Роль комунікації в управлении

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость новой

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Запровадження. Усе життя людини — це нескінченна ланцюжок своєї діяльності, яка різноманітна і різноманітна. Щоб організувати її, треба передбачити результат, треба оцінювати дії з цьому результату, тобто контролювати діяльність, бути просто зацікавленою цьому результаті, розуміти свій інтерес і бачити реальність успіху. Усе, це узагальненому практичному поданні називається управлінням. Усе це показує, що управління неминуче супроводжує діяльність людини. І всяка діяльність людини потребує управлінні. Завдяки управлінню виявляється можливої ця діяльність. Отже, управління — це вид діяльності, що виник її структурі принаймні її оформлення в свідому діяльність із виготовлення необхідних людині благ. Особливостями цього виду передбачення є передбачення, самоорганізація, контроль за планом дій, усвідомлення потреб. У розумінні управління головну роль грає технологія виробництва, що лежить основу організації виробництва, і отже, та управління виробництвом. У цьому випадку управління визначається через поняття організація та, по суті, воно зводиться до організації. Головним тут є організація, й інші функції користуються меншим увагою. Управління — це процес планування, організації, мотивації і функцію контролю, необхідний здобуття права сформулювати і дістатися цілей організації. Практика управління як і стара, як і організація, що СРСР розвалився, що вона справді дуже давня. На глиняних табличках, датованих третім тисячоліттям до нашої ери, записані інформацію про комерційних угодах і законах древньої Шумерии, показуючи собою чітке доказ існування там практики управління. По археологічним розкопкам можна простежити і давніші докази існування організацій: навіть доісторичні люди настільки часто жили організованими групами. Були історія приклади організацій, якими керували як і, організацію управляються й у час. Яскравим прикладом цього є римська католицька церква. Проста структура: тато, кардинал, архієпископ, єпископ і парафіяльній священик, певна ще засновниками християнства, успішно функціонує й у час і є сучасної, ніж структура багатьох організацій, що з’явилися сьогодні тільки. Сучасні військові організації також спроектував під багатьох відносинах навдивовижу подібні на організацію Стародавнього Риму. Але, загалом, управління давнини значно відрізнялася від сучасного. Хоча організації існують не менше, скільки існує світ, до 20 століття навряд хтось замислювався з того, як управлятимуть системно. Людей цікавило, як, використовуючи організацію заробити багато грошей, придбати велику політичну влада, але те, як управлятимуть. Перший вибух інтересу до управління був позначений 1911 року. Саме тоді Фредерік У. Тейлор опублікував мою книжку «Принципи наукового управління», традиційно вважається початком визнання управління наукою і самостійної областю дослідження. Але, звісно, розуміння те, що організацією можна управляти систематизовано, щоб ефективніше досягати її цілей, не виникла з помаху чарівної палички до одного момент. Концепція ця розвивалася протягом тривалого часу, починаючи з середини 19 століття до 20-х століття нинішнього. Основний силою, що спочатку підстьобнула інтерес до управління, була промислова революція, що розпочалася в Англії. Та ідея те, що управління саме може зробити значний внесок у розвиток виробництва і успіх організації, вперше зародилася і в Америці. Кілька чинників допомагають зрозуміти, чому саме Америка виявилася батьківщиною сучасного менеджменту. Навіть на початку 20 століття Сполучені Штати були єдиною країною, в якому людина міг долати труднощі, пов’язані з його походженням, національністю, проявивши особисту компетентність. Мільйони європейців, прагнуть поліпшити долю, іммігрували до Америки о 19-й столітті, створивши цим величезний ринок робочої сили в, що з працьовитих людей. Сполучені Штати майже від своєї появи серйозно підтримували ідею освіти всім, бажаючих одержати його. Освіта сприяло зростання кількості людей, інтелектуально здатних виконувати різні роль бізнесі, зокрема й управління. Поява й управління, як науки, як області наукових досліджень, частково були у відповідь під потребу великого бізнесу, а частково — спробою скористатися перевагами техніки, створеної період промислової революції, а частково досягненням невеличкий групи, жменьки допитливих людей, мають палке бажання відкрити самі ефективні засоби виконання роботи. На цей час відомі чотири найважливіших підходу, що зробили істотний внесок у розвиток теорії та практики управління. Підхід з позиції виділення різних шкіл у управлінні укладає у собі фактично чотири різних підходу. Тут управління розглядається з чотирьох різних точок зору. Це школи наукового управління, людських відносин також науки щодо поведінки, і навіть науки управління чи кількісних методів. Процессный підхід розглядає управління як безперервну серію взаємозалежних управлінських функцій. У системний підхід підкреслюється, керівники мають розглядати організацію як сукупність взаємозалежних елементів, як-от люди, структура, завдання й технології, орієнтовані для досягнення різних цілей у умовах перемінної довкілля. Ситуаційний підхід концентрується у тому, що придатність різних методів управління визначається ситуацією. Оскільки існує така велика кількість чинників як у самій організації, і у навколишньому середовищі, не існує єдиного кращого способу управляти організацією. Найбільш ефективним методом у певній ситуації є метод, котрий понад всього відповідає даній ситуації. Існують три необхідних чинника, три ключових моменту, визначальних реальність управління: мета, узгодженість і результати спільної діяльності. Мета є ідеальний образ стану керованої системи, причому цей спосіб існує лише у свідомості менеджера, а й у свідомості кожного працівника фірми. Якщо поставлена менеджером мета відбиває збіжні інтереси всіх, чи, то мета є інтегруючим чинником, об'єднує людей, що їх шукати раціональні варіанти здійснення спільної прикладної діяльності, спільного прямування для отримання того результату, що відповідає розумінню мети. Узгодження — це теж досягнення інтеграції, гармонійності взаємодії працівників у здійсненні своєї діяльності. Узгодження — забезпечення взаимодополнительности, взаимоприемлемости. Результат управління теж має інтеграційне значення, оскільки він свідчить, що дозволяє узгодженість діяльності, наскільки можна отримання загального результату при даному варіанті інтеграції діяльності. Однією з найбільш важливих чинників інтеграції управління комунікація. Комунікація — це спілкування людей процесі їхньої спільної діяльності, це обмін ідеями, думками, почуттями, обміну інформацією. Без комунікації неможливо існування ніякої організованою групи людей. Комунікація — цей засіб, з допомогою що його єдине ціле об'єднується організована діяльність. Її теж можна розглядати, як засіб, з допомогою якого соціальні й енергетичні вклади уводять у соціальні системи. Комунікація є способом, з допомогою якого модифікується поведінка, здійснюються, інформація набуває ефективність, реалізуються мети. Комунікація стала темою досліджень порівняно недавно не оскільки древні народи був у невіданні про її важливої ролі, а оскільки всі «знали» про її необхідності й брали участь у поширенні інформації. Бернанд був однією з перші місця і по крайнього заходу однією з відомих авторів, хто серйозно розглядав комунікацію на велику промисловість. Він розглядав її як, з допомогою якого люди об'єднують у організацію задля досягнення спільної мети. Це досі залишається основний функцією комунікації. Без комунікації неможливо й управління, оскільки вона, з одного боку спирається на існуючі режими та сформовані форми комунікації, з іншого — формує ті форми комунікації, які полегшують як спільну діяльність, і саме управління. Хоча комунікація має широке застосування в всіх областях управління, вона дуже багато важить реалізації функції керівництва та лідерства. Відповідно до досліджень керівник від 50 до 90% свого часу витрачає на комунікації. Це видається неймовірним, але стає зрозуміло, з урахуванням, що керівник робить це, щоб реалізувати ролі в міжособистісні стосунки, інформаційному обміні і процесі ухвалення рішень, що вже казати про управлінських функціях планування, організації, мотивації і функцію контролю. Саме оскільки обмін інформації вмонтований в усі основні види управлінської діяльності, можна назвати комунікації сполучною процесом. Бо достойник виконує три ролі та здійснює чотири основних функції, аби сформулювати мети організації та досягти їх, якість обміну інформацією між може прямо проводити ступінь реалізації цілей. Це означає, що з успіху індивіда і закупівельних організацій необхідні ефективні комунікації. Неефективні комунікації - одне з сфер виникнення проблем менеджера. Ефективно працюючі. Керівники — це, хто ефективні в комунікаціях. Вони уявляють суть комунікаційного процесу, мають добре розвиненим умінням усного й письмового спілкування, і розуміють, як середовище впливає обміну інформацією. У своїй роботі я спробую виявити, які функції виконують комунікації, які види комунікацій зустрічаються в менеджменті і яким способами можна зробити комунікації эффективными.

