; регламенти роботи |підрозділи | | |управління |колегіальних і дорадчих органів, апарату | | | | |управління чи керівництва; штатний розклад, | | | | |інструкції на окремі види діяльності, | | | | |потребують регламентації (наприклад, інструкція по | | | | |документационному забезпечення); посадові інструкції| | | | |працівникам, правила, пам’ятки та інших. | | |Планова |формулює |план; перспективний план; програма; графік; схема; |керівництво | |документація |основні |генеральна схема |організації | | |напряму, і | | | | |загальний вміст | | | | |робіт | | | |Распорядитель|регулирование |Колегіальне ухвалення рішення — постанови і |Колегіальне | |ная |роботи і |рішення; |ухвалення рішення; | |документація |діяльності, |Одноосібне ухвалення рішення — накази, вказівки, |Одноосібне | | |які входять у його |розпорядження |ухвалення рішення | | |систему | | | |Довідкова |містить |акти; довідки; доповідних записок; листування та інших. |від нижчестоящого | |документація |об'єктивну і | |працівника до | | |достовірну | |вищестоящому | | |інформацію | | | |Звітна |дозволяє |звіт чи довідка звітного характеру |структурні | |документація |зіставляти | |підрозділи | | |отримані | | | | |результати з | | | | |показниками, | | | | |наміченими планом| | | | |чи програмою | | |.

Додаток № 2.

Таблиця 1 Вимоги до оформлення документів |01 — |Поміщають на бланках документів мають у відповідність до | |Державний |становищем про Державному гербі Російської | |герб Російської |Федерації. | |Федерації; | | |02 — герб суб'єкта |Поміщають на бланках документів мають у відповідність до | |Російської |правовими актами суб'єктів Російської Федерації | |Федерації; | | |03 — емблема |Поміщають на бланках відповідно до статутом | |організації, або | | |товарний знак (знак| | |обслуговування); | | |04 — код |Проставляють по Громадському класифікатору | |організації; |підприємств і закупівельних організацій | |05 — код форми |Проставляють по громадському класифікатору | |документа; |управлінської документації | |06 — найменування |Найменування організації, що є автором | |організації; |документа, має відповідати найменуванням, | | |закріпленому у її установчих документах. | | |Над найменуванням організації вказують скорочена, а| | |за його відсутності - повне найменування вищестоящої | | |організації | |07 — довідкові |Включають: поштову адресу; номери телефонів, і ін. | |дані про |інформацію про розсуду | |організації; | | |08 — найменування |Назва документа має бути будь-якою | |виду документа; |документі, крім листи. Назва документа | | |визначається упорядником документа, з | | |призначення та змісту останнього. Залежно від | | |назви документа вибирається потрібна форма викладу | | |тексту, визначаються характері і ступінь обов’язковості| | |його реалізації змісту. | |09 — дата |Датування документа обов’язково щоб надати йому | |документа; |юридичної сили. Датою документа є дата його | | |підписання, затвердження чи події, яке | | |зафіксовано у документі, наприклад: в актах, | | |протоколах. Датою вступу розпорядчих | | |документів мають у силу вважається дата їх доведення до | | |адресата, тоді як самому документі не зазначений інший термін. | |10 — |Вона складається з його порядкового номери, що можна | |реєстраційний |доповнювати на розсуд організації індексом справи з | |номер документа; |номенклатурі справ, інформацією щодо кореспонденті, | | |виконавців та інших. | |11 — посилання |Включає реєстраційний номер і дату документа | |реєстраційний |включає реєстраційний номер дату документа, на | |номер і дату |що дається відповідь | |документа; | | |12 — місце |Місце складання чи видання документа вказують в | |складання чи |тому випадку, якщо утруднено його визначення по | |видання документа; |реквізитам «Найменування організації» і «Довідкові | | |дані про організацію». Місце складання чи видання | | |вказують з урахуванням прийнятого | | |адміністративно-територіального розподілу, і це | | |включає тільки узвичаєні скорочення. | |13 — гриф |Проставляють без лапок першою аркуші документа, і | |обмеження доступа|его можна доповнювати даними, передбаченими | |до документа; |законодавством про інформацію, віднесеної до | | |державну таємницю і конфіденційної комп’ютерної інформації | | | | | |Продовження таблиці 1 | |14 — адресат; |Як адресата може бути організації, їх | | |структурні підрозділи розміщуються, посадові і обов’язкові фізичні | | |особи. | |15 — гриф |Документ стверджується посадовою особою або спеціально| |затвердження |видаваними документами. При затвердженні документа; | |документа; |- посадовою особою гриф затвердження документа повинен | | |складатися з слова УТВЕРЖДАЮ (без лапок), | | |найменування посади особи, який підтверджує документ, | | |його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. | | |- постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф | | |затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок),| | |найменування який підтверджує документа в називному | | |відмінку, його дати й номери | | |Міститься у правому верхньому розі документа. | |16 — резолюція; |Пишеться на документі відповідним посадовою особою| | |і включає прізвища виконавців, зміст доручення,| | |термін виконання, підпис і дату | |17 — заголовок до |Включає стислий зміст документа. Заголовок | |тексту; |цілком узгоджується з найменуванням виду документа | |18 — позначка про |Позначка про контроль над виконанням документа, яку | |контролі; |позначають буквою «До» чи штампом «Контроль» | |19 — текст | Текстом документа є виражене засобами | |документа; |ділового мови зміст будь-яких дій чи | | |подій. Її зміст має бути ув’язано з раніше | | |виданими у питанні документами. Текст | | |документа складається з урахуванням уніфікованих форм,| | |уніфікованих збірок текстів (листовників), | | |типових тих нормативних документів, визначальних | | |зміст конкретних документів. | | |Тексти документів оформляються як зв’язкового тексту, | | |анкети, таблиці чи сполуки цих форм. Типовий | | |суцільний зв’язний текст складається з урахуванням | | |трафаретов, містять постійну інформації і | | |пропуски внесення перемінної інформації. | |20 — позначка про |Оформляють так: | |наявності приложения;|Приложение п’ять л. у два прим. | |21 — підпис; |Підпис є реквізитом, котрі засвідчують документ, | | |які б відповідальність який підписав на в | | |ньому викладене. Підпис надає документа юридичну | | |силу. Документ підписується керівними працівниками | | |організації, або іншими посадовими особами, у | | |відповідність до їх компетенцією, встановленої | | |чинним законодавством чи інші правовими | | |актами. | |22 — гриф | | |сог.док-та; | | |23 — візи |Узгодження є засобом попереднього | |узгодження |розгляду з оцінкою проекту документу з погляду| |документа; |оптимальності намічених рішень, відповідності | | |гаданих рішень положенням чинного | | |законодавства, і навіть правових актів, визначальним| | |компетенцію організації, издающей документ. Віза | | |повинна мати особисту підпис визирующего і дату | | |візування, які можуть опинитися доповнюватися найменуванням | | |посади й розшифровуванням підписки визирующего | | | | | |Закінчення таблиці 1 | |24 — печатку; |На документах, потребують додаткового посвідчення| | |дійсності, ставиться відбиток друку. У державних| | |організаціях застосовують гербову печатку та печатку | | |організації. У недержавних організаціях — печатку| | |організації. | |25 — позначка про |При виготовленні копії текст документа повинен | |завіренні копії; |відтворюватися повністю, включаючи елементи бланка. | | |Копія документа мусить бути завірено підписом | | |керівника організації, або уповноваженого цього | | |посадової особи, наприклад: «Правильно ». | |26 — позначка про |Включає прізвище виконавця документи й номер його | |виконавця; |телефону. Мають на лицьової чи зворотному боці| | |останнього аркуша документа у лівій нижньому розі. | |27 — позначка про |Позначка про виконання документи й напрямі їх у | |виконанні |справа свідчить у тому, що це поставлених | |документи й |документі питання вирішено. За кожним документа має | |напрямі їх у |бути видно, як вона сповнена. Якщо спрямований | |справа; |відповідь, чи до документа додається копія відповіді. | |28 — позначка про |Містить порядковий номер і дату надходження документа| |вступі | | |документа в | | |організацію; | | |29 — позначка для |Може включати ім'я файла, код оператора, і навіть | |автоматичного |інші пошукові дані, встановлювані у створенні| |пошуку документа | |.

Додаток № 3.

Таблиця 2 Список робіт виконуваних деканатом ФЭМП |№ |Найменування виконуваних робіт |Термін | |п/п| |виконання | | |Допомога секретарю ради ФЭМП підготовкою до |Щомісяця | | |раді: | | | |а)явочный лист; | | | |б)повестка дня всім членів ради ніхто; | | | |в)выписки з протоколів. | | | |Підготовка до нового навчальному року. | | | |Укладання контрактів навчання. |липень-серпень | | |Оформлення контрактів | | | |Надання общежития (рассмотрение |до 01.09 | | |заяв, підготовка наказу) | | | |Введення даних із гуртожитку до бази даних | | | |Підготовка наказів На оновлення |до 30.08 | | |студентів із академічного відпустки | | | |(визначення списку дисциплін якими | | | |виникли заборгованості через розбіжності у | | | |навчальних планах) | | | |Прийом справ (навчальних карток) студентів на 3|до 15.09 | | |курс ФЭМП з деканату ЄГФ. Підготовка | | | |наказу про перейменування груп | | | |Формування уточненого контингенту |15.09 | | |студентів відповідно до наказів (внесення | | | |змін — у книжку руху контингенту і | | | |картки студентів) | | | |Введення змін рухом контингенту на | | | |комп'ютер. | | | |а)Восстановление з академічного відпустки | | | |б)Перевод з інших професій | | | |в)Перевод з деяких інших вузів | | | |г)Перевод із групи у групу | | | |д)Изменение прізвища | | | |е)Назначение (зміна) старост в групах | | | |ж)Предоставление академічного відпустки | | | |з)Отчисление заборжників | | | |Звіт ЗНК по контингенту ФЭМП у навчальний |до 20.09 | | |управління | | | |Роздруківка і складання до канцелярії контингенту |до 25.09. | | |ФЭМП в партії 11 прим. | | | |Роздруківка алфавітних списків студентів |до 27.09. | | |Підготовка й уточнення навчальних планів |до 10.09. | | |спеціальностей нового навчальний рік | | | |а)распечатка навчальних планів спеціальностей | | | |Підключення до міжнародного мережі INTERNET | | | |Підготовка навчальних планів аспірантів | | | |Інформація про госпдоговірних держбюджетних| | | |НДР | | | |Звіти факультету про госпдоговірних і | | | |держбюджетних НДР | | | |Продовження |таблиці 2 | | |Контроль за навчанням аспірантів факультету | | | |Участь підготовки й роботі СНТК, НТК, ППС| | | |Підготовка наказів по ГЭК |до 01.12. | | |Реєстрація наказів у книзі реєстрації |принаймні | | |наказів Внесення змін — у відповідність с|поступления | | |наказами до книги руху контингенту, в | | | |картки студентов, в базі даних | | | |Видача довідок студентам |по | | | |необхідності | | |Виписка академічних довідок |за заявою | | |Відновлення дублікатів студентських |за заявою | | |квитків, книжок, дипломів (лише під час | | | |роботи гос. комиссии) | | | |Реєстрація вихідних документов (письма, |по | | |відрядження тощо.) Реєстрація вхідних |необхідності | | |документів (листи тощо.) | | | |Виконання розпоряджень навчального відділу. |У соответств. | | | |зі службовими | | | |вказівками | | | |начальника уч.| | | |відділу | | |Підготовка до рейтинг-контролю осіннього | | | |семестру | | | |Роздруківка рейтинг-листов, зведених | | | |відомостей за 2 тижня на початок | | | |проміжного рейтингу осіннього семестру | | | |(відповідно до наказу) для 3,4,5 курсів | | | |відповідно | | | |Оформлення рейтинг-листов відповідно до | | | |вимогам | | | |Реєстрація всіх рейтинг-листов у зошиті і |за 1неделю до | | |роздача відомостей секретарям кафедр під |рейтингу | | |розпис | | | |Формування предметів базі даних на |протягом тижня до| | |осінній семестр відповідно до навчальних планів |1-го | | |курсів та пропозиції спеціальностей. |рейтинг-контро| | | |ля | | |Фіксування результатів рейтинг-контроля в |1 тиждень після| | |зведених відомостях. Виявлення заборжників |здачі всіх | | | |відомостей | | |Видача напрямів перескладання рейтингу (на|по | | |3 дні зазначеного терміну) і реєстрація в |необхідності | | |книзі реєстрацій напрямів | | | |Облік ліквідації задолженностей (согласно |принаймні здачі | | |напрямам екзаменаційним листам |негайно | | |пересдач) в зведених відомостях 3,4,5 курсів | | | |Оголошення для студентів про наявність | | | |заборгованостей на дошці оголошень | | | |Підготовка наказу про відрахування заборжників| | | |і зняття зі стипендії до вус тановленным | | | |термінів відповідно до стандарту університету. | | | |Роздача рейтинг-листов, протягом тижня до | | | |початку 2-ї рейтинг-недели | | | |Облік заборгованостей за результатами 2го | | | |рейтинг-контроля в зведених відомостях 3,4,5 | | | |курсів | | | |Введення даних залікових відомостей в комп’ютер | | | |Продовження |таблиці 2 | | |Допуск до сесії | | | |Праця у період сесії | | | |Підготовка екзаменаційних відомостей до |відповідно до | | |кожному экзаменационному дня |розкладу | | | |экзаменнов | | |Облік оцінок в зведених відомостях 3,4,5 | | | |курсів принаймні здачі экзаменнационных | | | |відомостей в деканат. Введення балів і оцінок в| | | |базі даних | | | |Звіт в УУ про заборгованість по факультету по| | | |закінченні сесії: | | | |1) з даних кількість заборгованостей | | | |за фахами; зі слаломних дисциплін; | | | |2) ф. 23 і 23а по спец. і курсів. | | | |Видача та напрямів і фіксування | | | |результатів пересдач: | | | |1. У зведених відомостях 3,4,5 курсів | | | |2. У базі даних | | | |Підготовка наказу про відрахування по | | | |результатам сесії | | | |Зведення руху контингенту ФЭМП за осінній | | | |семестр. | | | |Призначення стипендії за результатами сесії.| | | |Наказ на стипендію 3,4,5 курсів. Бланки для| | | |бухгалтерії отримання стипендії | | | |Підготовка листів студентам — направленцам | | | |підприємств | | | |Фундаментальна обізнаність із заявами студентів за оплатою | | | |проїзду, матеріальна помощь, ошибки по | | | |призначенню стипендии. Подготовка наказу | | | |Роздруківка результатів сесії кожному за | | | |обожнює, і занесення в навчальні картки | | | |студентів. | | | |Фундаментальна обізнаність із випускниками | | | |Підготовка наказу про дипломирование | | | |Звірка оцінок в заліковках і картках | | | |(заповнення саме ті записів в за четки | | | |відповідно до даними) | | | |Підготовка вкладишів у дипломи (з годинниками, | | | |уточнення) — 2 прим. | | | |Підготовка копій дипломов (2 прим.) | | | |Підготовка книжок протоколів ГЭК (по | | | |спец-тям) | | | |Підготовка документів до кожного засідання | | | |ГЭК | | | |Підготовка дипломів (виписка) | | | |Підготовка випускного наказу | | | |Акт видачі дипломів | | | |Здача у комп’ютерний архів карток, зачеток випускників | | | |Підготовка до рейтинг-контролю весняного | | | |семестру | | | |Роздруківка рейтинг-листов, зведених | | | |відомостей за 2 тижня на початок | | | |проміжного рейтингу весняного | | | |семестра (согласно наказу) для 3,4,5 курсів | | | |відповідно |таблиці 2 | | |Продовження | | | |Оформлення рейтинг-листов відповідно до | | | |вимогам | | | |Реєстрація всіх рейтинг-листов у зошиті і | | | |роздача відомостей секретарям кафедр під | | | |розпис | | | |Формування предметів базі даних на | | | |весняний семестр відповідно до навчальних планів | | | |3,4,5 курсів та соціальних спеціальностей | | | |Фіксування результатів першого розвівайся | | | |тинг-контроля в зведених введомостях 3,4,5 | | | |курсів | | | |Виявлення заборжників і винесення списку | | | |заборжників на дошку оголошень | | | |Видача напрямів перескладання рейтингу (на| | | |3 дні зазначеного терміну) і реєстрація в | | | |книзі реєстрацій напрямів | | | |Облік ліквідації задолженностей (согласно | | | |напрямам екзаменаційним листам | | | |пересдач) в зведених відомостях 3,4,5 курсів | | | |Оголошення для студентів про наявність | | | |заборгованостей на дошці оголошень | | | |Підготовка наказу про відрахування задол | | | |жников і зняття зі стипендії до встановленим| | | |термінів відповідно до стандарту університету. | | | |Роздача рейтинг-листов, протягом тижня до | | | |початку 2-ї рейтинг-недели | | | |Облік заборгованостей за результатами 2го | | | |рейтинг-контроля в зведених відомостях 3,4,5| | | |курсів | | | |Введення даних залікових відомостей в комп’ютер | | | |Допуск до сесії | | | |Праця у період сесії | | | |Підготовка екзаменаційних відомостей до | | | |кожному экзаменационному дня | | | |Облік оцінок в зведених відомостях 3,4,5 | | | |курсів принаймні здачі экзаменнационных | | | |відомостей в деканат | | | |Введення балів і оцінок до бази даних | | | |Звіт в УУ про заборгованість по факультету по| | | |закінченні сесії: | | | |1) з даних кількість заборгованостей | | | |за фахами; за дисциплінами; | | | |2) ф. 23 і 23а по спец. і курсів | | | |Видача та напрямів і фіксування | | | |результатів пересдач в зведених відомостях | | | |3,4,5 курсів в базке даних | | | |Підготовка наказу про відрахування по | | | |результатам сесії | | | |Зведення руху контингенту ФЭМП за осінній | | | |семестр | | | |Призначення стипендії за результатами сесії | | | |Наказ на стипендію 3,4,5 курсів. Бланки для| | | |бухгалтерії отримання стипендії | | | |Підготовка листів студентам — направленцам | | | |підприємств | | | |Закінчення |таблиці 2 | | |Фундаментальна обізнаність із заявами студентів за оплатою | | | |проїзду, матеріальна помощь, ошибки по | | | |призначенню стипендии. Подготовка наказу. | | | |Роздруківка результатів сесії кожному за | | | |обожнює, і занесення в навчальні картки | | | |студентів | | | |Річний звіт у навчальний управління | | | |(ф.23,23а) | | | |Зведення руху контингенту ФЭМП за | | | |весняний семестр | | | |Підготовка та здавання в ОК списків студентів | | | |для оформлення мед. полюсов | | | |Накази на стипендію і матеріальну допомогу | | | |студентам у яких пільги. (відповідні | | | |довідки) | |.

Додаток № 4.

Номеклатура справ |Індекс |Найменування справи |Количество|Ср.хр. і |Примітка| |стр.под| | |№ст. по | | |р | |томів |переліку | | |472/1 |Копії наказів і розпоряджень |1 |5/15 | | | |ректора і проректорів загальні | | | | |472/2 |Копії наказів і розпоряджень |1 |5/15 | | | |ректора і проректорів по | | | | | |особового складу | | | | |472/3 |Копії наказів і розпоряджень |1 |5/15 | | | |ректора і проректорів по | | | | | |студентам | | | | |472/4 |Внутрішня листування про |1 |3/204 | | | |постановці навчальної та др. работе| | | | |472/5 |Вказівки декана по факультету |1 |5/204 | | |472/6 |Листування з підприємствами, |1 |3/149 | | | |установами, батьками та | | | | | |студентами по навчальним питанням | | | | |472/7 |Навчальні картки студентів |12 |Пост/172,34| | | | | |3 | | |472/8 |Списки студентів по навчальним |1 |10/740 | | | |групам (контингент ФЭМП) | | | | |472/9 |Залікові і екзаменаційні |4 |6эк/91 | | | |відомості | | | | |472/10 |Заяви студентів |1 |1/95 | | |472/11 |Книжка реєстрації видачі |1 |5/318 | | | |студентам залікових книжок і | | | | | |студентських квитків | | | | |472/12 |Книжка реєстрації видач |1 |5/3 | | | |студентам экзаменнационных | | | | | |аркушів | | | | |472/13 |Книжка реєстрації видач |1 |3/738 | | | |студентам довідок | | | | |472/14 |Протоколи засідань ради |1 |Пост/468 | | | |факультети й матеріали до них | | | | |472/15 |Бюлетені таємного голосування |1 |3г/474 | | |472/16 |Річні плани робіт ради |1 |Пост/228 | | | |фак-та | | | | |472/17 |Протоколи засідань |1 |Пост/386 |з 1997 р. | | |державної комісії (ГЭК) | | | | |472/18 |Звіти ГЭК |1 |Пост/367 |з 1997 р. | |472/19 |Журнал реєстрації вхідних |1 | | | | |документів з «ДСК» | | | | |472/20 |Документи з «ДСК» |1 | | | |472/21 |Журнал реєстрації вхідних |1 | | | | |документів | | | | |472/22 |Журнал реєстрації вихідних |1 | | | | |документів | | | | |472/23 |Акти і опису справ здачі |1 |10/1103 | | | |документів мають у архів університету| | | | |472/24 |Журнал реєстрації руху |1 | | | | |контингенту | | | | |472/25 |Журнал реєстрації наказів |1 | | | |472/26 |Журнал реєстрації рахунків |1 | | | | |фактури | | | |.