Макроекономічні показники України
2013 рік
• Зростання ВВП: -0.8%
• Інфляція: 0.5%
• Безробіття: 8.0%
2012 рік
• Зростання ВВП: 0.2%
• Інфляція: -0.2%
• Безробіття: 8.1%
2011 рік
• Зростання ВВП: 5.2%
• Інфляція: 4.6%
• Безробіття: 8.6%
Зворотній зв'язок
Замовити
загрузка...

Головна:Организация роботи секретаря

Организация роботи секретаря

Курсовая робота з діловодства студентки 3 курсу заочного отделения

Российский державний гуманітарний університет

Факультет управління

Кафедра документоведения і организациия діловодства

Москва, 1993 р.

ВВЕДЕНИЕ

Достижение науку й техніки, бурхливий розвиток науково-технічної революції, які впливають протягом усього сферу людської діяльності, вимагають подальшого удосконалення управління, стилю, і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінського труда.

Стиль керівника є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від цього, як працює керівник, залежить ефективності роботи підлеглих. У поняття " стиль керівника " включається його спроможність организавать працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, її стосунки до ризику і помилкам, розуміння почуттів іншим людям. На стиль керівника окремої ступеня впливає робота його секретаря.

Можно без приувеличения сказати, і що якість і ефективності роботи апарату управління в що свідчить визначається умінням секретаря зі знанням справи виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу виконання технічно функций.

По суті, секретар є координуючим центром конкретного структурного підрозділи, що у практиці означає повну поінформованість про місцезнаходження осіб свого підрозділи, правильне оформлення листування, підготовку організацію телефонних розмов. Усе це особливо необхідне оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадових осіб закріпленого подразделения.

Секретарь так само рішень з питань, які входять у компетенцію свого керівника, проте вона бере безпосередню участь у проведенні у життя прийнятих рішень. І тут особисті якості секретаря, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість, доброзичливість, почуття справедливості, поруч із особистим обоянием багато важать. Секретар є ланцюгом між своїм керівником та його підлеглими. Секретар представляє керівника ще й перед іншими закладами, і з ній найчастіше судять як і справу її керівника, і про її организации.

Механизация і автоматизація управлінської праці вимагає від секретаря постійного підвищення своєї ділової кваліфікації, глибших знань технології конторського праці, делопроизводства.

Одним із шляхів забезпечення високої ефективності роботи апарату управління правильна організація раработы такої масової категорії вспомагательных співробітників як секретарі. Однак у області слід зазначити істотними недоліками: зазвичай, підготовка секретаря зводиться переважно до освоєння технічних навичок - стенографія, машинопис тощо. Запитання ж раціональної організації роботи секретаря, різні психологічні аспекти своєї діяльності глибоко не вивчаються. Необхідні навички виробляються в секретарів у процесі тривалої практичної роботи методом " спроб і помилок " .

Широкое поширення мікроелектроніки, комп'ютерів індивідуального користування, потужних коштів автоматизованої обробки тексту та графічної інформації, високо ефективних пристроїв її збереження й пошуку, сучасних засобів зв'язку й мереж електронно-обчислювальних машин дозволяють деяким фахівцям ставити запитання про перспективи створення електронної контори майбутнього .

Может бути, за такого рівня розвитку техніки не має істотного значення організаційні і психологічні аспекти праці службовців, і розв'язати всі проблеми, забезпечити високоефективний працю керівника і секретаря.

Конечно ж, немає. Ефективно з допомогою сучасної техніки вирішуються лише питання автоматизації інформаційних процесів, тобто ті, які найкраще піддаються формалізації. Значно складніше формалізувати процеси та зв'язку у сфері прийняття управлінські рішення, хоч і тут чиняться спроби використання досягнень сучасної обчислювальної техніки. Проте в управлінської діяльності досі велика роль інтуїтивних, вольових рішень. Дуже велика впливом геть ефективність праці сфери управління надають і психологічні аспекти стосунків між людьми. Робляться спроби перебудови організаційної структури низки фірм США з допомогою підходи до управлінському праці, як до процесу обробки інформації. З допомогою створення автоматизованих центрів обробки інформації на ЕОМ намагалися домогтися зменшення кількості числа службовців і підвищення продуктивність праці у сфері управління. Проте за реалізації такий підхід яскраво проявилися незручності роботи з керівників вищого і середньої ланки при заміні особистих секретарів централізованої службою підготовки і методи обробки інформації. У результаті змушені повернутися до старих організаційним структурам.

Вероятно, ключем до вирішення цієї проблеми є комплексний підхід, заснований спільному використанні досягнень сучасної техніки, раціональної організації праці та людських відносин у сфері управления.

ГЛАВА 1. РАЦІОНАЛЬНЕ ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ І РАБОТЫ

Способность відокремити головне від другорядного у роботі часто відсутня в багатьох керівників. Це призводить до того що, що працівники, і навіть інших служб бувають перевантажені потоком нестравною информации.

Эту проблему секретарі вирішують шляхом виявлення сенсу роботи з цього кола виконуваних ними обов'язків, замість здобуття права відповідно до логікою надходити наоборот.

Главное у справі можна знайти лише володіючи критерієм важливості, тобто визначати різні по значенням мети: загальні, часные. Тому необхідно створити у собі здатність якнайшвидше і точніше це сделать.

Большинство людей плутають проблеми з утрудненнями. Під проблемою розуміють розходження між " Повинно " і " Є " , між планованим і действительным.

Существуют три варіанти рішення проблемы:

1. " Повинно " - вимога, яке неможливе виконати поки що. Отже, то, що досі пір була " Є " , перетворюється " Повинно " .

2. за рахунок енергійної діяльності відбувається скорочення розриву між планованим і дійсним, оскільки " Повинно " реально достижимо.

3. Компроміс до зближення " Повинно " і " Є " .

1.1. Раціональна організація роботи секретаря

Порядок розташування документов:

1. Яка Входить кореспонденція: матеріали, які у секритариат.

2. Поточна обробка: матеріали, у яких відпрацьовані чи рідні мають бути скоро закончены.

3. Вихідні матеріали: те, що йде из

секретариата. Ці групи документів повинні прагнути бути зібрані в

папки чи обложки.

Исходящие документи необхідно розділити на:

а) власне що йде пошту, що йде межі предприятия;

б) документи, рассылаемые в межах предприятия;

в) документи, призначені для підшивки в дела.

Текущую роботу слід поділити на:

1. Термінову - до виконання сьогодні (матеріали для телефонних переговорів повинні перебуває отдельно).

2. Менш строкову. Слід скласти всю разом те, що належить до якогось справі, до однієї папку чи обложку.

3. Призначені терміни виконання праці та прийому відвідувачів. Матеріали повинні розташовуватися в шафі зі справами те щоб і керівник, та її помічник, й інші працівники могли відразу відшукати їхні. Сам список термінів необхідно укласти і покладено на окрему папку.

4. Документи постійного вживання. Це відділення повинно бути занадто великим. У ньому може лежати тільки те, ніж користуються особливо рясно. Раз у раз необхідно перевіряти, чи всі документи часто бувають потрібні час. Якщо це вчасно не робиться, то нагромаджується достатня кількість документів, серед яких часом важко знайти необхідний, витрачається зайве час з його пошуки. Перевірку краще виконувати у вільний від основний діяльності час, ніж відволікатися і щось перепутать.

ГЛАВА 2. БЕЗПОСЕРЕДНЄ ПОЛЕГШЕННЯ РОБОТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1. Призначення графика

а) Виконання чергових задач.

б) Распознование власних сильних і слабких сторон.

в) Краще використання власного времени.

г) Ощадливий труд.

д) Підвищення продуктивності труда.

2.2. Поділ відповідальності за дотримання сроков

В роботі багатьох руководителй зустрічаються елементи імпровізації, але завжди можуть налагодити необхідне планування часу. Тому секретар повинен послідовно, але дуже явно і нав'язливо виховувати керівник почуття потреби у плануванні часу, по крайнього заходу, у ставленні до сама собі. Не слід приймати розпоряджень керівника, не домігшись відповіді питання, якого терміну повинно бути виконані. Тоді керівники, можливо, дійдуть висновку, що раціональніше призначити конкретні терміни, щоб секретар залишила в покое.

Многочисленные наради виявляються марними, бо встановлюється точно, хто відпо-відає виконання завдання й якого терміну його потрібно виконати. Зазвичай кажуть: " Терміново " чи " У найближчим часом " . А наскільки терміново чи яке найближчим часом - часто вже не уточнюють, на помилки платить секретарь.

Поэтому секретар повинен турбуватися про календаре-памятке свого керівника. Багато керівників часом забувають про своє розпорядженнях, і тому секретар зобов'язана думати як за себе, але й керівника, бути так званим " опікуном " .

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ

Организация робочого місця секретаря з огляду на вимоги наукову організацію праці для її плануванні і обслуговування, ні з огляду на вимоги і можливостей використання сучасної організаційної техніки, до її устаткуванню і оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і забезпечення якості праці, збереження працездатності протягом всього робочого дня.

Рабочее місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу у установі. Оскільки секретар - " обличчя установи " , те й його робоче місце має бути зразком правильної організації, показником високої культури труда.

Планировка робочого місця секретаря має забезпечити максимальні зручності і під час покладених на нього обов'язків, до того ж час відповідати вимогам економії площі помещения.

Рабочее місце секретаря в приймальні зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, неподалік дверей до кабінету й дуже, щоб легко можна було всіх входящих.

В приміщенні має перебувати ті предмети, потрібні секретарю та інших співробітникам, безпосередньо у процесі работы.

Мебель для відвідувачів дожна перебуває у залі, добре помітним секретарем, зручна розміщувати в помещении.

Большую частину робочого часу секретар працює сидячи, але це стомлює, й тому він повинен матимуть можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу на письмі, роботи з пишучої машинці, чтения.

Насыщенность робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з огляду на вимоги ергономіки і максимальною ефективності работы.

Важным елементів організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й не прощаючись висуватися. Великий ящик найкраще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів, у решті ящиках повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцтоварів тощо. Необхідно постійно зростає і суворо ознайомитися з порядком робочому місці й у ящиках стола.

Следует пам'ятати, що нерідко секретар має дуже багато різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, яким користуються інші працівників: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Їх розміщують в такий спосіб, що вони були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під по-стійним наглядом секретаря. Користуватися своєї пишучої машинкою, диктофоном, і термокопировальным апаратом іншим співробітникам вирішувати не слід, оскільки це можуть призвести до серйозного поломки, і навіть до розмноженню посторенней інформації. Секретар несе повну відповідальність на тому апаратуру, яка зараз переживає його й тому запитувати ми за неї будуть, насамперед, з відповідального працівника і стягувати за поломки також із него.

3.1. Організація роботи секретаря, керівник якого часто отсутствует

Секретарь повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїми керівником по невідкладним делам.

Если робота керівника добре узгоджена зі роботою його секретаря, то обидва мають один план, з яких видно, коли керівник перебуватиме у певному місці й як із нею можна зв'язатися телефоном чи з телексу, якщо це необходимо.

Существуют керівники, у яких тривалість окремих розмов, нарад, і навіть час, яким вони призначені, дуже різні. І тут можна зв'язатися з ним в певний час. Про цей час обидва мають чітко договориться.

По-моему думці, керівник повинен завжди говорити своєму секретарю, куди він іде, як із нею можна зв'язатися, якщо виникне потреба і о котрій повернеться, хоча б приблизно. І це нічого немає предосудительного.

3.2. Робота на нарадах. Підготовка до проведення конференций.

Приглашение на конференцію потрібно розіслати запрошеним, по крайнього заходу, за 2 тижня до початку спілкування, причому следет просити вирішити запрошення, оскільки треба зазначити, скільки прибуде участников.

В запрошенні обов'язково має зазначене місце засідання, частину будинку чи корпус, поверх, кімната, і навіть найменування транспорту, у якому можна буде потрапити дістатись призначеного места.

Нужно подбати у тому, щоб під час проведення засідань було забезпечено следующее:

1) приміщення для засідань на весь час їх проведений;

2) забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. І тому необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на проходную;

3) службові машини чи таксі для підвезення учасників із готелів чи з вокзала;

4) обслуговування залі засідань.

ГЛАВА 4. РОБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

Профессия секретаря жадає від людини високої підготовленості, всього комплексу особистих і ділових якостей, обумовлених специфікою секретарського праці. Завдання секретаря у тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, вспомогательно-технических операцій. У його оязанности входить виконання великого об'єму робіт з збору, складання, оформленню, обробці усній і документаційною інформації, і навіть з організації прийому відвідувачів, підготовці засідань і нарад, по телефонному обслуговування та т.п. Дуже важливий чинник у роботі секретаря є хороий ділової контакти з керівником, вміння виконати роботу у стилі руководителя.

Условно обов'язки секретаря можна розділити на документному і бездокументному обслуговування керівника. До операцій по бездокументному обслуговування ставляться такі, як виконання технічних функцій щодо забезпечення керівника, підготовка засідань і нарад, організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, підготовка відряджень, планування своєї работы.

К документному обслуговування належить: складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підшивка у справи і передачі їх у зберігання, стенографирование, розшифрування й оформлення на пишучої машинці документов.

Следует враховувати те, що обов'язки секретарів руководителй різних рівнів управения відрізняються як за змістом, і за обсягом. Нерідко секретар керівника великого установи, предприятия6 організації має у совем підпорядкуванні співробітників, виконують машинописні роботи (друкарки) й роботу з документами (діловод). Секретар виконує на більшою мірою функції бездокументного обслуговування: прийом відвідувачів, роботу з телефоном тощо. Секретар керівника структурного підрозділи, зазвичай, виконує по повз свої основні обов'язків ще значний обсяг машинописних робіт, веде табель обліку робочого дня співробітників совего подразделения.

ГЛАВА 5. ДІЛОВІ КОНТАКТИ СЕКРЕТАРЯ.

Одним із поважних ділових контактів є взаємини руководитель-секретарь. Оскільки секретар є першою помічником керівника, він має виконувати роботу у його стилі. Фактично секретар є особистою організатором керівника, допомагає то плануванні робочого дня, соціальній та виконанні намічених заходів, звільняючи від виконання допоміжних технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних викликів і посетителей.

К жалю, практично секретар часто зустрічається з такою труднощами, як необов'язковість керівника відношенні інформації про його местоприбывании, що створює великі труднощі. У разі секретар проти неї прямо запитати, куди йде керівник і коли вернется.

Следует учесть,что в повному обсязі керівники вміють раціонально планувати своє час. Допомогти керівнику у тому - завдання секретаря. Необхідно послідовно, але з нав'язливо виховувати потреба у плануванні часу. Бажано разом із керівником щодня уточнювати заплановані заходи наступного дня. Робити це можна зробити під час ранкового доповіді про поточні справи і кореспонденції чи під час вечірнього доклада.

Секретарь повинен перетворитися на дисконтних формах справити й повідомити відвідувачу час посещения.

Время обідньої перерви у секретаря й керівника на повинен совпадать.

Одна з головних завдань секретаря - бути чуйним посередником між керівником та його підлеглими. Вони повинні докласти максимум докладає зусиль до створення сприятливою обстановки та ділових відносин із іншими працівниками. Знаючи режим і характеру роботи керівника, секретар може у разі потреби допомогти співробітникам у створенні прийому їх керівником; допомогти скласти документ, зрозумілу особисту прохання тощо. Секретарю важливо встановити ділові контакти з працівниками різних підрозділів свого підприємства. У окремих випадках секретарю доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо було вміти чемно і чітко давати потрібні вказівки, контролюватиме їх выполнение.

5.1. Користування телефоном.

Основная завдання секретаря в працювати з телефоном - звільнити керівника від викликів. Допомога секретаря в організації службових розмов із телефону сприяє раціональної роботи керівників. Секретар завжди повинен пам'ятати про необхідності дотримання службової тайны.

5.2. Організація прийому посетителей.

Обязанности секретаря різні в залежність від того, який краєвид прийому проводиться керівником. Прийом посетителй можна розділити втричі вида:

1) прийом співробітників свого установи поточним делам

2) прийом представники інших организаций

3) прийом по особистим вопросам

Секретарь повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу, без винятку, може стати кабінет керівника тільки після доповіді секретаря.

Если відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар може самостійно вирішити: доповісти про неї негайно чи записати приймання. Особливу увагу секретар маю виявляти до організації прийому керівником відвідувачів по особистим вопросам.

5.3. Робота секретаря з туристичною інформацією для руководителя

Секретарь має допомагати керівнику орентироваться в інформаційних потоках, знаходити, обробляти важливу інформацію, котрий іноді готувати информационно-обзорные рефераты.

Секретарь повинен уважно переглядати статті, котрі розкривають цікаві для керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати тощо. Найбільш важливі місця у статтях можна назвати закладками чи подчеркнуть.

Составляя реферат, секретар не повинен вносити будь-які доповнення від. Якщо потрібно, в реферат можуть бути включені таблиці, схеми, графики.

В буденній праці секретар повинен щодня збирати і фіксувати у щоденнику дані, які можуть опинитися цікавити керівника й уточнюватимемо їх в фахівців. Керівнику слід представляти не тільки достовірну інформацію, проверенную.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В укладанні мені хотілося б сказати про особисті якості секретаря й про його роль працювати з руководителем.

Важными чинниками успіху роботи особистого секретаря є вміння поводитися з людьми і можливість створити враження, підвищувальне авторитет керівника. Секретар може бути важливим ланкою у системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективну зв'язок і своєчасне прийняття необхідних заходів. Секетарь є особистою представником свого керівника, і виконання цієї кючевой ролі вимагає вміння виробляти сприятливе вразити працівників організації та представники інших фирм.

Роль секретаря руководителя,как вона визначається брошурі Європейської асоціації професійних секретарів, у тому, аби знати істота діяльності свого керівника й уміти значну частину цієї роботи брати на себя.

В обов'язки секретаря входит:

1. Стенографирование, друкування станограмм, складання листів і т.д.

2. Одержання, обробка яка входить і що виходить почты.

3. Ведення телефонних розмов, організація приемов.

4. Ведення щоденника керівника; організація його встреч.

5. Організація ділових поїздок руководителя.

6. Реєстрація ділової кореспонденції, ведення дел.

7. Організація й у роботі совещений.

8. Організація справ у кабінеті руководителя.

9. Звільнення керівника від рутинних операций.

10. Інформаційне обеспечение.

11. Оформлення банківських счетов.

12. Керівництво діяльністю підлеглих секретарю діловодних служб і персонала.

13. Дотримання позитивних правил техніки безопасности.

14. Організація і керівництво зусиль для обеспечениею нерозголошення обробленою информации.

15. Забезпечення секретаріату і керівника необхідними канцелярськими принадлежностями.

16. Організація загальних зборів і заходів загального характера.

Эту тему для своєї курсової роботи я вибрала невипадково. Нині мені працюю у створенні секретарем. Те, що прочитала у книжках Джона Харрисона, Рішара і Клауса, глибоко відрізняє секретарів західних фірм й. Не в жодному разі не хочу скривдити наших секретарів, та їх працював дуже відрізняється з посади секретарів у країнах, та й лише там.

В книзі Д.Харрисона дуже добре написано, що таке секретар, його обов'язки, якості. Вона стала б хорошим посібником чи пам'яткою нашим секретарів. Буквально усе розклали по поличках. Що робити, як треба робити і т.д.

Когда дивишся з питань телебачення зустрічі керівників фірм, то мимоволі звертаєш увагу до супровід, у цьому числі, і секретаря. Зазвичай це стриманий, манірний людина. В Україні теж такі є, але сожелению, їх дуже багато. Тим паче, зараз організується дуже багато акціонерних фірм, бірж, які укладають контракти із західними фірмами. І секретарі мали бути зацікавленими " лише на рівні " . Харрісон недарма пише, що " секретар представляє свого керівника, і за ним судять, іноді, навіть фірму " .

Прежде всього, у секретарів має бути така риса, як доброзичливість, вміння поводитися з відвідувачами, розмістити їх себе. Можна навіть організувати звані курси секретарів, де навчати діловим і особистим качетвам, властивих цій професії. В Україні у країні є такі, але вони завжди дають той багаж знань, необхідний у роботі секретаря.

Секретарь - важлива професія, особливо у час, за доби створення нових і нових фірм. У переважній ступеня від цього теж зависить успіх фірми чи підприємства. І хоча професія секретаря будь-коли зронить свого престижа.

Список литературы

1. Рішар, Каус. Секретар установи. Організація роботи. М., Економіка, 1983 г.

2. Джон Харрісон. Організація роботи секретаря установи. М., Економіка, 1982 г.

3. Бондарева Т. М. Секретарское справа. М., Вищу школу, 1989 г.

Головна:Организация роботи секретаря