| | | | | |

Функції комунікації. У щонайширшому значенні мета комунікацій для підприємства — здійснення змін, впливом геть діяльність в такий спосіб, щоб домогтися процвітання підприємства. Існує дві основні функції комунікації: інформаційна та особистісна. Перша здійснює процес руху інформації, друга — взаємодія особистостей. Ці дві функції дуже тісно пов’язані друг з одним. Взаємодія особистостей у значною мірою здійснюється завдяки руху інформації, але цілком до інформаційним процесам не зводиться, оскільки комунікація будується як фактично передачі й отримання інформації, а й у особистісним її оцінкам і індивідуальним интерпретациям.

Класифікація комунікацій. Комунікації можна класифікувати в безлічі різних показників. Стосовно організації комунікації бувають двох типів: зовнішні і внутрішні. Вони відображають цілісність керованої системи й водночас її відкритість, пріоритетність дій працівників фірми, стиль управління менеджера, ситуації взаємодії фірми коїться з іншими об'єктами. Організації користуються різноманітними коштів комунікацій з складовими свого зовнішнього оточення. З наявними потенційними споживачами вони повідомляються з допомогою реклами й інших програм просування товарів на ринок. У сфер відносини з американською громадськістю першорядне увагу приділяється створенню певного образу, іміджу організації на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному. Організаціям доводиться підкоряться державного регулювання і заповнювати у зв’язку розлогі письмові звіти. У межах своїх щорічних звітах будь-яка компанія повідомляє інформацію з фінансів і маркетингу, і навіть наводить інформацію про своєму розміщення, можливостях кар'єри, пільги тощо. Використовуючи лобістів і роблячи різні внесок у користь різних політичних груп, комітетів, організація намагається проводити зміст різних законів і постанов. Організація, де є профспілка, повинна підтримувати зв’язку з законними представниками осіб, працюють за наймом. Це лише окремі приклади з усього розмаїття способів реагування організації на події і психологічні чинники зовнішнього оточення. Основну роль організації грають комунікації між рівнем і підрозділами. Інформація переміщається з рівня до рівня у межах вертикальних комунікацій. Вона може передаватися за низхідною, тобто. з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточних завданнях, які рекомендуються процедурах тощо. Крім обміну за низхідною, організація потребує комунікаціях за висхідною. Передача інформації з нижчого рівня на вищий може істотно проводити продуктивність. У першому реальному прикладі інженер розробив ефективніший спосіб розкроювання листового металу для крил літака, і каже про ідею безпосередньому начальнику. Якщо керівник вирішив підтримати пропозицію інженера, він повідомляє про цьому наступний, вищого рівня управління. Зміна вимагає схвалення з боку управляючого заводом чи управляючого виробничими операціями більш рівні. В наявності ситуація, коли щось, що виник на нижчому рівні організації, має піднятися на самісіньку гору, послідовно пройшовши все проміжні рівні управління. Цей приклад показує обміну інформацією, що відбувається заради підвищення конкурентоздатності організації рахунок збільшення продуктивності. Комунікації за висхідною також виконують функцію оповіщення верхи у тому, що робиться нижчі рівні. Таким шляхом керівництво дізнається про поточних чи назріваючих проблемах й уряд пропонує можливі варіанти виправлення стану справ. Остання управлінська інновація в комунікаціях по висхідній — це створення груп із робочих, які регулярно збираються до обговорення і вирішення питань у виробництві чи обслуговуванні споживачів. Обмін інформацією за висхідною зазвичай відбувається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок. На додачу до обміну інформацією за низхідною і висхідній організації потребують горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обміну інформацією з-поміж них потрібен для координації завдань і безкомпромісність дій. Оскільки організація — це система взаємозалежних елементів, керівництво має домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію у потрібному напрямку. Наприклад в лікарні обслуговує і лікарський персонал різних відділень повинен обмінюватися інформацією щодо розподілі ресурсів, координації діяльності робочих груп, контролю над витратами, нові методи лікування тощо. У сфері роздрібної торгівлі регіональні управляючі збутом можуть періодично зустрічатися до обговорення загальних проблем, координації стратегії збуту і обміну продукцію. У компаніях наукомістких галузей ключові керівники середньої ланки з виробничих, маркетингових і проектно- дослідницьких відділів зустрічаються для координації дій зі оновленню продукції. За підсумками базової технології можуть випускати різноманітні продукти, тому надзвичайно важливо через проектно- дослідницький відділ одержувати інформацію у тому, чого хоче ринок. Це дозволяє організації зберігати близькість до споживача продовжувати ефективно задовольняти його запити. Додаткові вигоди від комунікацій за горизонталлю полягають у формуванні рівноправних відносин. Доведено, такі відносини є важливою складовою задоволеності працівників організації. Можливо, найочевиднішим компонентом комунікацій у створенні стосунки між керівником і підлеглим. Хоча вони є прикладом обміну інформацією між за вертикаллю, б хотіла розглянути цей вид інформації окремо, оскільки вона становить основну частину комунікативної діяльності керівника. Дослідження показали, що 2/3 цієї бурхливої діяльності реалізується між керівниками й керованими. На додачу до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником та її робоча група. Комунікації з робоча група загалом дозволяють керівнику підвищити ефективність дій групи. Бо у обміні беруть участь усіх членів групи, кожен має поміркувати то завдання й пріоритетах відділу, у тому, як було працювати разом, про майбутніх змінах і потенційно можливих їх наслідки при цьому та інших відділів, про недавніх проблемах і культурних набутках, пропозиціях раціоналізаторської характеру. Комунікації може бути одноканальные і многоканальные. Кожна мисляча людина має різноманітні інтереси, які визначають множинність його комунікацій. Але у певній діяльності її інтересів можуть зводитися одного типу зв’язків. Це за дуже вузької спеціальності діяльності або дуже обмежених повноваженнях. Це часто відбиває стан і певний стиль управління: управління з обмеженому складу проблем чи звуженою завданню. Одноканальные комунікації часто виступають на вигляді явною іноді й умисно виділеної пріоритетності проблеми, у комплексі дій менеджера. Він ніби не звертає уваги інші проблеми, все підпорядковуючи, а такою. І тут і всі його зв’язку зводяться лише до, обмеженою даної проблемою. Навпаки, многоканальные комунікації свідчить про широті підходи до проблематики управління, розмаїтті розв’язуваних проблем. З іншого боку, характеристики одноканальності і багатоканальності комунікацій визначаються і безконтактною системою інформаційного забезпечення управління. Безліч каналів надходження інформації, розмаїтість інформації створюють многоканальные комунікації. Комунікації може бути стійкими і непостійними. І той і інший їхній вигляд може грати різну роль управлінні. У випадку позитивне значення мають стійкі комунікації, й інші - навпаки, несталі. Усе залежатиме від цього як чи інші комунікації визначають якість управлінського рішення, як впливають на процес розробки управлінські рішення. Звісно, поняття стійкості комунікацій має умовний характер. Але кожен менеджер знає, які зв’язку йому заважають в роботи і які сприяють, які стійко заважають, а які можуть швидко безболісно зникнути. Комунікації може бути формальними і неформальними. Формальні комунікації відбивають зв’язку, необхідних виконання функцій і повноважень, зв’язку, зумовлені характером і безконтактною системою розподілу функцій. Такі комунікації зазвичай бувають як письмового повідомлення. Письмові повідомлення мають якісь переваги. Вони може бути збережені як запису і джерела посилань, часто ретельніше сформульовані, ніж усні повідомлення, і часом можуть заощадити та палестинці час і гроші. Їх використовують реалізації величезний обсяг паперової роботи під час укладання операцій та угод, викладу організаційних схем і правил, складання статутів корпорацій та інших юридичних документів, для убликации бюлетенів, меморандумів, складання контрактів і рекламацій, реклами й повідомлень друку, викладу курсу діяльності, делегування повноважень, описи посад і багатьох інших речей. Письмові повідомлення мають значення і недоліки. Люди може бути уважними і точними під час складання повідомлень, але цього часто вже не роблять. Погано написані повідомлення, за якими йдуть численні письмові і усні «роз'яснення», роблять кінцеве повідомлення дорогим і плутаним. Письмові комунікації мають ще одну функцію — збереження документів мають у юридичних цілях. Неформальні комунікації творяться у процесі людського спілкування різноманітні інтересам: життєвим, психологічним, ситуаційним. Це комунікації, не зафіксовані жодних організаційних документах чи офіційних вимогах. Такі комунікації перебувають у будь-який організації, вони відіграють значної ролі у діяльності людини, визначають соціально-психологічну атмосферу роботи. Головна перевага таких усних комунікацій полягає у можливості швидкого й повного обміну інформацією між. Можна ставити запитання та навіть отримувати ними відповідь. Розмовляючі залучені в безпосередній контакт зі слухаючими і дружина мають домогтися, щоб їх зрозуміли. До каналу неформальних комунікацій можна віднести канал поширення чуток. Чутки «витають біля автоматів з охолодженою водою, коридорами, в їдалень і у будь-якому іншому місці, де люди збираються групами». Оскільки каналами чуток інформація передається багато швидше, ніж у каналам формального повідомлення, керівники користуються першими для запланованої витоку і поширення повну інформацію чи відомостей типу «тільки між нами». Приписувана чуткам репутація неточною інформації зберігається до сьогодні. Проте дослідження свідчать, що, передана каналами неформального повідомлення, тобто. чутки, частіше виявляється точної, а чи не перекрученою. Відповідно до досліджень, 80−99% чуток точні щодо несуперечливої інформації про кампанії. Люди схильні вважати чутки менш найточнішу інформацію, оскільки реальні її похибки мають драматичнішого характері і тому глибше вкарбовуються на згадку про, ніж щоденна рутинна точність. Типова інформація, передана каналами поширення чуток: майбутні скорочення виробничих робочих нові заходи для покаранням за запізнення зміни у структурі організації прийдешні переміщення і підвищення докладний виклад спору двох керівників на останньому нараді на збуті кому призначає побачення після роботи. Формальні і неформальні комунікації є у взаємодію уряду й співвідношенні. І це співвідношення має бути результатом цілеспрямованої діяльності менеджера. Згідно з умовами виникнення і характерові прояви у діяльності комунікації може бути ситуаційними і постійними. Ситуаційні комунікації нерідко відбивають виникнення конфліктам та цим вимагають додаткового уваги. Ці комунікації може бути руйнівними для організації. Ситуаційні комунікації з’являються і як наслідок діяльності менеджера. Адже конфлікт — який завжди негативне явище, в деяких обставин може бути збільшена й благом. Комунікації може бути вдаваними і реальними. Як мнимих комунікацій виступають ті зв’язку, що є із якихось встановленим організаційним положенням, але з реалізуються в практичної діяльності, не надають помітного впливу взаємовідносини службовців. У практиці управління найчастіше доводиться спостерігати існування мнимих комунікацій, які іноді у через відкликання якимись амбіціями, іноді у процесі старіння організаційних положень, вчасно не переглянутих і скоригованих з реальними потребами організації, іноді удавані комунікації виникають і можливість перекласти відповідальність за виникненні критичної ситуации.

Комунікаційний процес. Комунікаційний процес — це обміну інформацією між двома або як людьми. Основна мета комунікаційного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто. повідомлень. Проте саме факт обміну не гарантує ефективності спілкування брали участь у обміні людей. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією між і його ефективності, слід уявити про стадіях процесу, у якому беруть участь двоє чи більше людей. У процесі обміну можна назвати чотири базових елемента. 1. Відправник, обличчя, котре генерує ідеї, або собирающее інформації і передавальне її. 2. Повідомлення, власне інформація, закодована з допомогою символів. 3. Канал, засіб передачі. 4. Одержувач, обличчя, якому призначена інформація і який інтерпретує ее.

При обмін інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їх завдання — скласти повідомлення використовувати канал щодо його передачі в такий спосіб, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно точкою, у якій сенс то, можливо спотворений чи цілком втрачено. Зазначені взаємозалежні етапи таковы:

1. Зародження ідеї. 2. Кодування і вибір каналу. 3. Передача. 4. Декодирование.

Хоча все процес комунікацій часто завершується протягом кількох секунд, що перешкоджає виділення його етапів, можна проаналізувати кожен із новачків. Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї, або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення потрібно зробити предметом обміну. На жаль, багато спроби обміну інформацією між обриваються у цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає досить часу на обмірковування ідеї. Кіт Девіс — відомий дослідник комунікацій — підкреслює важливість цього етапу: «Невдалий повідомлення не поліпшиться на глянсовою папері чи то з збільшення потужностей гучномовця. Лейтмотив тапа — не починайте не почавши думати». Важливо пам’ятати, ідея ще трансформована на слова або придбала інший форми, де вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив лише, яку саме концепцію хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб провернути обмін ефективно, він має прийняти у розрахунок багато чинників. Приміром, керівник, бажаючий обмінятися інформацією оцінки результатів роботи, має чітко розуміти, ідея у тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їхнє сильних і слабкі сторони про те, як і поліпшити результати його роботи. Ідея неспроможна полягати у туманних загальних похвалах чи критикуючи поведінки підлеглих. Цей приклад показує також зв’язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, який вважає підлеглих здатними до розвитку й удосконаленню, отже, які потребують інформації з оцінкою результатів його роботи, швидше за все знайдуться ділові позитивні ідеї для обміну інформацією між на зазначену тему сутнісно. Керуючий, який сприймає підлеглих як дітей, які чекають, щоб їх поправляли і направляли, швидше за все закладе до своєї ідеї критицизм негативного властивості, властивий такому способу мислення. Ще одна приклад потенційних проблем на етапі зародження ідеї дає начальник цеху, лише що прийняв повідомлення від вищого керівництва у тому, що компанії потрібно на 6% збільшити виробництво зерна відеоігор без збільшення понаднормових виплат. Якщо начальник цеху зможе зметикувати, яким шляхом найкраще обмінятися цієї інформацією з підлеглими і направить але це повідомлення точності таким, яким було отримано, можливі непорозуміння, оскільки робочі зрозуміють лише сам собою факт те, що зміни необхідні. Якщо ж керівник в насправді продумає ідеї, які прагнуть передачі, може дійти наступним висновкам. 1. Робітники повинні заважати зрозуміти, які саме що — приріст обсягу виробництва на 6% без додаткових понаднормових. 2. Робітники мусимо усвідомити, потрібні ці зміни, інакше: вони може зробити висновок, що ця компанія намагається вижимати зі них побільше, а платити менше, і збунтуватися. 3. Робітники мусимо усвідомити, як слід здійснити зміни — якість продукції і на рівень шлюбу нічого не винні змінитися внаслідок приросту обсягу виробництва, інакше ефективність може знизитися, а чи не зрости, як цього потребує у своїй повідомленні вище руководство.

Руководители, незадовільно обменивающиеся інформацією, можуть діяти невдало, оскільки з відношення до ним у такий спосіб діє найвище керівництво. Річ у тім, керівники вищої ланки часто служать рольової моделлю для поведінки підлеглих. Якщо наші керівники схильні до примусу або відверті в обмін інформацією на нас, ми можемо повестися таким чином, обмінюючись інформацією відносини із своїми підлеглими. Однак перебуваєте у іншому становищі, ніж ваше начальство. Тому зовсім необов’язково діяти у тому самому стилі, навіть коли цей стиль ефективний. Що він необхідно, то це усвідомити — які ідеї призначені до передавання доти, як ви вже відправляєте повідомлення, і упевненість у адекватності і доречності ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації та мети. Кодування і вибір каналу. Перш, ніж передати ідею, відправник маєш з допомогою символів закодувати її, використавши при цьому слова, інтонації і жести. Таке кодування перетворює навчання у повідомлення. Відправник повинен також вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяким загальновідомим матеріалам ставляться передача мови і письмових матеріалів, і навіть електронні засоби зв’язку, включаючи комп’ютерні мережі, електронної пошти, відеострічки і відеоконференції. Якщо канал непридатний для фізичного поглинання символів, передача неможлива. Картина іноді гідна тисячі слів, але з при передачі повідомлення телефоном. Подібним чином то, можливо нездійсненним одночасний розмова з усіма працівниками відразу. Можна розіслати пам’ятні записки, предваряющие зборів невеликих груп, задля забезпечення розуміння повідомлення й прилучення до проблемі. Якщо канал дуже відповідає ідеї, яка зародилася першою етапі, обміну інформацією будуть меншими від ефективний. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенности допущених останнім серйозних порушень заходів безпеки, і робить це під час легкої розмови за філіжанкою кави чи відправивши йому записку із нагоди. Проте з цим каналам, мабуть, вдасться передати ідею серйозності порушень так само ефективно, як офіційним листом чи нараді. Подібною, напрям що була записки про винятковості її досягнення не передасть ідею про те, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, і буде тією ж мері ефективним, як прямий розмову з наступним офіційним листом висловлювати подяки, ні з премією. Вибір кошти спілкування ні обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати чи більше коштів комунікацій в поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання коштів і безпомилково визначати тимчасові інтервали в послідовності передачі. Проте, дослідження свідчать, що одночасне використання коштів обміну усній і письмовій інформацією зазвичай ефективніше, ніж, скажімо, лише обмін письмовій інформацією. Орієнтація на обидва каналу змушує ретельніше готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації. Проте у разі кожен інформаційному обміну про ні бути письмовим. У цьому випадку потоки паперів стають некерованими. Другий етап стане зрозумілішим, коли уявити його як операцію упаковки. Багато справді хороші продукти немає збуту, доки знаходять такий упаковки, яку споживач визнає зрозумілою та привабливою одночасно. Подібною, багато людей із чудовими ідеями над стані упакувати з допомогою символів і вкласти у канали, значимі і привабливі для одержувача. Коли таке трапляється, ідея, якби була навіть прекрасної, найчастіше знаходить «збуту». Передача. На етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї, або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться фізичної передачі повідомлення, що багато людей помилково і сприймають як процес комунікацій. У той самий час передача одна із найважливіших етапів, якими необхідно подолати, щоб донести ідею до іншої особи. Декодування. Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування — це переклад символів відправника на думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таку ж значення для одержувача, останній знатиме, що став саме мав на оці відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакція на ідею непотрібен, процес обміну інформацією між у цьому повинен завершитися. Проте з ряду причин одержувач може надати іншій, ніж у голові відправника, сенс повідомленню. З погляду менеджера, обміну інформацією можна вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, провівши дії, яких очікував від цього нього отправитель.

Основні проблеми комунікацій в менеджменті. Менеджеру необхідно остаточно зрозуміти практичні потреби у комунікації. Але і важливо, щоб питання, що впливають встановлення хорошою комунікації, було проаналізовано. Це питання містять у собі готовність встановити комунікацію, визначення перешкод, які впливають неї, її принципи, вибір методу, перехресну коммуникацию.

Перешкоди. Як може такі великі підприємства, як фондової біржі, повітряна транспортна компанія чи сталева корпорація, діяти нестачі комунікації? Проте, якщо поцікавитися ступенем розуміння необхідної інформацією будь-який цей час, можна вразитися її убогості. Це можливим оскільки, навіть, якщо підприємство й нам процвітає, воно часто споживає необхідну інформацію уривками. Можна досягти помітного поліпшення ефективності, якщо ліквідувати перепони на шляху комунікації. Погано сформульовані повідомлення. Незалежно від цього, як доставляються повідомлення, їх розпливчастість і туманність — занадто часті явища. Такі недоліки, як обрані і незначущі слова, недбалі недогляди, відсутність послідовності, погане виклад думок, незграбність структури пропозицій, недолік лексичних коштів, банальності, разючі повторення, жаргон тощо., доволі поширені. Відсутність ясності і точності призводить до дорогим помилок. Помилковий переклад. Менеджери перебувають у центрах комунікацій на підприємств і функціонують як одержувачі і відправники повідомлень. Вони отримують різноманітні види повідомлень від вищих осіб, від своїх колег П. Лазаренка та від підлеглих й у свою чергу, повинні перевести інформацію, призначену для підлеглих, своїх колег П. Лазаренка та керівництва, зрозумілою їм мову. Часто може не вистачити передати інформацію слово в слово, вона чи має бути виражена за тими словами, зрозумілих для таких людей у сфері, у якому працює одержувач, чи повинна супроводжуватися роз’ясненнями, які зрозумілі одержувачу. Цей процес вимагає вміння, який часто відсутня. Оскільки співробітники підприємства діють, зазвичай лише приблизно розуміючи одне одного, ефективність постійно від прийняття цього страждає, що зумовлює значним збитків. Втрати у процесі передачі або збереження. Послідовна передача однієї й тієї повідомлення зменшує його точність. У усному повідомленні за будь-якої послідовної передачі втрачається близько тридцяти% інформації. Отже, на велику промисловість цілком неможливо покластися на усну зв’язок рівня з іншим. Навіть письмові повідомлення, супроводжувані роз’ясненнями, втрачають при передачі частину свого сенсу. У однаково серйозними проблемами є утримання інформацією пам’яті. Чи є дивовижним те, що підприємства часто функціонують за умов невідання: дослідження свідчать, що співробітники зберігають у пам’яті лише 50% переданої інформації, а керівники всього 60. Необхідність повторення повідомлення, отже, очевидна. Неуважність. Часто доводиться чи з простий нездатністю прочитати бюлетені, повідомлення, протоколи, повідомлення, доповіді. Що ж до нездатності вислухати усне повідомлення, то психологи і працівники освіти помітили, що «слухові апарати» не слухачів часто відімкнено, що самі до цього час зайняті роздумами щодо гольфі, сімейних проблемах. На жаль, неуважне вислуховування інформації є хронічної людської слабкістю. Тому частенько можна почути суперечки з вже вирішеним питанням. Причини варіюються від бажання зробити на говорить враження своїми знаннями до простого неповаги до точки зору іншого людини. У кожному разі спроби повідомити щось тому, хто слухає, зазнають невдачі. Неразъясненные припущення. Часто недооцениваемыми, але істотно важливими є несообщенные припущення, які у основі практично всіх повідомлень. Наприклад, делегування повноважень може бути конкретним, але, як повинні підлеглі тлумачити його, якщо вони знають, що слід прийняти зважене рішення, про яку конкретно ані слова, але, як вони вважають, мається на увазі? Вони можуть припускати, що керівник мав на оці тільки те, було конкретно обумовлено, чи можуть припускати, що мається на увазі свобода прийняття непередбачених рішень на інтересах фірми. Позірна ясність початкового делегувати їм повноваження викликає таку невпевненість за наявності незрозумілого припущення. Недостатній період пристосування. Іноді у міжнародному сполученні говориться про зміну, яка серйозно стимулюватиме співробітників: зрушення у часі, місці, вигляді й порядку роботи, чи зміни в складах груп. Деякі повідомлення свідчить про необхідність подальшої професіональною підготовкою, зміні в службовому становищі й т.п. Зміни впливають на людей по-різному, і може знадобитися час, аби зрозуміти повне значення повідомлення. Отже, задля збереження ефективності діяльності важливо не нав’язувати зміни людям, колись, ніж де вони прилаштуються до наслідків. Недовіра до автора повідомлення. Дехто з керівників відомі тим, що посилають дуже багато отменяющих чи змінюють повідомлень, які випливають за початковою повідомленням. Такі повідомлення є зазвичай результатом недостатньо продуманих суджень, погано обраної термінології чи нелогічних рішень. Повторення таких випадків поступово вже призводить підлеглих до відстрочку дій або до роботі сприймуть без ентузіазму. Недовіра до за якою причини заважає комунікації. Страх. Досвідчені керівники визнають, що у питаннях інформації вони мають покладатися у своїх підлеглих, але надійна класифікація предмета інформації та її терміновості ще вироблено, щоб підлеглі могли керуватися нею під час виборів те, що вони мають повідомити нагору. Вибір часу й точність контрольних, проблемних і спеціальних доповідей звичайно вселяють впевненість у керівника відчуття впевненості. Тут можна чекати невмілого відбору, напівправди чи його повної приховування істини. Відсутність передачі. Невтаємниченим це «перешкода» може видатися дивним і непрощенним, і тих щонайменше фактом і те, керівники просто більше не передають потрібних повідомлень. Причини виявляються добре відомих людських схильностях до ліні, до припущенню, що «все знають», до млявість, до навмисному бажанню збити із пантелику. Оскільки ви не можете повідомити всього, що і вибираєте, що передати. Іноді вони це наводить до повного умалчиванию інформації, у яких винні самі керівники. Крім цих перепон існують перепони про «організаційних комунікацій». Спотворення повідомлень. Коли інформація рухається всередині організації угору й униз, сенс повідомлень кілька спотворюється. Повідомлення можуть спотворюватися ненавмисно з труднощів в міжособистісних комунікаціях. Свідоме спотворення інформації може з’явитися, коли деяке управляючий незгодний із повідомленням. І тут управляючий модифікує повідомлення те щоб таку зміну смислу відбувався за інтересах. Проблеми обміну внаслідок спотворення повідомлення можуть бути також унаслідок фільтрації. У організації існує фільтрувати повідомлення, про те, щоб із одного певного рівня в інший рівень організації, або відділу скеровувалися тільки повідомлення, що його стосуються. оскільки саме управляючі визначають, які повідомлення спрямовувати, різноманітні перепони в міжособистісних контактах можуть підштовхувати їх до отсеиванию одним і акцентуванню інших повідомлень. Такий відбір дає підстави непотрапляння важливих речей на другий сектор організації, або надходження інформації туди разом з істотним спотворенням змісту. Повідомлення, відправлені нагору, можуть спотворюватися з розбіжності статусів рівнів організації. Керівники вищої ланки мають вищим статусом, тому виникає тенденція забезпечувати їх лише позитивно сприймають інформацією. Це можуть призвести до того що, що підлеглий не інформує керівника про потенційної чи наявної проблеми, бо хотів повідомляти начальнику погані новини. Додатковою причиною погіршення котра надходить нагору інформації то, можливо підвищену керівників середньої ланки до повідомлень з верхніх поверхів влади з порівнянню з інформацією від своїх підлеглих. Інформаційні перевантаження. Перепони шляхах обміну інформацією між може бути наслідком перевантаження каналу комунікацій. Керівник, цілком зайнятий переробкою котра надходить інформації та необхідністю підтримувати інформаційному обміну про, мабуть, не може ефективно реагувати протягом усього інформацію. Він мусить відсівати менш важливу інформації і залишати лише ту, що здається максимально важливою, те ж стосується і до обміну інформацією. Однією з звичайних способів розв’язання проблеми інформаційної перевантаження є розвиток виробництва і підтримку різних спеціалізованих каналів передачі. Підприємства постійно це здійснюють через організаційну структуру, децентралізацію повноважень, угруповання діяльності з її видам і організацію інформаційних систем, спроектованих обслуговування окремих напрямів діяльності, як-от збут, фінанси, закупівлю та суспільні відносини. На жаль розуміння керівником важливості інформації може відрізнятиметься від розуміння такою іншими працівниками організації. Незадовільна структура організації. Структура організації - ця логічна взаємозв'язок рівнів управління і функціональних сегментів, забезпечує ефективне досягнення цілей. Якщо структура організації продумана погано, можливості керівника планувати та домагатися реалізації поставленої мети звужуються. У організації з численними рівнями управління зростає ймовірність інформаційних спотворень, оскільки з наступний рівень управління може коригувати й відфільтрувати повідомлення. До іншим аспектам, які можуть викликати проблеми, у комунікаціях, можна віднести незадовільний склад парламенту й використання комітетів, робочих груп, кадрів взагалі, і навіть спосіб організації роботи влади і розподілу завдань. Зрозуміло, що погане розроблена інформаційна система коштує може знижувати ефективність обміну інформацією та прийняття рішень в организации.

Способи вдосконалення комунікаційних процесів у створенні. Наступні принципи є корисними в організацію ефективної комунікації, оскільки вони концентрують свою увагу на чотирьох вирішальних областях: якість повідомлення, умови прийому, підтримку цілісності організованих зусиль і переваг неформальній організації. Принцип ясності. Хоча про комунікації часто думають просто про повідомленні у тому, щоб він мала якийсь цінністю, вона повинна переважно пройти випробування за принципом ясності: повідомлення має ясністю, коли вона виражено таким розумом і передано в такий спосіб, може бути зрозуміло одержувачем. Принцип цілісності. Управлінські повідомлення скоріш є засобами, ніж кінцевими цілями. Принцип цілісності ось у чому: мета управлінських повідомлень — сприяти встановленню розуміння для людей у процесі їх співробітництва, спрямованих досягнення цілей підприємства. Принцип стратегічного використання інформаційної організації. Характер цього ключового принципу ось у чому: найбільш ефективної комунікація буває тоді, коли керівники використовують неформальну організацію на додаток до комунікації формальної організації. Я спробую розглянути способи поліпшення комунікаційного процесу з погляду міжособистісних (неформальних) і організаційних (формальних) комунікацій. Ці види комунікацій дуже відрізняються один від одного й, отже, методи їхнього поліпшення теж різні. У міжособистісних комунікаціях головною є вдосконалення науки спілкування. Є кілька простих принципів, дотримання яких допоможе керівнику більш комунікабельним. Уміння слухати. Ефективне спілкування вимагає вміння слухати. Ясність ідей. Прояснення ідей перед передачею означає, що вам необхідно систематично обмірковувати і аналізувати питання, існують, та ідеї, що ви хочете зробити об'єктами передачі. Мова жестів і інтонацій. Необхідно ознайомитися з мовою жестів, позою і інтонацією, ніж посилати суперечливих сигналів. Посилаючи гармонійні знаки, які містять суперечливих повідомлень, ви домагаєтеся більшої ясності й розуміння ваших слів. Емпатія і відкритість. Емпатія — те зважав почуттів іншим людям, співпереживання. Вдале застосування емпатії може помітно зменшити можливість неправильного розуміння при декодуванні повідомлення приймаючої стороною. Емпатія під час обміну інформацією передбачає і підтримку відкритості у розмові. Встановлення зворотний зв’язок. Зворотний зв’язок важлива, оскільки воно дає можливість встановити, чи справді ваше повідомлення, прийняте одержувачем, витлумачено тому, що ви спочатку йому додали. Є низка способів встановлення зворотний зв’язок. Одне з них — ставити питання. Ще одна спосіб встановлення зворотний зв’язок залежить від оцінці мови поз, жестів і інтонацій людини, що як ніби свідчить про замішання чи нерозуміння. Зворотний зв’язок можна встановити також шляхом контролю перших результатів роботи. Відповідну інформацію дозволить вам оцінити, якою мірою втілюється те, що ви мали намір повідомити. У організаційних комунікаціях основним є вдосконалення інформаційного потоку. Ось лише деякі конкретні способи вдосконалення інформаційного обміну в організаціях, що має знати будь-який менеджер.

Регулирование інформаційних потоків Керівники всіх рівнях організації повинні представляти потреби у інформації власні, своїх начальників, колег П. Лазаренка та підлеглих. Керівник має навчитися оцінювати якісну і кількісну боку своїх інформаційними потребами, і навіть інших споживачів інформацією організації. Вони повинні намагатися визначити, що таке «занадто багато» і «замало» в інформаційних обмінах. Управлінські дії. Регулювання інформаційного потоку — один приклад у складі дій керівника з вдосконаленню обміну інформацією між. Є й інші. Наприклад, керівник може практикувати короткі зустрічі з однією чи кількома підлеглими до обговорення майбутніх змін, нових пріоритетів, розподілу праці та т.д. Керівник може також із своєму розсуду віддати перевагу варіант періодичних зустрічах із участю всіх підлеглих до розгляду тієї ж питань. Планування, організація та контроль формують додаткових можливостей управлінського дії напрямі вдосконалення інформаційного обміну. Системи зворотний зв’язок. На тому мері, як і зворотний може призвести до вдосконаленню міжособистісного обміну, можуть діяти й системи зворотний зв’язок, створювані у створенні. Такі системи становлять частина системи контрольно-управленческой інформаційної системи в організації. Одне з варіантів системи зворотний зв’язок — переміщення людей з частині організації у іншу для обговорення певних питань. Опитування працівників — іще одна варіант системи зворотний зв’язок. Такі опитування робити для одержання інформації від керівників держави і робочих буквально по сотням питань. Системи збору пропозицій. Системи збору пропозицій розроблені з метою полегшення надходження інформації нагору. Усі робітники отримують у своїй можливість генерувати ідеї, що стосуються вдосконалення будь-якого аспекти діяльності організації. Мета подібних систем — зниження гостроти тенденції фільтрації чи ігнорування ідей по дорозі знизу вгору. Найчастіше таку систему реалізується у варіанті ящиків для пропозицій, куди працівники фірми можуть анонімно подавати свої пропозиції. Систему збору пропозицій можна організувати інакше. Організація може розгорнути приватну телефонну мережу, якою працівники отримують унікальну можливість анонімно дзвонила додому й запитувати про призначення і продвижениях на посаді. Інший варіант системи зворотний зв’язок передбачає створення групи керівників держави і рядових працівників, що зустрічаються і обговорює питання участі, які мають взаємний інтерес. Ще одна підхід грунтується на гуртках якості, і навіть групах неуправленческих працівників, які щотижня збираються для обговорення пропозицій з вдосконаленням. Інформаційні бюлетені, публікації й відеозапису організації. Щодо великі організації, зазвичай, видають щомісячні бюлетені, які містять інформацію всім працівників. У такі щомісячні бюлетені можуть входити статті з оглядом пропозицій із приводу управління, на теми охорони здоров’я робітників, нового контракту, нового виду продукції або послуг, які заплановано запропонувати споживачам швидкому часу, відповіді керівництва стосовно питань рядових співробітників. Сучасна інформаційна технологія. Останні досягнення у галузі інформаційної технології можуть сприяти удосконаленню обміну в організаціях. Персональний комп’ютер вже надав дуже впливає на інформацію, яку керівники, допоміжний персонал і створить робочі розсилають і отримують. Електронна пошта дає працівникам можливість спрямовувати письмові повідомлення кожній людині у створенні. Це має зменшити традиційно невичерпний потік телефонних розмов. Крім того час величезну роль поширенні інформації грає глобальна мережу Интернет.

Комунікативна мережу керівника. Потік інформацією організованою соціальної системи є істотним елементом її ефективного функціонування. Значна частина завдання управлінню будь-який організацією становить створення комунікативної сіті й гарантія забезпечення надходження правильної інформації за потрібне людям в потрібний момент. Необхідно розробити таку комунікативну мережу, щоб у ній органічно могли поєднуватися стійкість і динамізм, керованість і спонтанність, новий термін і колишній опыт.

Висновок. У наш бурхливий час інформаційної революції актуальність комунікацій не знижується, а навпаки, зростає. Комунікації важливі в усіх галузях діяльності. І ми живемо, обмінюючись інформацією друг з одним. І що ефективніше цей обмін, тим більше в нас відкривається можливостей для ефективнішої роботи та благополучного особистому житті. Для менеджера комунікації - це «хліб насущный».В широкому значенні слова, комунікації - це процес інформування. А якою ж менеджер може нормально працювати без надходження інформації? Адже менеджер щодня у роботі стикається з стосом газет, листів, документів; зустрічається з великою кількістю людей, улагоджуючи спірні питання, віддаючи розпорядження, контролюючи виконання праці та т.д. Уся сутність роботи менеджера полягає у цьому, щоб здійснювати ефективні комунікації всіх рівнях взаємодій. Розмова із начальником — комунікація за висхідною, розмову з підлеглими — за низхідною, розмову з начальником паралельного відділу — комунікація за горизонталлю. Мені здається, що питання ефективних комунікацій важливим для менеджера, як і питання прийняття рішень. Понад те, ці дві аспекти управлінської діяльності взаємодоповнюють одне одного. І наявність одного вимагає наявності іншого. Підбиваючи підсумки зробленого, хотіла б відзначити, що функція комунікації також для менеджера, як і функції планування, організації, мотивації контролю. Я вважаю, що менеджер повинен постійно вдосконалюватися у процесах комунікації для успішної реалізації своєї нелегкої, але цікавим фаховим деятельности.

Використовувана литература.

1. «Організаційне поведінка» Ю. Д. Красовський, Москва, «Юнити», 1999 2. «Управління — це наука і мистецтво» А. Файоль, Т. Емерсон, Ф. Тейлор, Р. Форд, Москва, «Республіка», 1992 3. «Управління. Системний і ситуаційний аналіз управлінських функцій» Г.

Кунц, З. Одоннел, «Бібліотека менеджера» 4. «Основи менеджменту» М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури, Москва,

«Річ», 1992 5. «Концепція менеджменту» Э. М. Коротков, Москва, «Дека», 1998

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой