Excel

Тип работы:
Реферат
Предмет:
Информатика, программирование


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Що сказати про сучасних програмах обробки електронних таблиць? Сьогодні це кошти, дозволяють як виконувати обчислення, а й управляти списками і створювати діаграми. Якщо ж говорити про EXCEL, однією із найвідоміших програм обробки електронних таблиць, то не перебільшуючи можна стверджувати, що її можливості практично невичерпні. Я особисто вважаю, такі програми на сьогодні є одне з найбільш потужних і гнучких інструментів, створених для компьютера.

EXCEL

Можливості EXCEL дуже високі. Обробка тексту, управління базами даних — програма настільки мощна, що в багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми — редактори чи програми баз даних. Таке розмаїття функцій може спочатку заплутати, ніж змусити застосовувати їх у практиці. Але в міру набуття досвіду починаєш гідно цінувати, що кордонів можливостей EXCEL важко достичь.

За історію табличных розрахунків із застосуванням персональних комп’ютерів вимоги користувачів до таких програмам істотно змінилися. На початку акцентувала у такому програмі, як, наприклад, Vi p. s і З a l з, ставився на лічильні функції. Сьогодні, становище інше. Поруч із інженерними і бухгалтерськими розрахунками організація та графічне зображення даних мають дедалі дедалі більшу значення. З іншого боку, розмаїття функцій, запропоноване такий розрахункової та графічної програмою, на повинен ускладнювати роботу користувача. Програми для Windows створюють при цьому ідеальні предпосылки.

Останнім часом багато саме перейшли використання Windows як своєї користувальницької середовища. Як наслідок, багато фірми, створюють програмне забезпечення, почали пропонувати велике кількість програм для Windows.

ЗВЕДЕНІ ТАБЛИЦЫ

Розроблювачі програмного забезпечення фірми Microsoft назвали зведеної таблицею новий спосіб обробки даних, що вони у перших віддали на суд користувачів в п’ятої версії програми. У наступних версіях Excel коло можливостей використання зведених таблиць розширено. Чільну увагу приділялася підвищенню швидкості обробки даних в таблицах.

Зведені таблиці - це таблиці, у яких ці групуються по різним критеріям, що дозволяє заощадити сили та час, необхідних завдання формул та зняття функцій, аналізують дані. Причина такий економії у тому, що модуль зведених таблиць має умонтованими функціями для основних видів обчислень з оцінкою данных.

Зведена таблиця є спеціальним типом таблиці, яка підсумовує інформацію з конкретних полів списку чи бази даних. При створенні зведеної таблиці з допомогою майстра ви можете поставити потрібні поля, організацію таблиці (її макет) і тип виконуваних обчислень. Після побудови таблиці можна змінити її розташування для перегляду даних під іншим кутом зору. Саме можливість зміни орієнтації таблиці, наприклад транспонирование заголовків шпальт в заголовки рядків і навпаки, дала зведеної таблиці що дослівно і робить її потужним аналітичним инструментом.

Зведена таблиця — це так іще одна інструмент обробки великих списків (баз даних). Бо у цьому разі відразу підбиваються підсумки, виконується сортування і фільтрація списків, то зведена таблиця є потужними інструментами обробки даних, що у EXCEL називається майстер зведених таблиц.

Перед побудовою зведеної таблиці з урахуванням списку слід вилучити з нього проміжні результати і накладені фільтри. Зведені таблиці самі забезпечують підбиття результатів і фільтрацію даних, але побудувати зведену таблицю за списком з роботи вже наявними проміжними результатами невозможно.

Створення зведеної таблицы

Під час створення зведеної таблиці можна використовувати одне із чотирьох типів джерел данных:

* список Excel; * зовнішній джерело даних, доступний через Microsoft Query; * кілька діапазонів консолідації (окремих списків Excel); * іншу зведену таблицу.

Запуск майстра зведених таблиц

Щоб розпочати створення зведеної таблиці, виберіть в меню Дані команду Зведена таблиця. Excel запустить майстер зведених таблиць, який супроводжувати нашій процесі створення таблиці, що включає в собі такі шаги:

1. Завдання типу джерела даних. 2. Вказівка місцезнаходження вихідних даних чи отримання їх із зовнішнього джерела з допомогою Microsoft Query. 3. Завдання макета таблиці і вибір підсумковій функції. 4. Вказівка місця розміщувати таблицы.

Шаг 1: завдання типу джерела данных

При установці перемикача У зовнішньому джерелі даних першого вікна діалогу майстра зведених таблиць виникне зображення ЕОМ, передавальної дані на терминал.

Шаг 2: вказівку місцезнаходження вихідних данных

Після завдання типу джерела даних потрібно натиснути кнопку Далі. Майстер зведених таблиць відкриє свою другу вікно діалогу, з пропозицією вказати місце, де є вихідні дані. Якщо джерелом даних є список Excel і для вибором команди Зведена таблиця виділено лише одне осередок у списку, то майстер зведених таблиць правильно заповнить це немовбито вікно діалогу. Якщо вихідний список перебуває у невідкритою книзі Excel, потрібно натиснути кнопку Огляд у тому вікні діалогу. Після перебування потрібного файла треба запровадити ім'я чи посилання діапазон, де перебуває список.

Шаг 3: завдання макета таблицы

Після завдання вихідних даних потрібно натиснути кнопку Далі, щоб перейти у вікно діалогу. У цьому вся вікні діалогу ми можемо сформувати макет (структуру) зведеної таблиці і зазначити, яка інформація повинна відображатись у тілі таблиці. Точніше, йдеться лише про початковому макеті зведеної таблиці, оскільки після створення таблиці яку можна реорганізувати у час. У центрі цього вікна перебуває діаграма макета, де показані три осі таблиці (рядків, шпальт і 100 сторінок) і науковотехнологічна галузь даних. У правій частині вікна діалогу відбиваються кнопки кожному за поля джерела даних. Щоб поставити структуру таблиці, необхідно просто перетягнути ці кнопки в різні ділянки діаграми макета. Якщо потрібне видалити полі з зведеної таблиці, слід перетягнути його кнопку межі цієї діаграми. За умовчанням майстер зведених таблиць застосовує функцію Сума до числовим значенням у сфері даних, і використовує функцію У значень для нечисловых значень. Щоб використовувати іншу підсумкову функцію, наприклад Середнє чи Максимум, треба двічі клацнути на заголовку поля саме його перетягування до області даних, і потім у вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці вибрати необхідну функцію. Можна також використовувати такі функції:

СУМ () — сума;

РАХУНОК () — кількість значень;

СРЗНАЧ () — середнє;

МАКР () — максимум

МІН () — мінімум;

ПРОИЗВЕД () — произведение;

СТАНДОТКЛОН () — несмещенное отклонение;

СТАНДОТКЛОНП () — скинуте отклонение;

ДИСП () — несмещенная дисперсия;

ДИСПР () — усунута дисперсия.

Шаг 4: вказівку місця розміщувати таблицы

У вікні діалогу, зазначимо місце, де розташовуватиметься зведена таблица.

Щоб помістити таблицю на новому робочому аркуші, встановимо перемикач Новий лист. Інакше встановимо перемикач Існуючий листок і введемо ім'я діапазону на заслання. Після натискання кнопки Готове Excel майже одразу ж створює зведену таблицю. Якщо таблиця полягає в зовнішніх даних, Excel спочатку виконає запит, та був побудує зведену таблицю. Коли виділення у межах зведеної таблиці, то вмовчанням Excel виводить на екран панель інструментів Зведені таблиці. Якщо ми бачимо цієї панелі інструментів, в меню Сервіс вибираємо команду Налаштування і потім встановлюємо прапорець Зведені таблиці. Excel дає підстави нам скористатися деякими спеціалізованими засобами які перебувають панелі інструментів зведеної таблицы.

[pic]

Зведена відомість зарплати за полугодие

[pic]

Реорганизация зведеної таблицы

Щоб реорганізувати зведену таблицю, необхідно просто перетягнути чи кілька заголовків полів. Наприклад, щоб перемістити полі з осі шпальт на вісь рядків, досить перетягнути його заголовок в галузі шпальт до області рядків. Крім транспортування рядків і шпальт можна також ознайомитися змінювати порядок відображення полів по осі шпальт чи рядків зведеної таблицы.

Розміщення полів на осі страниц

Щоб уважніше переглянути інформацію на полі зведеної таблиці, може бути перемістити на вісь сторінок. І тому просто перетягнути заголовок поля вище лівого верхнього кута зведеної таблиці. При перетаскуванні заголовка покажчик набуде вигляду трьох невеликих сторінок. Коли побачимо зміна покажчика, треба відпустити кнопку миші, і заголовок поля буде поміщений у область страниц.

Цикл за основними елементами на осі страниц

Коли виводиться поле, на осі рядків чи шпальт, то тут для перегляду всіх елементів цього поля досить прокрутити таблицю. Але якщо полі перебуває в осі сторінок, можна побачити лише одне елемент цього поля. Щоб побачити інший елемент поля, потрібно вибрати їх у раскрывающемся списку цього поля. Послідовно обираючи елементи у списку, можна побачити двомірні «зрізи» даних для відповідних значень поля, вміщеного в область страниц.

Висновок підсумків для поля страницы

Унизу кожного раскрывающегося списку поля сторінки видно елемент (Усі). Вибір цього елемента списку дозволяє вивести на екран підсумкові значення кожному за поля на осі страниц.

Переміщення елементів поля сторінки на окремі листи книги

Навіть якщо взяти зведена таблиця містить вісь сторінок, вся таблиця зберігається однією аркуші книжки художній. З допомогою кнопки Відобразити сторінки на панелі інструментів Зведені таблиці можна створити ряд пов’язаних зведених таблиць, кожна з яких відображатиме один елемент поля страницы.

Зміна розташування кнопок полів страниц

Зазвичай Excel виводить кнопки полів сторінок на одному стовпці над лівим верхнім кутом таблиці. Якщо полів на осі сторінок досить багато, можна розмістити їх кнопки у кількох шпальтах. І тому треба виконати такі дії: 1. Виділити у зведеній таблиці будь-яку осередок. 2. Вибрати команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. 3. Використовуючи коли список Макет сторінки і полі Кількість полів в стовпці вікна діалогу Параметри зведеної таблиці задаємо потрібне розташування кнопок.

Оновлення зведеної таблицы

Як зазначалося, зведена таблиця пов’язані з вихідними даними, але він не оновлюється автоматично за зміни вихідних даних. Щоб оновити зведену таблицю, треба виділити у ній будь-яку осередок і у меню Дані вибрати кнопку Обновити дані чи натиснути однойменну кнопку на панелі інструментів Зведені таблицы.

Оновлення таблиці під час відкриття файла

Щоб Excel автоматично оновлював зведену таблицю при кожному відкриття книжки — у якої вона, виберете команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведена таблиця. Потім у вікні діалогу Параметри зведеної таблиці встановлюємо прапорець Обновити при відкритті. Якщо отримання даних використовується запит зовнішнього джерелу, котрий обіймає досить чимало часу, то прапорець Обновити під час відкриття краще снять.

Оновлення пов’язаних зведених таблиц

Якщо один зведена таблиця є джерелом даних іншої, то, при відновленні кожної перераховуються обидві таблицы.

Оновлення зведеної таблиці, що з зовнішніми данными

Якщо зведена таблиця побудовано основі зовнішнього джерела даних, то Excel може виконати запит у його фоновому режимі, що дозволяє працювати з таблицею під час її відновлення. Щоб включити цей режим відновлення, слід вирізнити в таблиці будь-яку осередок і вибрати команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. Потім у вікні діалогу Параметри зведеної таблиці встановити прапорець Фоновий запит. У разі, як у зведеної таблиці використовуються поля сторінок, можна встановити такий режим виконання запиту, у якому Excel затребувана лише дані, необхідних поточної просматриваемой сторінки. Цей режим пред’являє скромніші вимоги до ресурсів комп’ютера, оскільки за виконанні запиту витрачається менше оперативної пам’яті, що нафта може виявитися важливим під час роботи з великою зовнішньої базою даних. З іншого боку, можна віддати перевагу цей режим при рідкісною переключенні сторінок. Щоб вимагати зовнішній джерело даних лише однієї сторінки, потрібно двічі клацнути на кнопки будь-якого поля сторінки. У вікні діалогу, яке з’явиться, слід натиснути кнопку Далі. Потім у вікні діалогу Додаткові параметри поля зведеної таблиці встановити перемикач Оновлювати зовнішні дані під час виборів кожного элемента.

Виділення елементів зведеної таблицы

Працюючи зі об'єднаними таблицями в Microsoft Excel 97 ми можемо використовувати новий режим виділення, що називається структурним виділенням. Якщо це режим включений, то, при виділенні елементів у зведеній таблиці Excel автоматично розширює виділення, включаючи до нього все інші екземпляри цього елемента. Структурне виділення полегшує порівняння пов’язаних елементів у зведеній таблиці. Важливим кроком і те, що з включеному структурному виділенні все формати, застосовані до виділених осередків, зберігаються навіть після відновлення чи реорганізації зведеної таблиці. Проте Excel дозволяє відключати цей режим, оскільки структурне виділення істотно відрізняється від зазвичайного виділення осередків у робочих листах.

Включення і вимикання структурного выделения

Щоб ввімкнути чи вимкнути структурне виділення, виділимо будь-яку частина зведеної таблиці. Потім виберемо команду Виділити в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. Коли структурне виділення включено, кнопка зліва команди Розв’язати виділення перебуває у нажатом стані, і трьох верхні команди цього підлеглого меню стають доступними. Якщо режим структурного виділення виключений, то кнопка виглядає не натиснутій, а через три перші команди не доступны.

Виділення лише заголовків або тільки данных

Команди з підлеглого меню Виділити та відповідній кнопки на панелі інструментів Зведені таблиці дозволяють назвати лише заголовка або тільки дані. Якщо ми хотіли виділити заголовки без відповідних даних, треба було б натиснути кнопку Тільки заголовки. Щоб відновити повний режим виділення, ми повинні натиснути кнопку Заголовки і данные.

Виділення всієї зведеної таблицы

Щоб виділити зведену таблицю повністю, необхідно вибрати команду Виділити в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. Потім у підпорядкованому меню Виділити вибрати команду Таблиця целиком.

Форматування зведеної таблицы

Для зміни зовнішнього вигляду осередків зведеної таблиці можна використовувати стандартну техніку форматування. Excel збереже формати і після відновлення чи реорганізації таблиці за умови, що ні знято прапорець Зберегти форматування з вікна діалогу Параметри зведеної таблиці. Щоб застосовані формати не губилися при відновленні чи реорганізації таблиці, треба виконати такі дії: 1. Виділити у зведеній таблиці будь-яку осередок. 2. Вибрати команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. 3. У вікні діалогу Параметри зведеної таблиці необхідно встановити прапорець Зберегти форматирование.

Применение автоформата до зведеної таблице

Зазвичай Excel застосовує до хіба що створеним зведеним таблицям автоформат, використовуваний за умовчанням. Але й застосувати інший автоформат. І тому виділимо будь-яку осередок зведеної таблиці, в меню Формат виберемо команду Автоформат і у який з’явився вікні діалогу виберемо потрібний автоформат. Будь-які формати, застосовані іншими засобами до або ж після використання автоформата, мають переваги над установками автоформата. Наприклад, ми можемо відформатувати всю таблицю з допомогою автоформата і далі змінити формати окремих осередків. І на того часу, поки включений режим структурного виділення, Excel зберігатиме призначені формати при відновленні і реорганізації зведеної таблиці. Щоб створити зведену таблицю без автоформатирования, натиснемо кнопку Параметри у четвертому вікні діалогу майстра зведених таблиць і далі знімемо прапорець Автоформат. При видаленні автоформатирования з існуючої таблиці, виділимо у ній будь-яку осередок, виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці, знімемо прапорець Автоформат і далі натиснемо кнопку ОК. Після цього, у меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці виберемо команду Виділити і далі - Таблиця повністю. І кінець, в меню Формат виберемо команду Стиль і застосуємо стиль Обычный.

Застосування числових форматов

Якщо включений режим структурного виділення, можна змінювати числової формат осередків у зведеної таблиці, виділяючи ці чарунки й використовуючи стандартну техніку форматування. Щоб застосувати числової формат відразу всім осередків зведеної таблиці, скористаємося наступній процедурою: 1. Виділимо будь-яку осередок у сфері даних таблиці (але тільки кнопку поля і заголовок елемента). 2. Натиснемо кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці. 3. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці натиснемо кнопку Формат. Після натискання кнопки Формат ми потрапимо в звичайне вікно діалогу для числового форматування, яка відкривається у відповідь вибір команди Осередки в меню Формат.

Відображення порожніх осередків у зведеної таблице

Зазвичай, у осередках зведеної таблиці, котрим немає даних, відбиваються порожні значення. За бажання відображати 0 чи деяке текстове значення в осередках, які знаходяться порожніми. Для цього виконаємо такі дії: 1. Виділимо у зведеній таблиці будь-яку осередок. 2. Виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. 3. У вікні діалогу Параметри зведеної таблиці перевіримо щоб прапорець Для порожніх осередків відображати було встановлено. Потім у сусідньому полі введемо 0 чи інший значение.

Додавання і видалення полей

Щоб додати в зведену таблицю нові поля чи видалити існуючі, з початок виділимо будь-яку осередок в таблиці. Потім в меню Дані команду Зведена таблиця чи натиснемо кнопку Майстер зведених таблиць на панелі інструментів Зведені таблиці. Excel виведе на екран вікно діалогу Майстер зведених таблиць — крок 3 з 4, у якому задається початковий макет таблиць. Щоб додати нове полі, просто перетягнемо його кнопку у потрібний область діаграми макета, а видалення поля перетягнемо його кнопку межі диаграммы.

Використання кількох полів данных

Якщо область даних зведеної таблиці додати друге полі, то Excel виведе проміжні підсумки кожному за поля.

Переименование полів і элементов

Використання імен полів і елементів, призначених майстром зведених таблиць необов’язково. Ці імена можна змінити, відредагувавши заголовок поля чи елемента у зведеної таблиці. При зміні імені елемента у такий спосіб воно зміниться переважають у всіх примірниках цього елемента, з’являються в таблице.

Сортування элементов

Microsoft Excel пропонує новий спосіб, що його автосортировкой, що надає великий контроль над сортуванням даних в зведених таблицях. Автосортировка дозволяє впорядкувати елементи полів з урахуванням відповідних значень даних. За умовчанням автосортировка виключена всім полів зведеної таблиці, і для упорядкування елементів полів можна використовувати звичну команду Сортування з меню Дані чи кнопки Сортування зі збільшення і Сортування по спадаючій на стандартної панелі інструментів. Якщо автосортировка включена, то тут для цього використовується вікно діалогу зведеної таблицы.

Сортування елементів половіючі жита із допомогою значень данных

Щоб відсортувати елементи половіючі жита із допомогою відповідних значень даних, треба виконати такі дії: 1. Виділити будь-який елемент поля чи кнопку поля, що слід відсортувати. 2. Натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці (чи вибрати команду Поле в меню Зведена таблиця). 3. Натиснути кнопку Далее.

Эти кроки наведуть аргументи на вікно діалогу Додаткові параметри поля зведеної таблицы.

Сортування елементів поля по заголовкам

Якщо автосортировка поля відключена, можна використовувати звичайні команди сортування Excel до упорядкування елементів цього поля по їх заголовкам.

Але для даного поля відключена автосортировка, то цьому випадку необхідно відкрити вікно діалогу Додаткові параметри поля зведеної таблиці при цьому половіючі жита із допомогою процедури, «Сортування елементів половіючі жита із допомогою значень даних». Потім виконаємо жодну з наведених нижче инструкций:

У секції Параметри сортування цього вікна діалогу встановимо перемикач Вручну. Двічі натиснемо кнопку ОК, аби повернутися в зведену таблицю, і поза тим використовуємо звичайні команди сортування Excel.

У секції Параметри сортування встановимо перемикач По зростанню чи По спадаючій залежно від необхідного порядку сортування. Потім у раскрывшемся списку З допомогою поля виберемо ім'я що сортується поля.

Використання нестандартного порядку сортировки

Якщо сортування зі збільшення чи з спадаючій не влаштовує, можна поставити користувальницький порядок сортування з допомогою вкладки Списки вікна діалогу Параметри. Користувальницький порядок сортування можна поставити з допомогою простий заміни заголовків елементів поля. Коли замість одного заголовка елемента вводиться ім'я іншого існуючого заголовка елемента, то Excel розглядає це дію як команду перестановки двох заголовків. Нестандартний порядок сортування зберігається при відновленні й реорганізації зведеної таблицы.

Угруповання данных

Майстер зведених таблиць автоматично групує елементи внутрішнього поля кожному за заголовка зовнішнього поля і, якщо потрібно, створює проміжні підсумки кожному за елемента внутрішнього поля. Але часом зручніше групувати елементи іншим чином, наприклад, зібрати місячні елементи в квартальні групи чи безліч чисел до великих числові категорії. Excel пропонує кілька варіантів угруповання элементов.

Угруповання числових элементов

Щоб порівняти числові елементи поля виділимо будь-який елемент поля і натиснемо кнопку Групувати на панелі інструментів Зведені таблиці. У вікні діалогу Групувати введемо необхідні значення поля Початкова з, По і З кроком.

Угруповання елементів по тимчасовим диапазонам

Щоб згрупувати елементи поля по тимчасовим діапазонів, виділимо будь-який елемент на полі Дата, натиснемо кнопку Групувати на панелі інструментів Зведені таблиці і заповнимо вікно діалогу. Excel забезпечує достатню гнучкість при угрупованню елементів поля дат. У творчому списку З кроком вікна діалогу Групування можна поставити тимчасової інтервал від секунди до року. Якщо стандартних інтервалів недостатньо, можна вказати скільки завгодно днів. З іншого боку, можна створити дві і більше угруповань одночасно, виділивши кілька елементів у списку З кроком.

Використання спільне коріння й проміжних итогов

За умовчанням Excel генерує загальні підсумки всім зовнішніх полів зведеної таблиці і проміжні підсумки всім внутрішніх полів крім самого внутрішнього поля. Можна як видалити створювані за умовчанням підсумки, і згенерувати проміжні підсумки найбільш внутрішніх полей.

Загальні итоги

З використанням кількох полів даних майстер зведених таблиць генерує окремі загальні підсумки кожного з цих полів. Загальні підсумки завжди використовують таку ж функцію, як і полі даних, котрим вони обчислюються. Наприклад, якщо таблиця використовує функцію Сумм, ця ж функція використовують і для обчислення загальних підсумків. Якби замість функції Сума використовувалася функція Середнє, то замість «загальних сум» ми матимемо «загальну середню освіту». Щоб створити зведену таблицю без загальних підсумків, з вікна діалогу Майстер зведених таблиць — крок 4 з 4 натиснемо кнопку Параметри. Потім знімемо прапорці Загальна сума по столбцам і /чи Загальна сума по рядкам. Якщо потрібне видалити загальні підсумки з існуючої зведеної таблиці, виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. Потім знімемо прапорці Загальна сума по столбцам і / чи Загальна сума по строкам.

Проміжні итоги

За умовчанням Excel створює проміжні підсумки всім полів, поміщених у область шпальт і рядків зведеної таблиці, крім самих внутрішніх полів. Як і разі загальних підсумків, Excel генерує один рядок проміжних підсумків кожному за поля даних зведеної таблиці, і з вмовчанням проміжні підсумки створюються з допомогою тієї ж функції, яка використовується для обчислення поля даних. Але у випадку проміжних підсумків можна змінити що використовується за умовчанням підсумкову функцію і навіть застосувати кілька підсумкових функцій. Можна як і скасувати створення проміжних підсумків для певних полів. Щоб змінити що використовується за умовчанням підсумкову функцію чи застосувати кілька функцій, виконаємо такі действия:

1. Двічі щелкнем на заголовку полі. Натомість можна назвати заголовок поля й тицьнути на кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблицы.

2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо одну чи кілька функцій і натиснемо кнопку ОК.

Щоб видалити проміжні підсумки для поля, проробимо таке: 1. Двічі щелкнем на заголовку полі. Можна виділити заголовок полі, і натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблицы.

2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці встановимо перемикач Проміжні підсумки вагітною Немає і натиснемо кнопку ОК.

Але якщо пізніше знову вирішимо вивести в таблиці проміжні підсумки, то зробимо так:

1. Двічі щелкнем на заголовку полі. З іншого боку, можна назвати заголовок полі, і натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблицы.

2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці встановимо перемикач Проміжні підсумки у безвихідь Автоматичні і натиснемо кнопку ОК.

Проміжні підсумки найбільш внутрішніх полей

Хоча з вмовчанням Excel не генерує проміжні підсумки найбільш внутрішніх полів, ми можемо їх створити, й використовувати у своїй кілька підсумкових функцій. Ці підсумки, якщо вони є, розміщуються у нижній чи правій частині зведеної таблиці безпосередньо вище чи зліва загальних підсумків. Щоб додати проміжні підсумки самих внутрішнього поля, виконаємо такі дії: 1. Двічі клацнути на заголовку внутрішнього поля. Натомість можна назвати заголовок поля й тицьнути на кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці. 2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо одну чи кілька функцій і натиснемо кнопку ОК.

Зміна обчислень в зведених таблицах

До числовим полях, вміщеним до області даних зведеної таблиці, Excel за умовчанням застосовує функцію Сума, а до будь-яких не числовим полях — Кількість значень. Але й застосувати й багатьох інших форми обчислень. З іншого боку, Microsoft Excel 97 дозволяє вживати в зведених таблицях вычисляемые поля і элементы.

Використання інших підсумкових функций

Щоб переключитися в іншу підсумкову функцію, виділимо будь-яку осередок у сфері даних, і натиснемо кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці. Excel виведе на екран вікно діалогу Обчислення поля зведеної таблиці. Виберемо функцію, яку хочемо використовувати, і натиснемо кнопку ОК.

Застосування кількох підсумкових функцій одного полю

До полю можна застосувати скільки завгодно підсумкових функцій. Щоб використовувати додаткові функції для поля, що вже перебуває у області даних зведеної таблиці, виділимо будь-яку осередок у сфері даних, і натиснемо кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів. Опинившись в вікні діалогу Майстер зведених таблиць — крок 3 з 4 перетягнемо до області даних діаграми макета кнопку цього ж ще раз, щоб розмістити другу копію заголовка поля. Двічі клацнувши на копії заголовка, потім у списку Операція вікна діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо потрібну підсумкову функцію і натиснемо кнопку ОК, аби повернутися в зведену таблицу.

Посилання на дані у зведеній таблице

Якщо формула робочого аркуша використовує щоб одержати даних із зведеної таблиці звичайну посилання осередок, вона буде чудово працювати, поки осередок залишається своєму місці. Та й після реорганізації зведеної таблиці ця формула поверне неправдиві дані. Щоб уникнути цього, використовуємо у формулі функцію ПОЛУЧИТЬ. ДАННЫЕ. ЗВЕДЕНОЇ. ТАБЛИЦІ до створення посилання дані зведеної таблиці. Функція ОТРИМАТИ. ДАНІ. ЗВЕДЕНОЇ. ТАБЛИЦІ має дві аргументу. Перший аргумент служить для вказівки зведеної таблиці, а другий аргумент описує добувані дані. Перший аргумент може бути будь-якою осередком зведеної таблиці чи ім'ям діапазону, призначеного зведеної таблиці, а як і написом, записаній в осередку над лівим верхнім кутом таблиці. Другий аргумент, укладений в подвійні лапки, перераховує імена полів, на перетині розташовані добувані дані. Імена полів у другому аргументі слід поділити пробелом.

Использование зведеної таблиці для консолідації диапазонов

З допомогою майстра зведених таблиць можна консолідувати дані з таблиць, розташованих різними робочих аркушах Excel. Неодмінним умовою такий консолідації є єдина структура таблиць. У цьому кожна таблиця повинна містити дані одного тимчасового діапазону. Наприклад, відомості зарплати кожний квартал 1998 года сформовані різними робочих аркушах Excel із конкретними іменами 1кв -98, 2кв -98, 3кв -98, 4кв -98. Для побудови зведеної відомості за весь 1998 рік необов’язково переносити їх у один робочий лист EXCEL, а можна скористатися засобом консолідації майстра зведених таблиць. До сформування консолідованої зведеної таблиці з кількох робочих аркушів треба виконати такі дії. Перейти нового робочий листок і вибрати в меню Дані команду Зведена таблиця. У першому кроці майстра зведених таблиць треба встановити прапорець в кількох діапазонах консолідації. На наступному кроці майстра зведених таблиць слід залишити встановленим по вмовчанням перемикач Створити одне полі сторінки. Далі необхідно вказати діапазон кожної консолидируемой таблиці, включаючи до нього заголовки шпальт і рядків, крім підсумкових рядків і шпальт. Після завдання всіх діапазонів объединяемых таблиць по кнопці Далі можна можливість перейти до третьому кроку, який вікно формування макета підсумкового документа, крім того, що Excel не відображає імена полів формування зведеної таблиці. Для підсумовування значень з вихідних діапазонів досить натиснути кнопку Далі, а використання інший підсумковій функції слід двічі клацнути по заголовку Сума полем Значення, та був вибрати необхідну функцію. За списком (Усі) можна було одержати інформацію про кожному кварталу.

[pic]

ВЫВОД:

Нині виробництво комп’ютерів значно зросла. Причини його зростання у цьому, що воно вигідне і зручні при застосуванні. Їх потужність стає більше, а сферу застосування розширюється. Exsel призначений від використання у фінансовому сфері, у наукових розрахунках, инженерно-конструкторской діяльності тощо. Завдяки зведеної таблиці можуть легко організувати своєї роботи бухгалтера, економісти, фінансисти, тому що ці таблиці дуже зручні в застосуванні. ЛИТЕРАТУРА:

1) М. Додж, До. Кината, До. Стінсон «Ефективна робота м Microsoft Exsel

97 ", видавництво «Пітер «; Санкт-Петербург, 1998 р. 2) Є. К. Овчаренка, О.П. Ільїна, Є.В. Балыбердин «Фінансово — економічні розрахунки в Exsel », Москва, 1999 р. 3) Йорг Шиб, Exsel 7,0: Сотні корисних рецептів, Дюссельдорф-Киев-Москва-

Санкт-Петербург, 1997 г.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой