Автоматизация роботи користувача серед MS Office

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Информатика, программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

ВСЕРОСІЙСЬКИЙ ЗАОЧНИЙ ФІНАНСОВО — ЕКОНОМІЧНИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА АВТОМАТИЗОВАНОЇ ОБРОБКИ ЕКОНОМІЧНОЇ ИНФОРМАЦИИ

Курсова робота з дисципліни «Інформатика» на тему

«Автоматизація роботи користувача серед MS Office»

Виконавець: До. У. Бабурин

Група ФНО

№ залікової книжки 1271/737

Керівник: Р. А. Жуков

Москва

2004

> Зміст: V Запровадження 1. Взаємодія додатків (3-

4стр). V Теоретична частина MICROSOFT WORD

2. Загальні засади (5 стр).

3. Автоматизація виконання завдань й отримання допомоги (5 стор). a) Переміщення великим документа (5 стор). b) Копіювання тексту (5−6 стор). з) Збереження документа під час работы

(6 стор). d) Автозамена (6 стор). e) Афтоформат при введення (6−7 стор). f) Афтореферат (7 стор). g) Майстер листів (7 стор). h) Помічник (7 стр).

4. Перевірка правописания

(8 стр).

5. Таблиці, межі і заливання (8−9 стр).

6. Спільна робота кількох користувачів (9 стр).

7. Многоязыковая підтримка (10 стор). MICROSOFT EXCEL 8. Загальна характеристика табличного процесора (10−11 стор). 9. Основи роботи у середовищі Excel (11−12 стор). 10. Побудова таблиць (12−13 стор). 11. Побудова й діаграм (13−14 стор). 12. Функції Excel (14−15 стор). 13. Додаткові можливості Excel 15−16 стор). MICROSOFT ACCESS 14. Декілька слів про… (16 стор). 15. Таблиці (16 стор). 16. Запити (17 стор). 17. Формуляри (17 стор). 18. Отсчеты (18 стор). 19. Макроси, макрокоманди (18 стор). 20. Модулі (18 стр).

V Укладання (19 стр).

V Практична частина 21. Загальна характеристика завдань (20 стор). 22. Проектування форм вихідних документів… (20 стор). 23. Таблиці і діаграма (21−24 стор). 25. Інструкція користувача (25 стр).

V Список використаної літератури (26 стр).

> Введение:

Будь-яке підприємство з проблемою автоматизації роботи окремих співробітників і підрозділів загалом. Перша проблема у своїй — як вибрати підходящі програмні продукти? Бажані властивості інформаційної системи сильно залежить від розмірів підприємства міста і специфіки бізнесу, але є держава й універсальні требования.

Звісно, будь-яке потребує інструментах до роботи з текстами (створення, редагування, оформлення), і навіть для обробки даних (електронні таблиці, кошти аналізу та планування, СУБД). Але це, зазвичай недостатньо. Адже з документами працюють різні люди, і документи часто складаються із різних частин, включно з текстами, числа, таблиці, графіки, діаграми, малюнки, навіть звук чи видео.

Сьогодні це можливим завдяки створеному компанією Microsoft сімейству програм на підтримку офісної діяльності Microsoft Office.

Комплект програмних продуктів Microsoft Office включає кілька додатків, їхнім виокремленням єдину середу в обробці самої різної інформації. До складу Microsoft Office входить потужний текстовий процесор Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, засіб для підготовки й демонстрації презентацій Microsoft PowerPoint і навіть інструмент організації та планування роботи Microsoft Outlook. З іншого боку, існує професійна версія Microsoft Office, у якому крім перелічених додатків входить систему управління базами даних (СУБД) Microsoft Access.

Взаємодія приложений

Microsoft Office відрізняється тісній інтеграцією додатків. Це означає, що це програми, що входять до склад Microsoft Office, «вміють «обмінюватися інформацією й дозволяють робити це дуже просто.

Наприклад, якщо потрібно підготувати звіт за результатами фінансового періоду, у якому ілюстрації, то дані можна обробити в Microsoft Excel, побудувати з їхньої основі графіки і діаграми і далі помістити в текст документа, що в Microsoft Word. Переміщення діаграми проводиться за допомогою операцій копіювання в буфер обміну Microsoft Windows і вставки до документа, доступними через основне меню докладання, через панелі інструментів, через гарячі клавіші чи через контекстне меню, що з’являється при натисканні праву кнопку миші. Нарешті ілюстрацію, як будь-який інший об'єкт, можна «зв'язати «з документом, просто «захопивши «мишею щодо одного додатку і «перетягнувши «на підходяще місце у іншому (режим «Drag and Drop »).

Додатка Microsoft Office допускають обмін будь-якими даними між будь-якими додатками. Наприклад, можна використовувати діаграми з Microsoft Excel для оформлення звітів в Microsoft Word або заради ілюстрації презентації в Microsoft PowerPoint. Можна помістити шматок таблиці з Excel до тексту документа Word чи слайд PowerPoint, а можна імпортувати до бази даних Microsoft Access. З іншого боку, будь-яке додаток Microsoft Office дозволяє розмістити у документ (чи це текст, електронна таблиця, презентація чи база даних) малюнок у кожному форматі, і навіть видеофрагмент чи навіть звуковий ролик.

При перенесення окремих об'єктів із одного докладання до іншого крім звичайній операції копирования/вставки можливо використання механізму зв’язування оригінального об'єкту і його копії. І тут за зміни вихідних даних в таблиці Excel змінюється побудована з їхньої основі діаграма, а із нею й копія діаграми, що міститься в документі Microsoft Word. Це дає можливість ефективнішої роботи з складовими документами, у яких використовуються різні джерела. Наприклад, дані можна узяти з бази даних Access. Вони нібито будуть оновлюватися автоматично і будь-яка, хто бажає ознайомитися з такою документом, побачить найостанніші цифры.

Сімейство Microsoft Office містить набір інструментів, загальних всім додатків. До них належать механізми перевірки правопису і граматики, засіб для малювання, інструмент до створення барвистих заголовків, редактор організаційних діаграм, інструмент для редагування математичних формул, редактор фотозображень, бібліотека картинок, тощо. буд. Сюди належить і панелі інструментів, і навіть меню, що є стандартними елементами будь-якого докладання Microsoft Office.

Ці інструменти встановлюються на диску одного разу, та був використовуються усіма додатками Microsoft Office. Ця особливість дозволяє заощадити місце на диску, забезпечує високу швидкість роботи додатків і єдині інтерфейс. Можна легко розпочати роботи з будь-яким додатком Microsoft Office, вивчивши лише одна з них.

Починаючи з версії 97, в Microsoft Office входить нове додаток — Microsoft Outlook. Це додаток є інструмент для організації та планування персональної діяльності. Microsoft Outlook включає електронної пошти, базу при контактах, календар тощо. Але головне, — він пов’язує все докладання, виступаючи як роботи з ними. З допомогою Microsoft Outlook можна призначити зустріч, впорснувши у її опис супровідний документ. Це то, можливо список питань, які планується обговорити, в форматі Microsoft Word, чи звіт про результати року у продажам в форматі Microsoft Excel. Можна переслати складений документ електронною поштою або у вигляді факс-сообщения.

> Теоретична часть:

MICROSOFT WORD

Загальні положения

Програма Microsoft Word є багатофункціональної системою обробки текстів. Оскільки текстовий процесор Word працює у середовищі Windows то, на місці серед його достоїнств стоїть виняткова дружність користувачеві. Управління усіма пунктами менюи командами може виконуватися як за допомогою миші, і з допомогою гарячих клавіш (Short-Cuts), для економії часу користувача виконання певного набору операцій. Уявлення WYSIWYG (Wat You See Is What You Get) дозволяє переглянути на екрані готова до друку документ не витрачаючи час і папір на роздруківку пробних сторінок. Форматування символів, наприклад курсивное чи жирне має адекватне уявлення на екрані. І це справедливо для будь-яких гарнітур і кеглей.

Редактор Microsoft Word як і і Microsoft Wondows розроблено однієї корпорацією. Це дозволяє забезпечити максимальну узгодженість цих систем друг з одним, а також із іншими програмами сумісними з Microsoft Windows. Тексти і ілюстрації багатьох форматів може бути імпортовані в Word безпосередньо з деяких інших програм, тож вмонтовані до тексту документа. У результаті процедури вони стають частиною текстового файла WinWord чи продовжують у своїй існувати окремо завдяки механізму об'єктивного зв’язування і вбудовування (Objekt Linking And Embeding). Також присутній ряд добре зарекомендували себе функцій, такі як не перериваючи роботи з документом роздрукувати деякі сторінки. І тут програма управління печаткою з буферизацией бере він нагляд печаткою на задньому плані. Листи й факси, записки і звіти, публікації й web сторінки — ось лише невеликий перелік документів з з яких користувач має можливість використовуючи текстовий процесор Word.

Автоматизація виконання завдань й одержання допомоги У Word є неабиякий асортимент коштів автоматизації, спрощують виконання типових задач.

Переміщення великим документу

Переміщення по документа виконують з допомогою мишки, використовуючи смуги прокручування, і з допомогою клавіатури, використовуючи такі поєднання клавіш: Ctrl + (- слову вправо, Ctrl + (- слову вліво, Ctrl + (- ось до чого абзацу, Ctrl + (- до попередньому абзацу, сторінка, Ctrl + PgDown — на екран вниз, Ctrl + PgUp — в початок наступній сторінки, Ctrl + Home — на початок документа, Ctrl + End — насамкінець документа, Alt + Ctrl + PgUp — на початок екрана, Alt + Ctrl + PgDown — насамкінець экрана.

Копіювання текста

Способи копіювання тексту: 1 спосіб: Виділити фрагмент тексту; використовувати команди Вирізати, Копіювати, Вставити в меню Правка; 2 спосіб: виділити фрагмент; натиснути Ctrl при переміщенні, Ctrl + Shift при копіюванні; встановити курсор на місце вставки, натиснути праву клавішу миші; 3 спосіб (з допомогою клавіатури): виділити фрагмент; натиснути F2 при переміщенні, Shift + F2 при копіюванні; перейти на місце вставки клавішами управління курсором, натиснути Enter; 4 спосіб: виділити фрагмент; перетягнути мишкою у потрібний місце при натиснутою лівої клавіші, при копіюванні утримувати клавішу Ctrl.

Збереження документа під час роботи. Використання властивостей документа

Способи збереження документа: Кнопка Зберегти на панелі інструментів — зберігає файл під які є ім'ям у тієї ж папці; Команда з вікна редактора Файл/Сохранить — зберігає файл під які є ім'ям у тієї ж папці; Команда з вікна редактора Файл/Сохранить як — дозволяє змінити ім'я файла, тип файла, вибрати іншу папку; потім іде натиснути кнопку Сохранить.

Редактор дозволяє зберегти документи у форматах: dot (шаблоны), rtf (форматированный текст), txt (текстовый без форматування), HTML (текст з гіперпосиланнями), в форматі MS-DOS, doc (предыдущей версії Word 6. 0/95), xls (электронные таблиці) і др.

Автозамена

Ниже перераховані деякі типи помилок, які можна виправлені автоматично при введення: · Наслідки випадкового натискання клавіші CAPS LOCK (уперше з’явилася в Word 95). Наприклад, на початку пропозиції слово цЕЙ автоматично замінюється на Цей, а режим введення прописних літер (відповідний натиснутої клавіші CAPS LOCK) автоматично відключається. · Типові помилки в словосполученнях. Наприклад, слова почтовы йадрес автоматично замінюються словами поштову адресу. · Граматично не сочетаемые пари слів. Наприклад, слова цей слово автоматично замінюються словами це слово.

Автоформат при вводе

В Word передбачена можливість автоматичного форматування тексту при введення. · Автоматичне створення нумерованих і маркованих списків (вперше з’явилося Word 95). Наприклад, якщо на початку першого елемента списку запровадити зірочку, буде створено маркірований список. · Автоматичне створення кордонів (вперше з’явилося Word 95). Наприклад, якщо запровадити три й більше число дефісів (-) чи знаків рівності (=) поспіль, та був натиснути клавішу ENTER, буде автоматично створена одинарна чи подвійна кордон. · Автоматичне присвоєння тексту вбудованих стилів (вперше з’явилося в Word 95). Наприклад, якщо завершити рядок тексту не знаком препинания, а подвійним натисканням клавіші ENTER, їй буде автоматично присвоєно стиль «Заголовок 1». · Автоматичне форматування порядкових номерів і дробів (вперше з’явилося Word 95; застосовна лише до англійської тексту). Наприклад, поєднання «1st» автоматично замінюється поєднанням, а дріб «¼» — символом ј. · Автоматичне оформлення мережевих колій та адрес Інтернету (наприклад, ReportsMayWeek1. doc і internet як гіперпосилань. При виборі гіперпосилання на адресу Інтернету автоматично запускається те що засіб перегляду Web і відкривається зазначена Web- сторінка. При виборі гіперпосилання на мережевий шлях автоматично запускається програма, необхідна відкриття файла призначення, і відкривається зазначений файл. · Автоматичне застосування форматування, використовуваного для оформлення початку першого елемента списку, до початку наступних елементів цього. Например:

1. Word виконає всю роботу поза вас.

2. Word зробить ваші документи гарними. · Автоматичне зміна начерки символів. Наприклад, текст *Жирний* автоматично перетворюється на Жирний, а _Курсив_ - в Курсив. · Автоматичне перетворення послідовності плюсів і дефісів (±- --±---+) в таблицю. Кожній парі плюсів (+) відповідає один стовпець. · Автоматична заміна прогалин на початку елемента маркованого чи нумерованного списку відповідним відступом зліва. Автозаполнение Автоматичне пропозицію повного варіанта слова чи фрази після введення кількох перших літер. Щоб прийняти запропонований варіант, натисніть клавішу ENTER. Нижче перераховані деякі елементи, яких застосовно автозаполнение: · поточна дата; · дні тижня; · назви місяців; · ім'я автори і назва організації; · елементи списку автотекста.

Автореферат

У Word з’явилася можливість виконання статистичного і лінгвістичного аналізу документу з метою виділення його ключових положень. З цього аналізу складається реферат. Отже можна назвати ключових положень в електронний документ і переглядати його з різною мірою деталізації чи помістити автоматично складений реферат в окремий документ. Розмір реферату встановлюється користувачем і може варіюватися. Під час упорядкування рефератів необхідно дотримуватись законів про авторське право. Відповідальність за точність реферату покладається не так на програму, але в користувача. Автоматичне створення умов та попередній перегляд стилів Працюючи зі стилями в Word використовуйте такі нові можливості: · Що стосується застосування нової форматування до тексту автоматично створюється новий стиль. · Що стосується зміни форматування тексту зміни автоматично вносять у визначення стилю. · Список стилів на панелі форматування містить зразки стилей.

Майстер писем

Мастер листів дозволяє легко і швидко створити потрібне лист шляхом вибору готових елементів листи. З іншого боку, раз запроваджені відомостей про адресаті (ім'я, прізвище, адресу, посада і т. п.) автоматично зберігаються. При створенні наступного листи цьому адресата достатньо вибрати його ім'я зі списку; й інші дані додасться автоматически.

Помощник

Новое засіб Office — помічник — використовує технологію IntelliSense™. Його основне призначення — автоматичне надання рад і довідкових відомостей, що потенційно можуть знадобитися у процесі виконання завдання. Наприклад, якщо помічник вирішить, що ви маєте намір розпочати створення листи, то запропонує запустити майстра листів. Помічник є основним засобом отримання довідкових даних про роботі у Word, і навіть порад із підвищенню ефективності роботи, наочних прикладів і пошаговых інструкцій по виконання конкретних задач.

Перевірка правописания

Нижче перераховані кошти перевірки правопису і правки тексту, використовувані в Word. 1. Перевірка орфографії при вводе

Перевірка на наявність орфографічних помилок у процесі введення тексту і виділення можливих помилок просто у документі (вперше з’явилося Word 95). 2. Перевірка граматики при введення Перевірка на наявність граматичних помилок у процесі введення тексту і виділення можливих помилок просто у документі. І за автоматичної перевірці орфографії, під час перевірки граматики автоматично пропонуються можливі варіанти правильного написання. Для виведення списку варіантів слід клацнути виділений текст правої кнопкою миші. 3. Пропуск певних елементів тексту під час перевірки правопису · За бажання користувача під час перевірки орфографії пропускаються слова, які з прописних літер і/або містять цифри. · Пропуск імен файлів і адрес Інтернету. 4. Перевірка грамматики

Виділення помилок, і автоматичне пропозицію варіантів правильного написання дозволяє істотно скоротити час правки. У порівняні з попередніми версіями поліпшився синтаксичний аналіз, точнішими стали запропоновані варіанти правильного написання, і навіть розширено набір граматичних і стилістичних правил. 5. Спільна перевірка орфографії і граматики У тексті одночасно виконується пошук і освоєння орфографічних, і граматичних помилок. Усі помилки усуваються за сеанс проверки.

Таблиці, межі і заливання У Word з’явилися такі кошти, спрощують роботи з таблицями, межами і заливкой.

Таблицы

1. Малювання таблиць Дозволяє створювати таблиці - стовпчики, рядки — і осередки, — малюючи його з допомогою миші, як олівцем. Тепер окремі осередки таблиці може мати будь-яку ширину і висоту. 2. Гумку Дозволяє легко видалити кордон будь-який осередки, рядки чи шпальти таблиці, що дозволяє той ефект, як і об'єднання осередків. У попередніх версіях Word можна було об'єднувати лише осередки, перебувають у однієї рядку. У Word 97 можна об'єднувати будь-які сусідні осередки — як у вертикалі, і по горизонталі. 3. Вирівнювання по вертикали

Дозволяє швидко вирівняти вміст виділених осередків таблиці по верхньому чи нижньому краю або за середині осередки, використовуючи кнопки вирівнювання, розташовані на панелі інструментів. Якщо текст в осередках орієнтований вертикально, призначення цих кнопок змінюється автоматично: використовуйте їх задля вирівнювання по верхньому чи нижньому краю або за центру осередки. 4. Вертикальна орієнтація текста

Дозволяє розмістити вертикально (з поворотом на 90 градусів) текст в осередках таблиць, написах і рамках. Це засіб може дуже корисним під час створення наклейок, і навіть друкованих документів, містять відомостей про авторські права тощо. п., розташовані вертикально. 5. Зміна розміру рядки таблиці Дозволяє регулювати висоту будь-який рядки у таблиці у вигляді перетягування кордону рядки вгору чи вниз аналогічно, як можна змінити ширину шпальти. Якщо за перетаскуванні утримувати натиснутою клавішу ALT, на вертикальної лінійці буде показано фактична висота строки.

Границы

1. Нові типи границ

Для оформлення документів пропонується більш 150 різних типів кордонів, зокрема об'ємні межі і кордону, які з кількох ліній, що особливо популярні професійних документах. 2. Кордони сторінок Дозволяє створити кордон навколо кожної сторінки. На додачу до 150 новим типам кордонів пропонуються більш 160 типів графічних кордонів сторінки. Існує також можливість настройки кордонів сторінок. Наприклад, можна: · поставити свій тип кордону кожному за краю сторінки; · помістити колонтитули всередину кордону; · оформити першу сторінку негаразд, як інші. 3. Кордони текста

Дозволяє застосувати кордону до окремим словами, і символів всередині абзацу. У цьому можна використовувати будь-які наявні типи кордонів. Наприклад, це суттєво спрощує створення кордонів навколо заголовков.

Заливка

1. Заливання текста

Дозволяє виділити найважливіші фрагменти документа, яких слід привернути увагу інших користувачів. У Word заливання можна застосувати як до всього абзацу, до окремим словами, і символів всередині абзацу. У цьому можна використовувати будь-які наявні типи заливки.

Спільна робота кількох користувачів У Word з’явилися нові можливості і кошти, що б продуктивність і ефективності роботи членів робочих груп. 1. Створення версий

Ведення історії роботи над документом. Це дає можливість точно визначити час, характері і автора змін, внесених документ. Крім того, до кожної версії документа може бути додано довільні нотатки. Усі дані про версіях документа зберігаються у самому документі, що позбавляє від виробничої необхідності зберігати кілька копій документа. З іншого боку, можна встановити режим автоматичного збереження поточної версії документа в кінці кожного сеансу роботи з нею. Це дозволяє визначити автора будь-який версії документа. 2. Злиття документов

Об'єднання всіх змін приміток, внесених кількома рецензентами, до одного документ з допомогою однієї простої операції. Кільком рецензентам можна надати для перевірки окремі копії документа, після чого все виправлені копії об'єднують у підсумковий документ. Або, наприклад, можна взяти додому копію документа, виправити там, та був повернути виправлену копію і автоматично об'єднати внесені з вихідним документом. 3. Примітки і спливають подсказки

Швидкий перегляд на екрані приміток будь-яких рецензентів у документі без відкриття окремої області. Примітки легко знайти у документі - текст, обладнаний приміткою, виділяється жовтим кольором. При установці покажчика цей текст з нього з’являється спливаюча підказка, що містить текст примітки й ім'я рецензента. 4. Панель рецензирования

Тепер усі звичайні кошти рецензування документа перебувають у однієї панелі інструментів: запис і перегляд змін, вставка і перегляд приміток, виділення тексту кольором, збереження версій і відправка документа електронній почте.

Многоязыковая поддержка

У Word 95 було реалізовано автоматичне переключення шрифту й мови при переключенні клавіатури, що зробив можливим використання тексту на кількох мовами у документі та деяких менших діалогових вікнах. У Word 97 ще більш спростилися створення умов та перегляд документів, містять текст на різних європейських мовами. З іншого боку, передбачена можливість перегляду документів, створених із допомогою далекосхідних версій Word, в американської версії Word. 1. Перемикання клавіатури Автоматичне переключення шрифтів у документі при переключенні клавіатури (набір використовуваних шрифтів визначається поточної розкладкою клавіатури). Перемикання клавіатури викликає також переключення мови та, отже, забезпечує перевірку тексту іншою мовою, наприклад, грецькому, засобами перевірки саме цієї мови. 2. Підтримка текстів на кількох мовами в діалогових окнах

Стали можливими редагування і перегляд тексту на кількох мовами в локалізованих версіях Word. Наприклад, умовою пошуку файлів в діалоговому вікні Пошук файлів можна вказати грецьке ім'я автора. 3. Відкриття документів з текстом на кількох мовами в локалізованої версії Word

Правильне відображення тексту документа, створеного локалізованої версії Word, за наявності у системі відповідних шрифтів. Наприклад, документи, створені у японській версії Word, можна відкривати і переглядати ув американській версії Word. Слід зазначити, що ця можливість не поширюється мовами, у яких напрям листи не може змінюватися (іврит, арабську й т. п.). 4. Копіювання і вставка тексту в форматі Unicode

Існує можливість копіювання тексту грецькою, чи російською чи будь-якій іншій європейській мові з американської версії Word і вставка їх у лист Microsoft Excel. З іншого боку, допускається копіювання і вставка тексту в форматі Unicode в поля деяких діалогових вікон (Знайти, Замінити тощо. п.). 5. Сортировка

Існує можливість вказати язик, і, цим, порядок сортування, що йде використовувати при сортування тексту у документі. Наприклад, подвійні літери угорського мови, такі як «cz», правильно сортуються в американської версії Word, якщо для мови сортування зазначений угорський. 6. Вставка символов

Для отримання можливості вставки символів і літер, які у конкретній мові, досить вибрати відповідний набір символів шрифту Unicode в діалоговому вікні Символ (меню Вставка). Наприклад, щоб вставити в текст російські літери, слід вибрати набір «Кириллица».

MICROSOFT EXCEL

СПІЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕСОРА MICROSOFT EXCEL

Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення, зберігання, оброблення і видачі великих обсягів даних як, зручному для аналізу та сприйняття інформаціі. Усі дані зберігаються й обробляються в вигляді окремих запитань чи пов’язаних таблиць. Одна чи кілька таблиць становлять робочу книжку, у разі таблиці називаються робітниками листами цієї книжки. Листи можна видаляти додавати чи переміщати з одним робочим книжки до іншої. Фізично на диску зберігається вся книжка у вигляді окремого файла з розширенням «xls». Аж по версії 4.0 програма Excel представляла собою фактичний стандарт з погляду функціональних можливостей та зручності роботи. На ринку набула популярності версія 7. 0, що містить багато поліпшень і приємних несподіванок. Основний програмою є обчислювальний модуль, з допомогою якого виконується обробка текстових і числових даних. У цьому версії програми від цього модуля з’явилося багато цікавих функцій: контроль допустимості впроваджуються значень, виявлення і виправляти найпоширеніших помилок, обчислення полів на таблицях та інші. Зручна панель формул і можливість зменшити діалогове вікно до розділу поля введення істотно спрощують введення і редагування формул. Є змогу створення презентаційної графіки, навіщо використовується модуль діаграм, що дозволяє з урахуванням числових значень, опрацьованих з допомогою обчислювального модуля, будувати діаграми різних типів. З’явилися нові типи діаграм. Тепер поруч із діаграмою можна розмістити і таблицю з вихідними даними. Важливим і те, що стала можливим попередній перегляд діаграми будь-якою етапі її створення. У Excel можна макроси і мережеві додатки з допомогою Visual Basic for Applications (VBA). Мова Visual Basic for Applications нині доступна у всіх програмах пакета, що дозволяє його основі гнучкіші докладання. Одна з головних достоїнств цієї мови у тому, що створені засобами Excel VBA — макроси можна без особливих труднощів залучити до інших програмах фірми Microsoft. Excel має і потужними засобами колективної роботи, орієнтовані, під час першого чергу, спільну роботу кількох додатків пакета в мережевий середовищі. Високий рівень сумісності додатків, включених в єдиний пакет Microsoft Office, обумовлена підтримкою технології зв’язування і впровадження OLE. Прикладом застосування цій технології може бути впровадження Excel — таблиць до документа, створений засобами редактора Word. З використанням цієї технології між об'єктами встановлюється динамічна связь.

ОСНОВЫ РОБОТИ У СЕРЕДОВИЩІ EXCEL

Управління файлами

З допомогою програми Excel можна найрізноманітніші документи. Робітники листи (Sheets) можна використовуватиме складання таблиць, обчислення статистичних оцінок, управління базою даних, і складання діаграм. До кожного з цих додатків програма Excel може створити окремий документ, який зберігається на диску як файла.

Файл може містити кілька взаємозалежних робочих аркушів, їхнім виокремленням єдиний багатомірний документ (блокнот, робочу папку). З допомогою багатомірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно до кільком таблицям і диаграммам що підвищує ефективність їх обработки.

Є можливості настройки режиму автосохранения файлів через певні часові відтинки, режиму резервного копіювання та режиму захисту даних (збереження документу з паролем).

Структура документов

Багатовимірні документи (блокноти, папки) — одне з найважливіших нововведень програми Excel, що дозволяє значно спростити і прискорити роботи з таблицями і управління робітниками листами. У новій версії робочі документи можуть утримувати до 255 таблиць, діаграм чи VBA-программ щодо одного файлі, а принцип роботи із нею нагадує звичайної роботи діловими блокнотами в будь-якому офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю ділову інформацію, що стосується однієї темі, й берегти їх у одному файлі, що дозволяє значно підвищити наочність робочих документов.

Окремі робочі листи одного документа розташовані друг під іншому. З допомогою іменного покажчика (регістру імен), що за частині екрана, можна переходити з однієї аркуша в інший. На іменному покажчику перебувають корінці робочих аркушів, які працюють у порядку зростання номерів: Лист1, Лист2 і т.д.

Користувач може додати до документа елементи наступних типів: — робочі листи до створення таблиць; - діаграми (як елемента таблиці чи на окремому листі); - робочий лист для записи макрокоманди як програмного модуля; - робочий лист до створення діалогового окна.

Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Користувач може клацнути під назвою робочого аркуша правої кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежить від ситуації) меню, де також є директива додавання. Якщо потрібне видалити робочий лист, потрібно відкрити клацанням правої кнопки миші контекстне меню і директиву удаления.

Корекція висоти рядків і ширини столбцов

Насамперед, корректируемая рядок чи стовпець таблиці повинні прагнути бути промарковано. І тому необхідно клацнути лівої кнопкою миші за двозначним номером (координаті) рядки чи шпальти. У меню Формат перебувають підменю Рядок і Стовпець. При виборі однієї з цих підменю відкривається меню наступного рівня. У підміню Стовпець викличте директиву Ширина, тоді відкриється діалогове вікно, у якому користувач може вказати ширину шпальти. У ролі одиниця виміру можна використовувати один символ. Команда Автоподбор ширини з меню Стовпець автоматично коригує ширину шпальти відповідно до його содержимым.

Корекцію можна виконати і з допомогою маніпулятора миші. І тому покажчик миші встановити на межу між номерами рядків чи адресами столбцов.

ПОБУДОВУ ТАБЛИЦ

Осередки таблиці та його свойства

Усі дані таблиці записуються в звані осередки, які перебувають у перетині рядків і шпальт таблиці. За умовчанням вміст осередки представляється програмою Excel в стандартному форматі, який встановлюється під час запуску програми. Наприклад, для чисел тексти задається певний вигляд і розмір шрифта.

У конкурсній програмі Excel є контекстные меню, які викликаються правої кнопкою миші, коли промартільна деяка область таблиці. Ці меню є багато директив обробітку грунту і форматування таблиць. Директиви форматування можна також ознайомитися викликати на панелі форматування (друга рядок піктографічного меню), клацнувши мишею за відповідною пиктограмме.

Маркірування осередків. Окремі осередки таблиці маркуються (виділяються) автоматично з допомогою покажчика осередків. Щоб перевести покажчик в задану осередок, потрібно клацнути за нею лівої кнопкою миші або використати бодай клавіші управління курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнути на початку маркируемой області (лівий верхній кут) і, утримуючи кнопку миші натиснутої, переміщати маніпулятор насамкінець області (правий нижній угол).

Одна рядок чи стовпець таблиці маркуються клацанням за двозначним номером (адресою), розташованого в заголовку рядки чи шпальти. Для маркірування кількох рядків чи шпальт потрібно клацнути за двозначним номером першої рядки (шпальти), та був, утримуючи кнопку миші натиснутої, перемістити маніпулятор у потрібний позицию.

Копіювання даних. Насамперед, потрібно промаркувати групу осередків, вміст яких має бути скопійовано, та був викликати команду Копіювати з меню Правка. Після цього маркіроване область буде криється у рамку. Тепер треба встановити покажчик миші в позицію, куди повинні прагнути бути скопійовані дані, й тицьнути на клавішу введення Enter. Вміст маркірованої області з’явиться з нового місці. Якщо потрібне видалити вміст групи осередків і вмістили його на місце в таблиці, слід використовувати директиву Вирізати з меню Правка.

Видалення даних. Насамперед, потрібно промаркувати групу осередків, вміст яких має бути віддалене. Потім можна скористатися одним із засобів видалення данных.

Форматування чисел. Насамперед, потрібно промаркувати осередки, в яких слід змінити формат уявлення чисел. Після цього можна або відкрити правої кнопкою миші контекстне меню й може викликати у ньому директиву Формат Осередків, або викликати директиву Осередок з меню Формат. У кожному разі на екрані з’явиться діалогове вікно Формат Осередків. За умовчанням у верхній полі цього вікна буде обрано опція Кількість, що призначалася для форматування чисел.

Вирівнювання даних. Для вирівнювання вмісту осередків передусім треба промаркувати выравниваемые осередки. Далі йде викликати діалог: Формат — Осередки — й у верхньому полі цього вікна вибрати закладку Выравнивание.

Установка шрифтів. Необхідно промаркувати осередки, у яких потрібно змінити шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правої кнопкою миші і просить викликати директиву Формат Осередків. У верхньому полі відкритого вікна Формат Осередків потрібно вибрати опцію Шрифт. У вікні з’явиться полі Шрифт, в якій неважко вибрати вид шрифту з запропонованого списку. Зміст цієї списку залежить від установок, зроблених у середовищі Windows.

У правом полі Розмір встановлюється розмір (кегль) шрифту. У творчому списку шрифтових стилів Накреслення можна вибрати звичайний стиль (Regular), курсив (Italic), жирний шрифт (Bold) і жирний курсив (Bold Italic). У центрі Підкреслення можна вибрати тип підкреслення тексту (однієї або двома лініями) і т.д.

Табличні вычисления

Можливість використання формул і державних функцій одна із найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дозволяє проводити статистичний аналіз числових значень в таблице.

Текст формули, яка вводять у осередок таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в осередок записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції, і функции.

У якості аргументів на її формулі зазвичай використовуються числа і адреси осередків. Для позначення арифметичних операцій можна використовувати такі символи: + (складання), — (віднімання), * (множення), / (деление).

Формула може містити посилання осередки, розташовані на іншому робочому аркуші чи навіть таблиці іншого файла. Якось введена формула можливо, у час модифицирована.

Введення формул. Програма Excel інтерпретує запроваджувані дані або як текст (вирівнюється із лівого краю), або як числове значення (вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно провести алгебраїчне вираз, котрого має передувати знак рівності (=).

Припустимо, що у осередку А1 таблиці перебуває число 100, а осередку В1 — число 20. Щоб розділити перше число на друге і результати помістити в осередок С1, в осередок С1 слід також запровадити відповідну формулу (=А1/В1) і натиснути Enter.

Введення формул можна істотно спростити, використовуючи невеличкий трюк. Після введення знака рівності слід просто клацнути мишею по першої осередку, потім запровадити операцію ділення клітин і клацнути за другою ячейке.

Редагування формул. Щоб розпочати редагувати вміст осередки, потрібно спочатку промаркувати цей осередок. На наступному кроці необхідно включити режим редагування, натиснувши клавішу F2 чи виконавши подвійний щиголь мишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядком піктографічного меню) активізується складальна рядок, у якій видно сама формула, а чи не результат її вычисления.

Інформаційні зв’язку. У конкурсній програмі Excel досить легко запровадити заслання на осередок, що у інший таблиці. Після встановлення посилання значення, перебувають у осередках, будуть автоматично обновляться.

Для звернення до значенням осередки, розташованої іншою робочому аркуші, слід зазначити ім'я цього аркуша разом із адресою відповідної осередки. Наприклад, для звернення до осередку В3 робочому аркуші Лист2 необхідно провести формулу: =Лист2!B3. Адреси осередків мають бути зазначені латинськими буквами.

ПОБУДОВУ І ОФОРМЛЕННЯ ДИАГРАММ

Графічні діаграми оживляють сухі колонки цифр в таблиці, тому вже у ранніх версіях програми Excel передбачалася можливість побудови діаграм. У Excel включений новий Конструктор діаграм, який дозволяє створювати діаграми «презентаційного якості «.

Красива тривимірна діаграма впадає не лише очей, а й поліпшує якість документа. У конкурсній програмі MS Excel з’явився новим типом тривимірних діаграм — звані кільцеві діаграми, що доповнюють поверхневі і сітчасті тривимірні діаграми четвертої версии.

Діаграму можна розмістити поруч із таблицею чи розмістити в окремому робочому аркуші. Конструктор діаграм одна із найбільш потужних засобів у програмі Excel. Побудова діаграми з його за допомогою виконується протягом кількох кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці, тип діаграми, використовувані написи і кольору. На основний панелі є піктограма для виклику Конструктора диаграмм.

Побудова діаграм. Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи форматування. Викликайте Конструктор діаграм (див. рис. 11). Ви має зробити з допомогою покажчика миші прямокутник на вільному місці робочого аркуша, де розміщуватиметься диаграмма.

Після цього Конструктор відкриває діалогове вікно, у якому за чотири кроку потрібно побудувати діаграму. Фундаментальна обізнаність із Конструктором настільки інтуїтивно зрозуміла, що ні вимагає яких — або пояснений.

Додаткові об'єкти. У меню Вставка розташовані директиви, які дозволяють надати діаграмі привабливіший вид. Зокрема, тут є директива Малюнок, яка імпортує малюнки в стандартних графічних форматах (BMP, PCX тощо.). Після виклику цієї директиви відкривається вікно завантаження графічного файла. На діаграмі з’являється обраний малюнок, укладений у рамку. Цю рамку можна переміщати по діаграмі з допомогою миші змінювати її размер.

Крім цього, Конструктор діаграм дає можливість вставити в діаграму додатковий текст, який привертати пильну увагу до окремим частинам діаграми. Для вставки тексту слід впровадити його з клавіатури в складальну рядок й тицьнути на клавішу введення Enter. Тоді, у центрі діаграми з’явиться текстова рамка, яких можна надати з допомогою миші відповідний розмір, та був перенести їх у потрібне місце на диаграмме.

Актуалізація діаграм. Якщо ви внесете зміни у ті частини таблиці, через яку будувалася діаграма, то програма Excel автоматично модифікує діаграму. Якщо ж Ви додали в таблицю нову рядок чи стовпець, то дійте так. Промаркируйте нові дані в таблиці і перенесіть з допомогою миші на діаграму. І тому поставте покажчик миші на кордон маркірованої області й, не відпускаючи лівої кнопки миші, перемістіть в діаграму. Щойно Ви відпустіть кнопку миші, діаграма змінять (актуализирована). Ця техніка отримало корпорації Microsoft назва Drag & Drop.

ФУНКЦІЇ EXCEL

На виконання табличных обчислень потрібні формули. Оскільки деякі формули і їхні комбінації трапляються вкрай часто, то програма Excel пропонує більш 200 заздалегідь запрограмованих формул, які називаються функциями.

Усі функції розділені за категоріями, щоб було легше орієнтуватися. Вмонтований Конструктор функцій допомагає всіх етапах роботи правильно застосовувати функції. Він дає змогу спорудити і обчислити більшість функцій протягом двох шага.

У конкурсній програмі є упорядкований за алфавітом повний перелік всіх функцій, де можна легко знайти функцію, якщо відомо її ім'я; в іншому разі слід пошук за категоріями. Багато функції різняться дуже мало, тому у пошуку за категоріями корисно скористатися короткими описами функцій, який пропонує Конструктор функцій. Функція оперує деякими даними, які називаються її аргументами. Аргумент функції може обіймати свою одну осередок чи будуть показані у цілу групу осередків. Конструктор функцій надає допомогу у завданні будь-яких типів аргументов.

Конструктор функцій. Промаркируйте ту осередок, у якій повинен з’явитися результат обчислень. Потім клацанням по піктограмі Конструктора функцій відкрийте діалогове вікно Конструктора. У лівому полі цього вікна перераховані категорії функцій, а правом — функції, відповідні обраної категорії. Щоб побачити всі функції, слід клацнути мишею по опції Усе полі категорий.

Клацніть мишею під назвою потрібної Вам функції, тоді назва функції з’явиться в окремої рядку разом із коротким описом цієї функції. Тут ж вказуються типи аргументів функції і кількість. Аргументи задаються ось на чому кроці роботи з Конструктором. Для переходу щодо нього, клацніть по командної кнопці ОK.

З другого краю кроці в діалоговому вікні Конструктора вказуються аргументи функції. Конструктор розрізняє аргументи, які мають враховуватися обов’язково, і необов’язкові (опциональные) аргументи. Щоб поставити аргумент функції, потрібно або увести його адресу з клавіатури, або у таблиці промаркувати область, який займає. Тоді адресу аргументу функції з’явиться у відповідній полі діалогового вікна Конструктора. Клацніть по командної кнопці ОК, щоб закрити вікно Конструктора функцій. Після цього, у зазначеної осередку таблиці з’явиться результат обчислень, але осередок залишиться маркованої. У складальної рядку помітні обрану функцію разом із відповідними аргументами.

Автосумма. Промаркируйте осередок, де повинна розташовуватися сума, і клацніть мишею по піктограмі складання [pic].

У складальної рядку з’явиться знак рівності і слово «СУМ », на яких в дужках зазвичай настає адресу деякою області, яку програма пропонує після аналізу сусідніх осередків у ролі області підсумовування. Якщо Excel «вгадала «правильно, клацніть по піктограмі з «галочкою ».

Інакше промаркируйте групу осередків, потрібно скласти. Можна промаркувати кілька несуміжних груп осередків, використовуючи клавішу Ctrl. Цю клавішу потрібно утримувати нажатом стані до того часу, доки всі групи ні промарковано. Адреси груп можна запровадити з клавиатуры.

ДОДАТКОВІ МОЖЛИВОСТІ EXCEL

Обмін данными

Обмін даними дозволяє користувачеві Excel імпортувати до своєї таблиці об'єкти з деяких інших прикладних програм, тож передавати (експортувати) свої таблиці для вбудови у інші объекты.

Концепція обміну даними є одним із основних концепцій середовища Windows. Між об'єктами, які обробляються різними прикладними програмами, створюються інформаційні зв’язку, наприклад, між таблицями і текстами. Ці інформаційні зв’язку реалізовані динамічно, наприклад, копія таблиці, вбудована до тексту, обновлюватиметься (актуалізуватися) всякий раз, як у її оригінал вносяться изменения.

Обробка списков

Списки дозволяють ефективно працювати з більшими на однорідними наборами данных.

Списком називатимемо упорядкований набір даних, мають однакову структуру. Наприклад, списком є телефонний довідник, у якому наведено прізвища абонентів і номери їх телефонів. У конкурсній програмі Excel розробники з фірми Microsoft значно спростили роботу з списками. З технічної погляду списки є звичайні таблиці, для що у програмі Excel є додаткові операції обробки: введення списку даних, пошук елемента у списку, редагування списків, фільтрація даних, сортування даних, аналіз даних (пошук тенденцій і закономерностей)

Бази данных

До комплекту поставки Excel входить програма обробки зовнішніх баз даних MS Query. Програма Query (Запит) може працювати з текстовими файлами і з цими, які були підготовлені такими програмами управління базами даних: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Якщо у процесі роботи з таблицею у програмі Excel виникає необхідність звернутися до зовнішньої базі даних, потрібно запустити програму Query. Це дозволить імпортувати дані з убозівської бази і дозволяють опрацьовувати їх як звичайні табличні дані у програмі Excel. У окремих випадках зовнішні дані можна обробити безпосередньо програмою Query.

Після завантаження набору даних із неї вибрати частина записів шляхом включення критеріїв відбору данных.

Конфигурирование программы

Програму Excel можна налаштовувати відповідно до індивідуальними запитами дуже кола користувачів. Кожен користувач програми Excel, визначивши коло найчастіше використовуваних функцій, може організовувати із нею найзручнішим собі чином. З іншого боку, ті функції програми, що ніколи не використовуються, можна взагалі вилучити з конфігурації, щоб заощадити ресурси комп’ютера та збільшити ефективність обробки. Наприклад, кожен користувач програми може створити пиктографическое меню, змінити вид основного вікна, змінити вид робочого аркуша, встановити бажані шрифти, створити шаблони таблиць і т.д.

MICROSOFT ACCESS

Декілька слів про …

Microsoft Access — це інтерактивна реляційна СУБД (relational database management system — RDBMS) для WINDOWS. Це програма, яку Можете використовуватиме збереження і вилучення даних залежно від відносин, які Ви встановили. Фундаментальна обізнаність із ній спрощена у вигляді маніпулятора миші. Графічні можливості оболонки виробляють велике враження під час виготовлення високоякісних звітів і роздруківок. Усі це завдяки підтримки True-type шрифтів і вбудовування OLE- объектов (Object Linking and Embeding) у межах середовища WINDOWS. OLE — об'єкт є посилання певну інформацію, яка залишається в своєї початкової формі. OLE-объектом то, можливо EXCEL — таблиця, Paintbrush — ілюстрація чи Sound — файл.

Новинкою програми Access є Cue Cards — Система суфлирования. Це навчальна система, що дає користувачеві рекомендації після виходу з реальних ситуацій під час вирішення прикладних завдань. При знання англійської мови користувач зможе отримати підказку у тому, що можна робити далее.

Access також надає у розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Приміром, можна прямо звертатися до баз даних dBASE, Paradox чи Btrieve без конвертування в формат, використовуваний Access. До складу пакета Access також входить мову Access Basic (вмонтований діалект мови Visual Basic), дає можливість формування спеціалізованих системам управління базами данных.

База даних це набір даних, який із певної темою чи призначенням. Коли Ви створюєте базі даних в Microsoft Access, Ви створюєте один файл, який містить все таблиці, запити, формуляри, звіти і інші об'єкти, які допомагають Вам використовувати інформацію у базі данных.

Таблицы

ТАБЛИЦЯ — це набір записей (строк таблиці), які з окремих полей (колонок таблиці), у яких зберігається інформація, і складова, власне, зміст бази данных.

Таблиці є основний формою подання, котра міститься базі даних. Без таблиці не можна спроектувати формуляр, на базі таблиць складаються запити, й звіти. Створити таблицю можна двома способами:

1. З допомогою Конструктора таблиц.

2. Без допомоги Конструктора.

Запросы

Запит можна уявити як думку на дані, включені в таблицю. Запити служать для селекції і фільтрації набору даних. Вони дозволяють вибрати з убозівської бази лише необхідну інформацію, тобто. ту, яка відповідає певному критерию (условию) та росіян потрібний на вирішення конкретного завдання. Наприклад, Вам може знадобиться інформацію про постачальників і поставлених ними товарах. Можете створити запит типу «Які товари поставляють московські постачальники» чи «Хто з петербурзьких постачальників сигарет продав в останній квартал найбільшу партію». Результат обробки програмою Access такого запиту є таблицю звану Dynaset. У цю таблицю включені обрані з основний таблицы (или кількох таблиць) блоки даних, які задовольняють критеріям запиту. Dynaset — динамічний, тимчасовий набір даних, тому при кожному виконанні запиту він будується знову з урахуванням «свіжих» табличных данных.

Microsoft Access дає великі можливості у гнучкості проектування запитів. Можете: * Вибрати поля, Вам зайве охоплювати всі поля таблиці в запит. * Вибрати записи, Можете уточняти запит в такий спосіб що отримаєте дані певного виду. Наприклад, ціни на всі товари за певний місяць. * Відсортувати записи, Можете переглядати запис у певному порядку. Наприклад, Можете вивести імена клієнтів на екран в алфавітному порядку. * Вимагати дані з кількох таблиць, дані з кількох таблиць можуть оброблятися разом і… Ви можете переглянути суміщені данные.

Також Можете вимагати дані з деяких інших баз даних, таких как

Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve і Microsoft чи Sybase SQL- сервери. * Виконувати обчислення, Можете створювати нові поля які утримувати результати обчислень. * Використовувати запит як джерело даних для формулярів, звітів та інших запитів. Щоразу коли ви будете відкривати формуляр чи друкувати звіт, Ваш запит отримуватиме новітню інформацію з таблиц.

Ви також зможете модифікувати існуючі дані просто у формулярі заснованому на запиті. * Змінювати дані в таблицях, Можете оновлювати, видаляти, додавати групи записів всі разом. Ви також можете створити нову таблицю з урахуванням існуючої таблиці чи групи таблиц.

Вирізняють два типу запитів: 1. QBE-запросы (Query by Example -Запит на зразок). Користувач подає визначення, специфицируя окремі параметри з вікна проектування з допомогою подсказок (образцов). 2. SQL — запити (Structured Query Language -Структурований мову запитів). Користувач формулює його з використанням інструкцій і державних функцій, вибудовуючи опис. QBE-запрос Access легко транслює в відповідний SQL-запрос. Зворотний операція також становить труда.

Взагалі для Access байдуже, з якою типом запиту працює пользователь.

Запити можна з допомогою Конструктора запитів. Він прискорює проектування кількох спеціальних типів запросов.

Формуляры

Перегляд бази даних як таблиці як заповнення дає користувачеві можливість оцінити базу як єдине ціле, порівняти запису і т.п. Часто, проте, виникла потреба роботи з окремими записами бази. І тут присутність на екрані інших записів (як це має місце у режимі заповнення) лише заважає і відволікає. Фундаментальна обізнаність із окремими записами у вигляді формулярів дозволяє зосередитися лише з що належить до справі информации.

Формуляр є бланк, підлягає заповнення, чи маску, накладываемую на набір даних. Бланк-формуляр дозволяє спростити процес заповнення бази даних, завдяки чому з’являється можливість доручити введення інформації персоналу невисокою кваліфікації. Маска-формуляр дозволяє обмежити обсяг інформації, доступною користувачеві, обращающемуся до бази. Тут він може йти про блокуванні індикації службових чи засекречених полей.

Отчеты

Звіт це, яку Ви оформили відповідно до Вашими специфікаціями. Звіт дозволяє забезпечувати і уявляти дані як значиму інформацію, яку Можете використовувати й поширювати. Прикладами звітів можуть бути поштові адреси, накладні, суми продажів чи списки телефонів. З допомогою Microsoft Access Можете спроектувати звіт який представить інформацію у вигляді у якому Ви бажаєте. Ви можете застосовувати багато різних елементів проектування, як-от текст, дані, малюнки, лінії, поля та графіки до створення Вашого отчета. От Вас залежить, як і які елементи використовуватиме побудови отчета.

Microsoft Access забезпечує декілька способів отримання з Вашої бази даних — використовуючи запит, формуляр чи отчет. Вы можете вибрати той метод, який найбільше придатний до вирішення Вашої задачи.

Наприклад: Для перегляду всіх товарів певною торговою поставки, використовуйте запит. Для перегляду повної інформації лише про один товарі використовуйте формуляр. Для роздруківки торгових продажів для формального прелставления, використовуйте отчет.

Звіти також є ефективним засобом роздруківки інформації регулярного використання. Можете створити проект звіту та зберегти його задля її подальшого використання. Проект звіту залишиться незмінним, але щоразу Ви продовжуватимете отримувати роздруківку поточних данных.

Макроси, макрокоманды

Макрокоманда представляє з себе послідовність операцій, записаних як інструкцій на спеціальному мові. При оработке даних найчастіше доводиться робити довгі послідовності дій. Однак будь-які дії, операції можуть бути записані як макрокоманд. Виклик макрокоманд призводить до виконання послідовності раніше описаних дій. Застосування макрокоманд дозволяє автоматизувати різні повторювані процеси, такі як заповнення Бази, виконання запитів, відкривання різних об'єктів і т.д.

Послідовність операцій вводиться користувачем у вікно проектування макокоманд.

Модули

За позитивного рішення досить складних завдань Ви скоро зіштовхнетеся з обмеженістю макрокоманд. Для подолання що виникли проблем Можете спробувати написати свою програму на вмонтованому в Access мові програмування — Access Basic. Він представляє з себе засіб візуального програмування і є діалектом мови Visual Basic. Така процедура оформляється як Модуль.

Модуль представляє з себе сукупність оголошень (декларацій) і послідовностей виконуваних команд (процедур, функцій) записаних на язаке Access Basic.

Заключение

Природно, у межах даної курсової немає надії повністю висвітлити можливості багатогранних програм, оскільки повний пакет «Microsoft Office» дуже різноманітний. А, аби знати «Microsoft Office» у ньому працювати. Використовуючи цей пакет, Ви, напевно, будете відкривати дедалі нові можливості і їхні властивості. Розвідайте і експериментуйте. Якщо результати Вам не подобаються, пробуйте знову. Наслідки майже всіх дій в «Microsoft Office» можна скасувати, тому, експериментуючи, ви втратите нічого, крім декількох хвилин вашого времени.

> Практична часть:

Загальна характеристика задачи

Фірма ТОВ «Ініціатива» здійснює діяльність, пов’язану зі будівельним роботами й продажем будівельних матеріалів. Для підприємств товари та послуги представлені у (табл. 1), дані про фірми, замовлення яких мають бути виконані вересні 2001 р. — (табл. 2).

Використовуючи ППП на ПК, необхідно: — побудувати таблиці наведеними нижче табличным даним; - організувати межтабличные зв’язку для автоматичного заповнення граф: «Найменування фірми» і автоматичний підрахунок суми замовлень кожної фірми- замовника в спроектованих документах; - результати обчислень у вигляді таблиці, у якому підсумкові суми протягом місяця з кожної фирме-заказчику і з фірмі ТОВ «Ініціатива», й у графічному вигляді; - розрахувати і заповнити форму замовлення (табл. 3);

Це завдання вирішується в табличном процесорі MS Excel, оскільки це засіб підготовки й обробки табличным чином організованих електронних даних. Excel виконує математичні і тригонометрические функції, які включають функцію підсумовування, вилучення квадратного кореня, твори, логарифмічні висловлювання й т. буд. Також цей табличний процесор призначений для побудови диаграмм.

Проектування форм вихідних документів і майже графічне уявлення даних із обраної задаче

— розташування таблиць з вихідними даними на робочих аркушах MS Excel:

«Товари» (табл. 1) і «Замовники» (табл. 2);

— таблицю з підсумковими даними по фірмам (представленій у вигляді формул) (табл. 3);

— графічна таблиця як «Діаграми» (табл. 4);

табл. 1 |Код |Найменування |Характеристика |Ед. |Ціна, | |товару |товару |товару |ізм. |крб | |1 |Виготовлення |Матеріал фірми, |кв. м |3000 | | |дверей |сосна, вологість| | | | | |8% | | | |2 |Виготовлення |Матеріал фірми, |кв. м |1200 | | |фундаменту |бетон | | | |3 |Покрівельні |Матеріал фірми, |кв. м |300 | | |роботи |оцинкована | | | | | |сталь | | | |4 |Пиломатеріали |Хвойні породи |куб. м|3000 | | | |дерева | | |

табл. 2 |Код |Найменування |Адреса |Телефон. |Контактна | |Фірми |Фірми | | |персона | |1 |Сервіс |Кутузовский пр. ,|222−22−32 |Сидоров В.В. | | | |2 | | | |2 |Проект — М |вул. |331−09−65 |Бородін К.П. | | | |Ботанічна, 3 | | | |3 |Факторіал |вул. Тверська, 15|976−43−23 |Власова І.А. | |4 |Приват |вул. Ордынка, 33 |123−34−56 |Столєтова С.М.| |5 |Медик |вул. Грибоєдова, |456−34−12 |Кравченка А.І.| | | |46 | | |

|Дата |Найменування фірми |Код |Код |Найменування товару | | | |фірми |замовлення| | | | | |а | | |37 136|=ПРОСМОТР (C2; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B$|5 |24 |=ПРОСМОТР (F2; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2:| | |2: $B$ 6) | | |$B$ 5) | |37 136|=ПРОСМОТР (C3; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B$|5 |23 |=ПРОСМОТР (F3; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2:| | |2: $B$ 6) | | |$B$ 5) | | |Медик Результат | | | | |37 139|=ПРОСМОТР (C5; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B$|4 |22 |=ПРОСМОТР (F5; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2:| | |2: $B$ 6) | | |$B$ 5) | |37 139|=ПРОСМОТР (C6; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B$|4 |22 |=ПРОСМОТР (F6; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2:| | |2: $B$ 6) | | |$B$ 5) | |37 142|=ПРОСМОТР (C7; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B$|4 |21 |=ПРОСМОТР (F7; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2:| | |2: $B$ 6) | | |$B$ 5) | | |Приват Результат | | | | |37 149|=ПРОСМОТР (C9; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B$|3 |20 |=ПРОСМОТР (F9; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2:| | |2: $B$ 6) | | |$B$ 5) | | |Факторіал Результат | | | | |37 149|=ПРОСМОТР (C11; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B|2 |20 |=ПРОСМОТР (F11; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2| | |$ 2: $B$ 6) | | |: $B$ 5) | |37 151|=ПРОСМОТР (C12; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B|2 |19 |=ПРОСМОТР (F12; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2| | |$ 2: $B$ 6) | | |: $B$ 5) | | |Проект — М Результат | | | | |37 164|=ПРОСМОТР (C14; Заказчики!$A$ 2:$A$ 6;Заказчики!$B|1 |19 |=ПРОСМОТР (F14; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$B$ 2| | |$ 2: $B$ 6) | | |: $B$ 5) | | |Сервіс Результат | | | | | |Загальний підсумок | | | |

т, а б л

.

3

продовження табл. 3 |Код |Количеств|Сумма, крб. | |товар|о | | |а | | | |3 |200 |=ПРОСМОТР (F2; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$E| | | |$ 5*G2) | |2 |23 |=ПРОСМОТР (F3; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$E| | | |$ 5*G3) | | | |=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (9;H2:H3) | |4 |56 |=ПРОСМОТР (F5; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$E| | | |$ 5*G5) | |3 |200 |=ПРОСМОТР (F6; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$E| | | |$ 5*G6) | |2 |120 |=ПРОСМОТР (F7; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$E| | | |$ 5*G7) | | | |=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (9;H5:H7) | |4 |100 |=ПРОСМОТР (F9; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$E| | | |$ 5*G9) | | | |=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (9;H9:H9) | |1 |34 |=ПРОСМОТР (F11; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$| | | |E$ 5*G11) | |1 |10 |=ПРОСМОТР (F12; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$| | | |E$ 5*G12) | | | |=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (9;H11:H12) | |4 |30 |=ПРОСМОТР (F14; Товары!$A$ 2:$A$ 5;Товары!$E$ 2:$| | | |E$ 5*G14) | | | |=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (9;H14:H14) | | | |=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (9;H2:H14) |

[pic] табл. 4

Інструкція пользователя

Програма Excel входить до пакета Microsoft Office і послуг призначена для підготовки й обробки електронних таблиць під керівництвом Windows.

А, що запустити програму Excel потрібно натиснути ПУСК, потім ПРОГРАМИ і MICROSOFT EXCEL. З’являється чистий табличний лист, починаємо вносити дані в таблицю. Таблиця складається з 16 384 рядків і 256 шпальт. Рядки пронумеровано цілими числами від 1 до 16 384, а стовпчики є такі літерами латинського алфавіту A, B, …, Z, AA, AB, …, IV. На перетині шпальти і рядки розташовується основний структурний елемент таблиці - осередок. У будь-яку можна запровадити вихідні дані - число чи текст, — і навіть формулу до розрахунку похідною інформації. Ширіну шпальт і висоту рядки можна изменять.

Ця прикладна програма працює у середовищі MS Excel. Для введення нових розрахункових даних слід вибрати Файл — Створити, вказавши шаблон «Відомість розрахунку вартості продукції з урахуванням скидки».

У цьому шаблоні введено обмеження на 12 позицій розрахункових даних. Для додавання нової рядки слід скопіювати останній рядок. Таким чином, розмір кордонів обмежений лише 32 000 строк

Для роздруківки діаграми необхідно налаштувати діапазон значень в залежність від кількості запроваджених даних. Для установки значень необхідно перейти на лист діаграми, ввійти у меню Діаграма і вибрати пункт Вихідні дані. Залежно кількості запроваджених даних встановити номер останньої рядки у полях значень і підпису осі X.

> Список використаної литературы:

1. А. П. Микляев «Настільна книга користувача IBM PC». 2. Кенин та інших. «Використання MS Office». 3. «Як з Microsoft Office» // Microsoft Press, офіційне видання, 1999 р. 4. Прикладні програми Office. 5. Довідка за програмою Microsoft Excel. 6. У. Пасько — Excel 7. Бемер З., Фратер Р.: Microsoft Access для пользователя.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой