Ведение діловодства в філії Павловомежрайгаз

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Остальные рефераты


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ У УЧРЕЖДЕНИИ

Секретарю в установах надають великої ваги. Він оформляє ділову листування, здійснює зв’язку з іншими організаціями, зустрічається з людьми, які звертаються з різними заявами, проханнями, питаннями. Це її турбота порадити, як швидше оформити документи, простежити, щоб вчасно відправити у відповідь які у установи письма.

Секретар-друкарка — це перший представник установи, до якому зазвичай звертається відвідувач. Доброзичливо чи розмовляє вона з людьми, чи вміє дати ділової, правильний рада, який порядок в неї в приймальні - з усього складається перше враження про учреждении.

Професія секретаря жадає від людини, котрий обрав її, високої підготовленості, всього комплексу особистих і ділових якостей, обумовлених специфікою секретарського праці. Професія секретаря належить до обслуговуючим. Завдання секретаря у тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, вспомогательно-технических операцій. У його обов’язки входить виконання великого об'єму робіт з збору, складання, оформленню, обробці усній і документної інформації, і навіть з організації прийому відвідувачів, підготовці нарад і засідань, по телефонному обслуговування та т.п. дуже важливий чинник в роботі секретаря є хороший ділової контакти з керівником, вміння виконувати роботу у стилі руководителя.

Види робіт, правничий та обов’язки секретарів у різних установах можуть вирізняються. Це пов’язано з характером роботи установи, наявністю чи відсутністю спеціальних подразделений.

Дівчата, отримали спеціальність секретаря-машинистки (навчаються цієї професії лише дівчини), працюють друкарками, і секретарями- машинистками.

Основні обов’язки друкарки — друкування різної документації, рукописних книжок, статей і др.

Секретар-друкарка виконує дві основні функції: працює із документами та здійснює бездокументное обслуговування співробітників управлінського апарату і відвідувачів. До операцій по бездокументному обслуговування ставляться такі, як виконання технічних функцій по забезпечення роботи керівника, підготовка засідань і нарад, організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, підготовка відряджень, планування своєї роботи. На роботи з бездокументному обслуговування секретар витрачає 55−60% робочого дня. Інші обов’язки: складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підшивка у справи і передачі за зберігання документів, стенографирование, розшифрування й оформлення на пишучої машинці документів — ставляться до документному обслуговування. Беручи участь у створенні документів, секретар друкує їх у пишучої машинці, відправляє адресатам, стенографує, і навіть працює із диктофоном. Невеличку за обсягом чи строкову машинописну роботу зазвичай виконує секретар. Іноді секретар за дорученням керівника самостійно готує проекти наказів і на вступники листи і запити. У таких випадках керівник викладає суть документа, а секретар становить текст, друкує його за пишучої машинці, дає на підпис керівнику та отправляет.

З допомогою стенографування — швидкісного листи, що ведеться при допомоги коротких знаків й у трохи разів перевищує за швидкістю звичайне лист, секретар веде протоколи засідань, записує телефонограми, накази, розпорядження, листи тощо, які диктуються керівником. Стенографічний запис вона розшифровує і передруковує на машинці. У зараз у установах застосовуються диктофони. Керівник диктує текст документів, який записується на диктофонний стрічку апарату. Далі секретар передруковує текст на машинке.

Бездокументная робота секретаря — це зв’язок керівника з телефону з абонентами, організація прийому працівників апарату і відвідувачів, підготовка і обслуговування різних нарад та інших. знаючи коло осіб, з якими необхідно безпосередньо з'єднувати керівника, і навіть знаючи функції всіх співробітників установи, секретар «фільтрує «все виклики, відповідно переключаючи їх у співробітників, компетентних у різних вопросах.

Відповідальна роль секретаря й у організації різних нарад. Секретар підбирає відповідних документів, за необхідності друкує їх у машинці і поширює їх серед працівників майбутнього наради. По складеного списку запрошує учасників наради телефоном чи розсилає запрошення, постачає присутніх папером, олівцями, безпосередньо перед нарадою реєструє його участников.

Специфіка роботи секретаря у тому, що він доводиться не лише виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), а й здійснює численні контакти з людьми6 керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Слід враховуватиме й те, що секретарю доводиться зіштовхуватися з великим розмаїттям розв’язуваних завдань, значною різницею у яких за рівнем труднощі, необхідністю паралельно виконувати кілька робіт. Нерідко неполадки у роботі секретаря є результатом його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має повного уявлення про роль та військово-політичні завдання свого керівника та його значення діяльності всієї організації, немає достатньої професійної подготовленности.

Ділові та особисті якості і під час певної роботи виявляється у тісній взаємодії і доповнюють одне одного. Знання правил прийому відвідувачів, і ефективне їх застосування практично вимагає того що в секретаря таких особистісних якостей, як інтелігентність, тактовність, доброжелательность.

Діяльність Калнишевського як секретаря-машинистки значної ролі відіграє уміння планувати своєї роботи, не піддаючись текучці справ України та доручень, добре і послідовно виконувати обов’язки. Це як сумлінності, а й роздумів. Секретар повинен розумітися на структурі установи, швидко вловлювати суть запитань і так далее.

Робота секретаря пов’язані з специфічної особливістю мислення — умінням орієнтуватися у людські стосунки, настроях і т.п.

Підвищено вимоги, і до промови секретаря. Вона має бути чистої і чіткої в вимові. Секретарю необхідно мати певний словниковий запас. Так само вона повинна розвивати здатність логічно викладати своїх поглядів в короткої форме.

Секретарю-машинистке у роботі допомагає згадку, як словесно-логическая, і наочна — пам’ять осіб співробітників і посетителей.

Головним для секретаря-машинистки є зосередженість уваги, його розподіл і перемикання. Вона найчастіше одночасно спостерігає за сигналами з кабінету начальника, за відвідувачами, друкує й відповідає по телефону.

Секретар — правиця директора. Тому повинна бути відповідальних усе, що доручає їй начальник.

Секретар — це психолог. Вона має уміти слухати людей і розуміти кожного відвідувача, подобатися він чи нет.

Професія секретаря-машинистки складна й пред’являє ній різнобічні вимоги. Але він і приваблива у багатьох відносинах. Це — робота жива, вона дозволяє чи з різними людьми. Приємно усвідомлювати, що допомагаєш людям, корисна им.

2. ФОРМА ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В

ФІЛІЇ ПАВЛОВОМЕЖРАЙГАЗ У практиці роботи російських підприємств та шкільних установ склалися три основні форми роботи з документами: централізована, децентралізована і смешанная.

ЦЕНТРАЛІЗОВАНА форма застосовується у установ з великим документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій із документами щодо одного структурному підрозділі, наприклад канцелярії (загалом відділі). У нашій країні створюються документационные центри, обслуговуючі кілька установ. Централізована система характерною і для організацій з дуже малим документообігом, де всі роботи з документами виконують секретарі. Централізована форма організації документального обслуговування найбільш прогресивна і перспективна, але вона вимагає комплексної механізації (у майбутньому — автоматизації) всіх документальних операций.

При ДЕЦЕНТРАЛІЗОВАНОЮ формі роботи з документами усі фінансові операції виконуються в структурних підрозділах установи, зазвичай, роз'єднаних территориально.

ЗМІШАНА форма (частково централізована) роботи з документами зараз використовують у великих об'єднаннях (установах) зі складною структурою та очі великою обсягом документообігу. Під час такої формі частина операцій під час роботи з документами (прийом, відправка, контроль виконання) перебирає канцелярія, інші ж операції (реєстрацію, формування справ, поточне зберігання) виконують структурні подразделения.

При виборі форми роботи з документами конкретної підприємства чи установи слід враховувати такі чинники: — обсяг документообігу; - характер роботи підприємства його територіальне розміщення; - структуру підприємства його підрозділів; - технічну оснащеність і кваліфікацію керівників, фахівців і технічних исполнителей.

Найбільш важливий під час виборів форми роботи з документами обсяг документообігу, але він який завжди відповідає величині самого підприємства чи установи. Швидкість проходження документів мають у значної мірою залежить від постановки всієї управлінської діяльності підприємства загалом. Для розподілу підприємств із документообороту використовують категорийность, запропоновану ЕГСД: 1-ша категорія — підприємства (установи) з обсягом документообігу свыше

100 000 документів мають у рік; 2-га категорія — підприємства (установи) з обсягом документообігу от

25 000 до 100 000 документів мають у рік; 3-тя категорія — підприємства (установи) з обсягом документообігу от

10 000 до 25 000 документів мають у рік; 4-та категорія — підприємства (установи) з обсягом документообігу до

10 000 документів мають у год;

Філія «Павловомежрайгаз «належить до 4 категорії, де документообіг становить до 10 000 документів мають у рік, і тому тут практикується централізована форма діловодства. Її здійснює адміністративно- господарський отдел.

Схема структури канцелярії філії «Павловомежрайгаз «

проходження документа у пихатій інституції з моменту створення до завершення виконання називається документообігом. Він охоплює у собі такі основні етапи роботи з документами, як: — прийом, обробка і розподіл кореспонденції; - передача і доставка документів; - облік обсягу документообігу; - реєстрація контроль над виконанням документов.

У філії «Павловомежрайгаз «кореспонденцію отримує секретар, передає її керівнику, а той у своє чергу, наклавши резолюцію, повертає кореспонденцію секретарю. Секретар реєструє кореспонденцію у журналі реєстрації яка входить документації, де записують всі дані документ з наступним постановою у ньому діловодного індексу і дати реєстрації (Додаток № 1).

Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю та пошуку документів. Кожен документ реєструється тільки одного разу, двічі реєструвати запрещается.

Обов’язковою реєстрації підлягають документи, які у філія «Павловомежрайгаз «з представників вищих органів, приміром, із ВАТ «Нижегородоблгаз «(накази по основний діяльності, протоколи, службові листи, телеграми), і навіть пропозиції, заяви й касаційної скарги граждан.

Яка Входить документація реєструється щодня надходження. У діловодстві не реєструються бухгалтерські звіти, плани робіт, поздоровчі листи та інших документи, вказаних у переліку, котрий дано стосовно Інструкції по документування управлінської діяльності. На входить документі позначка про його вступі ставиться на першій сторінці у правому нижньому углу.

Терміни виконання може бути індивідуальними (за кожен документ) і типовими (для певних, наймасовіших категорій документов).

Індивідуальні терміни виконання встановлюються директором філії «Павловомежрайгаз «Романенка В. В. найбільш важливі документи у самих текстах документа чи резолюціях ними. Терміни виконання внутрішніх документів обчислюються від часу їх підписання, а зовнішніх — від часу надходження в філія «Павловомежрайгаз «і обчислюються календарних днях. Термін виконання документа можна продовжити лише обличчям установи, його установившим. Продовження терміну виконання має оформлене відразу після отриманні документа виконавцем або пізніше як 3 дні його закінчення. Інакше документ вважається невиконаним вчасно. Якісна і своєчасне виконання документів і майже доручень — пряма обов’язок посадових осіб філії «Павловомежрайгаз «за напрямами їх роботи і виконавців, яким адресовано документ.

Секретар філії «Павловомежрайгаз «здійснює за термінами виконання документів, узагальнює роботу з виконання документів. Надавши документи на підпис керівнику, секретар заздалегідь повинна була перевірити правильність їх оформлення, наявність віз, додатків, підписів на приложениях.

Секретар філії «Павловомежрайгаз «також займається відправкою що виходить документації. У його обов’язки входить: — перевірка правильності написання адресата, наявність додатків, підписів; - запевнення копії що відправляється документа, постановка у ньому індексу і дати; - постановка на документах вихідного індексу; - запис вихідного документа у журналі реєстрацій що виходить документации.

На конвертах секретар проставляє: — поштовий індекс й має повний поштову адресу; - вид відправки (замовна, цінна, авіа); - найменування і зворотний адресу філії «Павловомежрайгаз ».

Оформлені документи секретар відправляє адресатам пізніше, ніж наступного дня після їх підписання, а телефонограми і термінові документи — відразу після їх оформления.

ВИМОГИ До СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТОВ

ТА ЇХНІ ОСОБЕННОСТИ.

Упорядкування й документів виробляється у відповідність до вимогами тих нормативних документів. Документи складаються на бланках з реквізитами найменування філії «Павловомежрайгаз ».

Встановлюються два виду бланків з розташуванням реквізитів філії «Павловомежрайгаз «: бланк для листів і загальний бланк. На бланках для листів із кутовим розташуванням реквізитів ведеться зовнішня листування філії «Павловомежрайгаз «. (Додаток № 2).

На загальних бланках оформляються такі документи: — накази; - розпорядження; - протоколи; - акти і т.д.

Основні реквізити документа, які секретар повинен знати при оформленні документації: — назва виду документа; - автор; - адресування; - датування; - узгодження; - посвідчення; - приложение.

Головну роль складанні документа грає виконавець, який відпо-відає його зміст, стиль викладу і якість оформлення. Кожен документ повинен мати оцінку про виконавця, що складається з прізвища музиканта, і номери його службового телефону, які у нижньому лівому розі лицьової і зворотного боку останнього аркуша документа.

Документи засвідчуються шляхом підписи, затвердження, ідучи проставления друку — це дає їм юридичної чинності й відбиває відповідальність посадових осіб право їх зміст. Документи в філії «Павловомежрайгаз «підписують директор та головний інженер. Під час підписання документів кількома посадовими особами їх підписи вміщено у послідовності, відповідної займаній посаді. (Додаток № 3).

Датою документа є дата підписання, затвердження чи події, що у ньому зафіксовано. Наприклад дата протоколу, й акта — дата події; дата наказу і автора листа — дата їх підписання; дата плану, звіту та ін. документів, які слід затвердити — дата їхнього затвердження. Датою набрання чинності розпорядницького документа є дата його одержання адресатами, якщо у неї не зазначений інший термін. Дата проставляється обличчям, подписывающим документ, в останній момент його підшивання (затвердження). Печатка філії «Павловомежрайгаз «ставиться на документах, які потребують особливої посвідчення. Гербова печатку ставиться на документах, які засвідчують юридичні права філії «Павловомежрайгаз «чи проведення окремого його працівника, на договорах, трудових книжках, посвідченнях, фінансових документах, при завіренні доверенностей.

Відбиток друку на документі повинен захопити частина найменування посадової особи, який підписав документ. (Додаток № 4).

Відповідно до ЕГСД директор філії «Павловомежрайгаз «може видавати два виду розпорядчих документів: накази і распоряжения.

Накази діляться на дві групи: — накази по основний діяльності (виробничі). (Додаток № 5); - накази з особового складу (кадрові): про зарахування працювати (Додаток № 6); про переведення в іншу роботу (Додаток № 7); про яке припинення трудового договору (Додаток № 8); про надання відпустки (Додаток № 9).

Проекти наказів в філії «Павловомежрайгаз «готують посадові особи за напрямами своєї діяльності, а розпорядження видає директор чи головний инженер.

До основним службовим документам ставляться: — службові листи; - протоколи; - договори; - акти; - телеграми (Додаток № 10); - телефонограми (Додаток № 11).

СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ ДЕЛ

Після виконання документи групуються у справи, які становлять сукупність документів або документ, належить до певному питання чи ділянці діяльності, підшитий на окрему обложку.

Задля єдності і класифікації документів, правильності їх урахування, формування у справи та швидкого пошуку документів мають у філії «Павловомежрайгаз «розробляються номенклатури дел.

Номенклатура — це перелік найменувань конкретних справ, заводимых на рік із зазначенням термінів їх урахування і збереження. Номенклатуру справ у філії «Павловомежрайгаз «становить секретар, погоджує з архівом организации.

Заголовки справ вказуються у розділах номенклатури справ. Вони мають відбивати характер документів по основним напрямам діяльності філії «Павловомежрайгаз «з урахуванням їхньої угруповання за термінами зберігання. Здебільшого у філії «Павловомежрайгаз «використовують такі ознаки документів, як номінальний, предметно-вопросный, авторський, хронологический.

Номінальний ознака свідчить про вид документів, подшиваемых до справи. Наприклад: «Накази директора філії «Павловомежрайгаз «з особового складу (про призначення, переміщенні, звільнення) «. У цьому вся заголовку номінальний ознака — слово «Накази ».

Авторський ознака визначається виходячи з таких реквізитів документа, як найменування заклади, чи «підпис «. Наприклад: «Накази директора філії «Павловомежрайгаз «з особового складу «. У цьому вся заголовку на авторський ознака вказують слова «директор філії «Павловомежрайгаз ».

Основним ознакою, що неодмінно слід відбити при складанні заголовка, є предметно-вопросный, відповідальний питанням, що номенклатура справи. Один справа може бути підшиті документи лише з одного і з однією терміном зберігання. У заголовках «Накази по основний діяльності «, «Листування із ВАТ «Нижегородоблгаз «з кадрів «на наявність предметно-вопросного ознаки вказують слова: «по основний діяльності «, «з кадрів ».

Хронологічний ознака містить вказівку у тому, який тимчасової термін згруповані документи у справі. Зазвичай, до справи підшиваються документи одного діловодного року, але є справи «перехідні «, то є такі, у яких підшиті документи кілька років. У разі вказівку хронологічного ознаки в заголовку обязательно.

Також використовують і кореспондентський ознака, що визначається по реквізиту «адресат «і використовується під час складання заголовків до справ по листуванні. Наприклад: «Листування із ВАТ «Нижегородоблгаз «з кадрів «. Тут вказівку на кореспондента — ВАТ «Нижегородоблгаз ».

Під час упорядкування заголовка дотримується політично правильне відбиток інформації про події, фактах, явищах, і навіть стислість і чіткість його формулировки.

Після закінчення календарного року у кінці номенклатури справ робиться підсумкова запис про кількість заведених справ (томов).

Номенклатура справ секретаря в філії «Павловомежрайгаз «така: |Индексы|Наименования |У |Терміни |Примітки| |справ |Структурних |справ |збереження і| | | |Підрозділів | |статті з | | | |та внутрішніх справ | |переліку | | |01−01 |Протоколи засідань і |1 |Посаду. | | | |нарад директорату філії | | | | | | «Павловомежрайгаз «| | | | |01−02 |Накази з особового складу |2 |Посаду. | | |01−03 |Накази виробничі |2 |Посаду. | | |01−04 |Накази на преміювання і |1 |Посаду. | | | |стягнення | | | | |01−05 |Накази ознайомлення |1 |5 років | | |01−06 |Вхідні директиви |1 |Посаду. | | |01−07 |Що Виходить кореспонденція |1 |Посаду. | | |01−08 |Телеграми, телефонограми |1 |5 років | | |01−09 |Розпорядження |1 |Посаду. | | |01−10 |Журнали реєстрації |1 |5 років | | | |відряджень | | | | |01−11 |Журнал реєстрації прийому |1 |Посаду. | | | |відвідувачів по особистим питанням| | | |

ФОРМУВАННЯ ДЕЛ

Усі виконані документи формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатурой.

Документи постійного насилля і тимчасового зберігання формуються у справи роздільно, по календарним справам. Забороняється підшивати у справи неисполненные документи. Особисті справи працівників філії «Павловомежрайгаз «формуються з документів постійного насилля і тривалого зберігання. На працівників філії «Павловомежрайгаз «ведеться картотека особистих карток форми Т-2. Картки в картотеках діляться на розділи: працюючий й уволен.

Для здачі у комп’ютерний архів картки звільнених формуються у справи разом з особистими справами працівників і в архіві за літами формирования.

ПІДГОТОВКА І ЗДАВАННЯ СПРАВ У АРХИВ

Закінчені справи з закінченні кожного року обробляються секретарем філії «Павловомежрайгаз », потім здають у архів філії «Павловомежрайгаз «. У цьому перевіряється правильність формування, уточнюються назви справ, документи підшиваються в тверді обкладинки чи переплітаються, листи номеруют графітовим карандашом.

На початку справи з особового складу мусить бути внутрішня опис документів. Наприкінці закінченого справи на на окремому листі вказується заверительная підпис. Під час підготовки справ капітулювати в Державний архів складається зведена опись.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ Організація робочого місця секретаря з огляду на вимоги наукової організації праці для її плануванні і за обслуговуванням, ні з урахуванням вимог, і можливостей використання сучасної оргтехніки, для її устаткуванню і оснащенню є необхідною передумовою досягнення високої ефективності, оперативності і забезпечення якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня, забезпечення справді корисного секретарського обслуживания.

Робоча місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу у установі. Оскільки секретар — «обличчя установи », те й його робоче місце має бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Адже того, як вигладить робоче місце секретаря, нерідко судять на роботу всього учреждения.

Планування робочого місця секретаря має забезпечити максимальні зручності і під час покладених нею обов’язків й те водночас відповідати вимогам економії площі приміщення: — робочий час секретаря у приймальній зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, неподалік дверей до кабінету й дуже, щоб легко можна було всіх вхідних; - у приміщенні приймальні повинні знаходиться лише предмети, потрібні секретарю та інших співробітникам у процесі роботи; - меблі для відвідувачів повинна перебуває у зоні, добре просматриваемой секретарем, зручною на її размещения.

Більша частина робочого дня секретар працює сидячи, але це стомлює, й тому він повинен матимуть можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу на письмі, роботи з пишучої машині, чтения.

До комплекту меблів для устаткування робочого місця секретаря приймальні входять: стіл канцелярський, допоміжний стіл чи тумба для технічних коштів, стіл для відвідувачів, стілець чи крісло подъемно-поворотное на коліщатах, стільці для відвідувачів, шафи чи полки для зберігання документів та внутрішніх справ, металевий сейф для зберігання документів, штампів, бланков.

Насиченість робочого місця секретаря засобами організаційної техніки вимагає розміщення її з огляду на вимоги ергономіки і максимальною ефективності работы.

Важливим елементом організації робочого місця є внутрішня організація відділень столу, що залежить від його конструкції, місткості, характеру оброблюваних документів. Шухляди повинні легко, плавно й не прощаючись висуватися. Великий ящик краще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів, у решті ящиках би мало бути різні спеціальні пристосування — для карток, малої оргтехніки, канцелярських приладь тощо. Доцільно відвести один ящик для зберігання приватних речей. Необхідно постійно зростає і сумлінно стежити за порядком робочому місці й у ящиках стола.

Слід пам’ятати, що нерідко секретар має дуже багато різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якими сповна користуються і інші співробітники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожитель, ламинатор. Їх розміщують в такий спосіб, щоб були доступні для підходу і короткочасного користування, а й ставали під контроль секретаря. Користуватися своєї пишучої машинкою, диктофоном і термокопировальным апаратом іншим співробітникам вирішувати годі було, оскільки це може призвести до поломки, і навіть до розмноженню сторонньої информации.

Робоча місце секретаря має відповідати всім эргономическим вимогам, які забезпечують максимальне зручність у роботі, мінімальні витрати час і на непродуктивні перемещения.

Головна вимога, яке точно має виконувати секретар — це винятковий порядок як у приміщенні приймальні, і своєму робоче місце. Неприпустимо, щоб курили у приймальній, але в робоче місце секретаря валялися папери разом із копіювальної папером тощо. За зовнішній вигляд у приймальній відповідає секретар. Завдання секретаря — докласти всіх зусиль необхідне, щоб відвідувачі у приймальній почувалися зручно. Секретар ні захаращувати особистими речами проходи у приймальній, ставити їх у доступні для огляду місця. У приймальні і робоче місце має бути завжди суто, квіти би мало бути доглянутими, та приміщення має регулярно провітрюватися. Також секретар мусить стежити над збереженням меблів, і устаткування своєму робоче місце. Отакі вимоги мають бути висунуті секретарю у створенні його робочого места.

Робоча місце секретаря в філії «Павловомежрайгаз «повністю відповідає вищесказаним вимогам. Приймальна секретаря розташована поруч із кабінетом директора. Робоча місце оснащено столом, поруч із яким під кутом в 90 градусів стоїть стол-приставка для комп’ютера та пишучої машини, подъемно-поворотным стільцем, висота якого регулюється від подальшого зростання секретаря. Спинка стільця регулюється в вертикальному і горизонтальному становищі. На столі перебувають телефон, диктофон, сшиватель документів, переговорної пристрій, контрольна картотека, термокопировальный апарат, і навіть канцелярське приладдя і речі, замість необхідних у роботі секретарю. Усі секретар тримає в двуярусном шафі, які перебувають поруч під робочою столом. Також у приймальні є стільці для відвідувачів. У приймальні завжди суто, свіже повітря й зелені квіти на окнах.

4. ОХОРОНА ПРАЦІ І ТЕХНІКА БЕЗОПАСНОСТИ

ОХОРОНА ТРУДА

1. Не допускається прийом працювати осіб молодший 16 років. У виняткових випадках за узгодженням із ФЗМК може бути прийнятий працювати особи, досягли 15 лет.

2. Заборонено застосування праці осіб до 18-ти років на важких роботах з шкідливими чи небезпечними умовами праці, і навіть на підземних работах.

3. Забороняється залучення жінок до робіт у нічний час, окрім тих галузей народного господарства, де це викликається особливої необхідністю і дозволяється як тимчасової меры.

4. Жінки, які мають дітей віком від один рік до максимально восьми років, що неспроможні залучатися до сверхурочным роботам і спрямовуватися і їх згоди у командировку.

5. Забороняється відмовляти жінкам у прийомі роботу і знижувати їм зарплатню за мотивами, що з вагітністю, чи годівлею ребенка.

6. Кожен робочий, незалежно від кваліфікації, і стажу роботи з даної професії повинен щокварталу проходити періодично повторний інструктаж безпечними методам работы.

7. Робітники та службовці обязаны:

— повністю дотримуватися правил технічно безпеки, виробничої санітарії і протипожежної безопасности;

— утримувати гаразд і можна чистоті робоче место;

— виконувати тільки своє роботу, яка доручено начальником чи начальством свыше;

— для виявлення небезпеки попереджати товаришів з роботи і негайно повідомити адміністрації цеху чи завода;

— про кожен нещасливий випадок з виробництва постраждалий чи очевидець від нещасного випадку має терміново повідомити майстру, начальнику цеху чи відповідному керівнику работы;

— дотримуватися особливу обережність під час обходу транспортних засобів, коли з-за рогу будівель або інших огороджуючих огляд проїжджої части.

8. Кожен має знати заходи пожежної безопасности.

9. Кожен має знати трудове законодательство.

10. Кожен зобов’язаний вміти надати першу медичну помощь:

— звільнення яке постраждало від электротока;

— штучне дыхание;

— зовнішнє масаж сердца;

— допомогу в пораненнях і кровотечах і т.д.

ТЕХНІКА БЕЗОПАСНОСТИ

Техніка безпеки — це система організаційних заходів і коштів, які забезпечують безпеку труда.

Основне завдання техніки безпеки є озброєння робочих, службовців і інженерно-технічних працівників знаннями й методами профілактики виробничого травматизма.

Забороняється виробляти роботи, які доручені, переважно забороняється робота на механізмах, і навіть обслуговування електроустаткування особами, їх обслуживающими.

Безпека роботи залежить від пильності і дисципліни, точного виконання своїх зобов’язань оскільки заважає виконання правил безпеки: про особу, що порушують цих правил, у тому, що потягне небезпеку обману людей, негайно повідомити вищестоящому начальству.

Щоб уникнути нещасних випадків забороняється залишати робочу машину без нагляду, догляду, зупинити автомобіль і накрити чохлом чи футларом.

Щоб запобігти небезпеки при помічених несправностях машини негайно зупинити її й повідомити майстру чи начальнику.

Стежити за правильної посадкою за машиною, становищем рук і пальцев.

Для зниження шуму треба підкладати під машину м’який повстяний чи гумовий коврик.

Необхідно, щоб світло падав на рукопис зліва чи спереди.

Щоб правильно працювати на пишучої машині, треба засвоїти раціональну посадку:

— сидіти за машиною потрібно впритул, щоб руки були злегка витягнуті вперед;

— відстань від очей до валика — 30−40 см;

— сидіти на стільці глибоко й прямо, не нахиляючись ні з клавіатурі, ні з тексту;

— руки тримати зігнутими в ліктях під прямим кутом, а пензля — над клавиатурой;

— ноги тримати під прямим кутом, всієї ступнів на підлозі чи перекладине.

На робоче місце всі необхідні у роботі предмета мають мати своє суворо определнное місце: зліва розташовується оригінал роботи, готова роботу і лінійка, справа — олівець, гумка, лезо, скрепки.

Задля збереження пишучої машини у хорошому стані необхідно дотримуватися такі правила:

— щодня після закінчення роботи протирати від пилу доступні частини машини спеціальної пензликом, при чистці рухати каретку до кінця вправо чи влево;

— берегти машину від вогкості і влучення прямих сонячних лучей;

— у разі нечітких відбитків шрифт прочистити спеціальної щеткой;

— на перервах між роботою машину закривати чохлом чи футляром;

— не протирати вал машини бензином, його й гумові бумагодержатели протирати спиртом;

— не можна класти під машину сторонні предмети, оскільки це в змозі з’явитися причиною неправильної роботи верхнього регістру і проміжної клавиши;

— при перенесення машини її піднімати за каретку нельзя.

Після закінчення роботи треба впорядкувати робоче место.

5. ПРИЛОЖЕНИЯ

ВИКОРИСТОВУВАНА ЛИТЕРАТУРА

1. Бондарева Т. ЗВ. Секретарское справа. — М.: Вищу школу, 1989

2. Власов Л. В., Гладков В.І. Секретар — помічник керівника. -

Л.: Лениздат, 1989

3. Качаліна Л. Н. Секретар установи. — М.: Економіка, 1989

4. Кузнєцова О.Н., Вагенгейм Р. Н. Машинопис. — М.: Вища школа,

1991

5. Харрісон Дж. Організація роботи секретаря. 2-ое видання. — М.: Економіка, 1985

6. Власов Л. В., Гладков В. М. Секретар керівника установи. -

М.: Економіка, 1980

7. Рішар До. Секретар установи. — М.: Економіка, 1983

-----------------------

Керівник организации

Адміністративно-управлінський персонал

Адміністративно-господарський отдел

Виконавець з прийому, відправлення і контролю корреспонденции

(секретарь)

Виконавець по машинописним работам

(машинистка)

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой